3 คำถามสำคัญสำหรับผู้เริ่มการประชุม ที่ช่วยให้การประชุมของคุณดียิ่งขึ้น
‘การประชุม’ เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทีม การประชุมเพื่อการวางแผน การประชุมเพื่อรับฟีดแบค การประชุมแบบตัวต่อตัว การประชุมรีวิวย้อนหลังสำหรับกิจกรรมที่ผ่านมา การประชุมแบบ Stand Up หรือการประชุมใหญ่ๆอย่าง เช่น Town Hall เป็นต้น
สำหรับหลายๆคน การประชุมเป็นส่วนใหญ่ของเวลาการทำงานเลยทีเดียว และในหลายๆครั้งก็อาจจะออกมาไม่ค่อยมีประสิทธิภาพซักเท่าไหร่
ซึ่งเราต่างเคยผ่านประสบการณ์ต่างๆเหล่านี้มาไม่มากก็น้อยเช่น ผู้เข้าร่วมประชุมจดจ่ออยู่กับมือถือมากกว่าการประชุม หรือผู้เข้าร่วมประชุมอธิบายรายละเอียดจนมากเกินไปจนไม่สามารถที่จะแทรกได้
หรือในบางครั้งคุณเองอาจจะถามคำถามไปยังผู้เข้าร่วมประชุมและเกิดความเงียบขึ้นมา สิ่งต่างเหล่านี้จะเป็นตัวบอกว่าเรากำลังใช้เวลาประชุมอย่างเปล่าประโยชน์
Table of Contents
พฤติกรรมแบบไหนทีคุณอยากเห็นเพิ่มขึ้น หรือ ลดลงในการประชุมครั้งนี้ คุณสามารถถามคำถามนี้ในที่ประชุมเพื่อเป็นการตีกรอบและถามความเห็นของทีมว่าตกลงหรือไม่อย่างไร
ยกตัวอย่างเช่น
- ตรงประเด็น
- อยู่ในหัวข้อ
- ยกมือก่อนที่จะถาม
- รับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น
- พัก 5 นาทีหลังจากประชุม 30 นาที
- ยึดอยู่กับลิสท์หัวข้อการประชุม (Agenda)
- ปรับความคิดให้เป็นในแง่บวก
ถ้าหากว่าทีมมีไอเดียที่หลากหลาย แนะนำว่าให้เลือกมาแค่ 3 อันดับที่สำคัญที่สุด
คุณอาจจะสงสัยว่าคำถามนี้จำเป็นด้วยหรือ ทำไมคุณต้องขออนุญาตในเมื่อคุณเป็นผู้เริ่มการประชุม หรือเป็นหัวหน้าอยู่แล้ว
รู้หรือไม่ว่า การถามเพื่อขออนุญาตเพื่อผลอย่างยิ่งกับคน เพราะจะเป็นการแสดงให้เห็นว่าพวกเขามีสิทธิ์ที่จะตอบไม่ และทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมยอมรับมากยิ่งขึ้นหากตกลง
ตัวย่างคำถามเช่น
- ผมได้อนุญาตหรือไม่ถ้าจะขัดจังหวะหากคุณเริ่มอธิบายยาวนานเกินไป
- ผมได้อนุญาตหรือไม่ถ้าจะต้องเรียกชื่อหากไม่มีใครตอบคำถาม
- ผมได้อนุญาตหรือไม่ถ้าต้องตัดบทเพื่อให้กลับเข้าสู่หัวข้อที่เราเตรียมกันมาได้อย่างเร็วที่สุด
เป้าหมายของคุณคือตกลงว่าจะให้คุณทำอย่างไรในการควบคุมการประชุมหากไม่เป็นตามที่ตกลงกันไว้ การที่ตกลงร่วมกันไว้ตั้งแต่ตอนแรก จะช่วยให้การทำตามร่วมกันง่ายมากยิ่งขึ้น
ยกตัวอย่างเช่น
- (การกระทำ) ยกมือขึ้น
- (ถามคำถาม) เรื่องนี้สรุปแล้วคืออะไร? หรือ “คุณสามารถสรุปเรื่องนี้ให้เหลือแค่บรรทัดเดียวได้หรือไม่”
- (ย้ำข้อตกลง) “ขออนุญาตย้ำว่าการประชุมนี้เรามีข้อตกลงร่วมกันว่าเราจะตรงประเด็นให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้”
การถามคำถามนั้นมีพลังมากกว่าการทำตามขั้นตอน มันเป็นการส่งต่อความรับผิดชอบจากคุณไปยังทีม แถมยังใช้เวลาไม่นานมากก่อนเริ่มการประชุม และหวังว่า 3 คำถามจากเทคนิคนี้จะช่วยส่งผลลัพธ์ให้การประชุมของคุณนั้นออกมาราบรื่นมากและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนะครับ