การประชุม

3 คำถามสำคัญสำหรับผู้เริ่มการประชุม ที่ช่วยให้การประชุมของคุณดียิ่งขึ้น

‘การประชุม’ เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทีม การประชุมเพื่อการวางแผน การประชุมเพื่อรับฟีดแบค การประชุมแบบตัวต่อตัว การประชุมรีวิวย้อนหลังสำหรับกิจกรรมที่ผ่านมา การประชุมแบบ Stand Up หรือการประชุมใหญ่ๆอย่าง เช่น Town Hall เป็นต้น

สำหรับหลายๆคน การประชุมเป็นส่วนใหญ่ของเวลาการทำงานเลยทีเดียว และในหลายๆครั้งก็อาจจะออกมาไม่ค่อยมีประสิทธิภาพซักเท่าไหร่

ซึ่งเราต่างเคยผ่านประสบการณ์ต่างๆเหล่านี้มาไม่มากก็น้อยเช่น ผู้เข้าร่วมประชุมจดจ่ออยู่กับมือถือมากกว่าการประชุม หรือผู้เข้าร่วมประชุมอธิบายรายละเอียดจนมากเกินไปจนไม่สามารถที่จะแทรกได้

หรือในบางครั้งคุณเองอาจจะถามคำถามไปยังผู้เข้าร่วมประชุมและเกิดความเงียบขึ้นมา สิ่งต่างเหล่านี้จะเป็นตัวบอกว่าเรากำลังใช้เวลาประชุมอย่างเปล่าประโยชน์

ควบคุมการประชุม

พฤติกรรมแบบไหนทีคุณอยากเห็นเพิ่มขึ้น หรือ ลดลงในการประชุมครั้งนี้ คุณสามารถถามคำถามนี้ในที่ประชุมเพื่อเป็นการตีกรอบและถามความเห็นของทีมว่าตกลงหรือไม่อย่างไร

ยกตัวอย่างเช่น

  • ตรงประเด็น
  • อยู่ในหัวข้อ
  • ยกมือก่อนที่จะถาม
  • รับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น
  • พัก 5 นาทีหลังจากประชุม 30 นาที
  • ยึดอยู่กับลิสท์หัวข้อการประชุม (Agenda)
  • ปรับความคิดให้เป็นในแง่บวก

ถ้าหากว่าทีมมีไอเดียที่หลากหลาย แนะนำว่าให้เลือกมาแค่ 3 อันดับที่สำคัญที่สุด

2. อนุญาตหรือไม่ที่จะควบคุมการประชุมตามที่ได้ตกลงกันไว้?

ประชุม

คุณอาจจะสงสัยว่าคำถามนี้จำเป็นด้วยหรือ ทำไมคุณต้องขออนุญาตในเมื่อคุณเป็นผู้เริ่มการประชุม หรือเป็นหัวหน้าอยู่แล้ว

รู้หรือไม่ว่า การถามเพื่อขออนุญาตเพื่อผลอย่างยิ่งกับคน เพราะจะเป็นการแสดงให้เห็นว่าพวกเขามีสิทธิ์ที่จะตอบไม่ และทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมยอมรับมากยิ่งขึ้นหากตกลง

ตัวย่างคำถามเช่น

  1. ผมได้อนุญาตหรือไม่ถ้าจะขัดจังหวะหากคุณเริ่มอธิบายยาวนานเกินไป
  2. ผมได้อนุญาตหรือไม่ถ้าจะต้องเรียกชื่อหากไม่มีใครตอบคำถาม
  3. ผมได้อนุญาตหรือไม่ถ้าต้องตัดบทเพื่อให้กลับเข้าสู่หัวข้อที่เราเตรียมกันมาได้อย่างเร็วที่สุด

3. อยากให้ทำอย่างไรเพื่อควบคุมการประชุม?

คำถามการประชุม

เป้าหมายของคุณคือตกลงว่าจะให้คุณทำอย่างไรในการควบคุมการประชุมหากไม่เป็นตามที่ตกลงกันไว้ การที่ตกลงร่วมกันไว้ตั้งแต่ตอนแรก จะช่วยให้การทำตามร่วมกันง่ายมากยิ่งขึ้น

ยกตัวอย่างเช่น

  • (การกระทำ) ยกมือขึ้น
  • (ถามคำถาม) เรื่องนี้สรุปแล้วคืออะไร? หรือ “คุณสามารถสรุปเรื่องนี้ให้เหลือแค่บรรทัดเดียวได้หรือไม่”
  • (ย้ำข้อตกลง) “ขออนุญาตย้ำว่าการประชุมนี้เรามีข้อตกลงร่วมกันว่าเราจะตรงประเด็นให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้”

สรุป

การถามคำถามนั้นมีพลังมากกว่าการทำตามขั้นตอน มันเป็นการส่งต่อความรับผิดชอบจากคุณไปยังทีม แถมยังใช้เวลาไม่นานมากก่อนเริ่มการประชุม และหวังว่า 3 คำถามจากเทคนิคนี้จะช่วยส่งผลลัพธ์ให้การประชุมของคุณนั้นออกมาราบรื่นมากและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนะครับ