‘การประชุม’ เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทีม การประชุมเพื่อการวางแผน การประชุมเพื่อรับฟีดแบค การประชุมแบบตัวต่อตัว การประชุมรีวิวย้อนหลังสำหรับกิจกรรมที่ผ่านมา การประชุมแบบ Stand Up หรือการประชุมใหญ่ๆอย่าง เช่น Town Hall เป็นต้นสำหรับหลายๆคน การประชุมเป็นส่วนใหญ่ของเวลาการทำงานเลยทีเดียว และในหลายๆครั้งก็อาจจะออกมาไม่ค่อยมีประสิทธิภาพซักเท่าไหร่ซึ่งเราต่างเคยผ่านประสบการณ์ต่างๆเหล่านี้มาไม่มากก็น้อยเช่น ผู้เข้าร่วมประชุมจดจ่ออยู่กับมือถือมากกว่าการประชุม หรือผู้เข้าร่วมประชุมอธิบายรายละเอียดจนมากเกินไปจนไม่สามารถที่จะแทรกได้หรือในบางครั้งคุณเองอาจจะถามคำถามไปยังผู้เข้าร่วมประชุมและเกิดความเงียบขึ้นมา สิ่งต่างเหล่านี้จะเป็นตัวบอกว่าเรากำลังใช้เวลาประชุมอย่างเปล่าประโยชน์ Table of Contents 1. เราจะทำอะไรเพื่อให้ทุกคนได้รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมนี้? พฤติกรรมแบบไหนทีคุณอยากเห็นเพิ่มขึ้น หรือ ลดลงในการประชุมครั้งนี้ คุณสามารถถามคำถามนี้ในที่ประชุมเพื่อเป็นการตีกรอบและถามความเห็นของทีมว่าตกลงหรือไม่อย่างไรยกตัวอย่างเช่นตรงประเด็นอยู่ในหัวข้อยกมือก่อนที่จะถามรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่นพัก 5 นาทีหลังจากประชุม 30 นาทียึดอยู่กับลิสท์หัวข้อการประชุม (Agenda)ปรับความคิดให้เป็นในแง่บวกถ้าหากว่าทีมมีไอเดียที่หลากหลาย แนะนำว่าให้เลือกมาแค่ 3 อันดับที่สำคัญที่สุด 2. อนุญาตหรือไม่ที่จะควบคุมการประชุมตามที่ได้ตกลงกันไว้? คุณอาจจะสงสัยว่าคำถามนี้จำเป็นด้วยหรือ...

หนึ่งสิ่งที่เปลี่ยนแปลงอยากเห็นได้ชัดในช่วง COVID-19 คือ การประชุมที่เปลี่ยนจากเดิมแบบเห็นหน้าเปลี่ยนมาเป็นแบบออนไลน์แทน ประกอบกับช่วงที่มีนโยบายหลายๆบริษัทให้เริ่มมาตรการ Work From Home อีกด้วย ทำให้การประชุมไม่ว่าจะเป็นภายในบริษัท หรือ การประชุมภายนอกกับบริษัทอื่นๆ เปลี่ยนมาเป็นการ VDO Conference มากขึ้นอย่างเห็นได้ชัดด้วยรูปแบบนี้ การประชุมออนไลน์หรือการจัด Workshop ออนไลน์จะเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตมากยิ่งขึ้น ซึ่งไม่ใช่แค่เพียงบริษัทเท่านั้น แต่การเรียนในมหาวิทยาลัย หรือโรงเรียนก็เช่นเดียวกัน ตรงนี้อาจจะส่งผลให้เป็นประโยชน์ไปยังหลายคนอีกด้วย เช่น ผู้พิการ หรือผู้ที่มีความจำเป็นต้องอยู่กับครอบครัว เป็นต้น สามารถเข้ามาร่วมการประชุมได้อย่างง่ายดายอีกในแง่หนึ่งคือได้เป็นการทดลองรูปแบบการทำงานแบบใหม่และการประชุมออนไลน์ไปในตัวด้วยวันนี้ เรามี 7 คำแนะนำที่จะช่วยให้คุณประชุมออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเป็นคำแนะนำที่เหมาะกับการประชุมออนไลน์ขนาดเล็ก (2-25 คน) Table of Contents 1. กำหนดผู้ควบคุมการประชุม โดยปกติการประชุมแบบเห็นหน้าง่ายที่กำหนดว่าใครเป็นผู้ควบคุมการประชุม (Facilator) และบางครั้งถึงแม้ไม่มีผู้ควบคุมการประชุมก็สามารถดำเนินการประชุมได้ไม่ยาก แต่เมื่อเป็นการประชุมออนไลน์ ผู้ควบคุมการประชุมต้องมีทักษะและควบคุมการประชุมให้อยู่ในเนื้อหาหรือหัวข้อการประชุม เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างเต็มประสิทธิภาพในเวลาที่เหมาะสม 2. เสียงเป็นเรื่องที่สำคัญ ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเสียงในการประชุมออนไลน์เป็นเรื่องที่สำคัญมาก เราสามารถปรับปรุงเรื่องเหล่านี้ได้โดยการมีหูฟัง หรือไมโครโฟนแยก รวมไปถึงการปิดเสียงในช่องของตัวเองเมื่อไม่ได้พูดซึ่งตรงนี้จะช่วยให้ผู้อื่นได้ยินเสียงของผู้ที่กำลังพูดได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงการอยู่ในสถานที่ที่ไม่มีเสียงรบกวนมากนักระหว่างการประชุมออนไลน์ 3. การยกมือหรือมีลำดับในการพูด คำแนะนำนี้อาจจะดูเหมือนว่ากลับไปเป็นเด็กๆซักหน่อย แต่ก็ช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างมีระเบียบ โดยการยกมือเมื่อต้องการจะพูด  โดยบางโปรแกรมอาจจะมีการเตรียมปุ่มไว้สำหรับกรณีนี้ หรือมีอีกทริคทำให้ได้ง่ายๆ คือการส่ง Emoji เป็นรูปมือ เพื่อให้ผู้ควบคุมการประชุมรับทราบ 4. เทคโนโลยี VDO CONFERENCES ต่างๆใช้งานได้ดีในปัจจุบัน เราไม่จำเป็นต้องซีเรียสกับซอฟต์แวร์ เกี่ยวกับ VDO Conference มากนัก ถ้าเราเจอโปรแกรมที่ตอบโจทย์เรา แนะนำว่าให้ใช้ต่อไปได้เลยครับ แต่ถ้าคุณยังไม่เจออันที่ถูกใจ เราแนะนำ Google Hangouts หรือ Zoom โดยใช้งานง่าย สะดวก รองรับการใช้งาน Application บนมือถือ หรือ Tablets(คำแนะนำของเรา คือ Google Hangout จะเหมาะกับประชุมที่ไม่เกิน 8 คน ส่วน Zoom สามารถรองรับการประชุมจำนวนที่ใหญ่กว่า)Hangout – เป็นโปรแกรมประชุมออนไลน์ในรูปแบบองค์กรบนรูปแบบเว็บ สามารถสร้างการประชุมได้ง่ายๆจาก Calendar เพียงแค่สร้าง Calendar บน Google จากนั้นกด “Add Conferencing” จากนั้น Google จะสร้างลิ้งค์ Google Hangout โดยอัตโนมัติ (ตามรูปด้านล่าง)Zoom – มีทั้งแบบฟรี และแบบ จ่ายรายเดือนสำหรับการจัดการประชุมออนไลน์ที่นานกว่า 45 นาที โดยสามารถกำหนด URL เพื่อให้ง่ายต่อทุกคนในการใช้ลิ้งค์เดียวกันอีกด้วย 5. การแชร์โน้ตออนไลน์ อีกหนึ่งความสามารถที่ตอบโจทย์กับการประชุมออนไล์เป็นอย่างมาก โดยอาจจะเป็นการแชร์โน้ตผ่าน Google Docs เป็นต้น เพื่อให้ทุกคนในการประชุมสามารถเห็นร่วมกัน โดยผู้ควบคุมการประชุมอาจจะเป็นคนที่กำหนด Agenda และนำหัวข้อมาปรึกษากันในที่ประชุมได้อย่างครบถ้วน 6. เรื่องเล็กๆน้อยที่ไม่เล็กน้อย บางครั้งก็สร้างความแตกต่างได้เหมือนกันโดยเฉพาะคนที่ต้องมีการประชุมบ่อยๆ นี่คือคำแนะนำเล็กๆน้อยๆที่เราอยากให้คุณใส่ใจใช้ Internet ผ่านสาย LAN ถ้าเป็นไปได้ปิด Browser หรือ Application ที่ไม่จำเป็นระหว่างประชุมผ่านวิดิโอ จะช่วยทำให้การประชุมไหลลื่นมากยิ่งขึ้นหลีกเลี่ยงการนั่งหันหลังให้กับหน้าต่างที่มีแสงจ้า แนะนำให้แสงหลักอยู่หลังกล้อง จะช่วยทำให้หน้าเราสามารถเห็นได้ชัดเจน 7. กำหนดความคาดหวังให้ชัดเจน การประชุมผ่านออนไลน์ผ่านจริงๆแล้วก็ไม่ได้แย่ไปกว่าการประชุมแบบเห็นหน้าซักเท่าไหร่ บางครั้งอาจจะดีกว่าในบางมุมอีกด้วย แต่ไม่ว่ายังไงก็ยังมีความแตกต่างกันในสองรูปแบบอย่างชัดเจน การกำหนดความคาดหมาย เช่น การตกลงร่วมกันในกลุ่มถึงวิธีที่คุณต้องการจะเริ่มการประชุม มีการ Guideline ร่วมกันตอนเริ่มต้นประชุม เป็นต้น ซึ่งจะช่วยให้การประชุมทุกคนคุณราบรื่นและมีประสบการณ์ดียิ่งขึ้นและนี่คือ 7 เทคนิคเริ่มต้นที่จะช่วยให้คุณสามารถเริ่มต้น VDO Conference หรือการประชุมระยะไกลในช่วงระยะเวลานี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพครับ