smart meeting room

จากจำนวนการประชุมที่หนาแน่นในแต่ละเดือน ทั้งในส่วนที่เราเป็นผู้จองเอง และเป็นผู้เข้าร่วมประชุม ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเราต่างเคยเจอกับปัญหาการจองห้องประชุมต่างๆมากมายในแต่ละวัน 

ซึ่งจากจำนวนการประชุมที่มากมายในแต่ละเดือน ส่งผลให้เราควรที่จะมีวิธีหรือระบบที่ดีในการบริหารจัดการการจองห้องประชุมเช่นเดียวกัน

ปัญหาการจองห้องประชุมต่างๆ ไม่เพียงแต่ส่งผลให้พนักงานมีความสุขที่น้อยลง แต่ยังส่งผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายของออฟฟิศ ขณะเดียวกันก็ รวมถึง Productivity ที่น้อยลงเช่นเดียวกันด้วย

ฉะนั้นการนำระบบจองห้องประชุมมาใช้ในออฟฟิศ ไม่เพียงแต่จะส่งผลให้ทุกอย่างเป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น แต่ยังช่วยแก้ปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นอีกด้วย และนี่คือ 5 ปัญหาที่ระบบจองห้องประชุมสามารถช่วยแก้ปัญหาให้กับออฟฟิศของคุณได้

1. ปัญหาการขาดระบบจองห้องประชุมที่ดี

ไม่มีระบบจองห้องประชุม

การจองห้องประชุมในแต่ละครั้งที่เป็นเรื่องที่น่าปวดหัวไม่น้อย การหาห้องประชุมที่ว่าง หรือการจองห้องประชุมในแต่ละครั้งเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาพอสมควร หากไม่มีระบบเข้ามาบริหารจัดการ

การนำระบบจองห้องประชุมเข้ามาใช้ ทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเกี่ยวกับห้องประชุมและอุปกรณ์ทุกอย่างในห้องประชุมภายในของออฟฟิศรวมศูนย์กลางอยู่ภายในระบบเดียว

ซึ่งระบบจองห้องประชุมที่ดีควรที่จะลดขั้นตอนต่างๆมากมายในอดีต เพื่อให้ทุกคนสามารถจัดการหาห้อง จองห้องประชุม จองอุปกรณ์ รวมไปถึงการเชื่อมต่อเข้ากับระบบอีเมลทำให้เราไม่พลาดทุกการประชุม

ยิ่งไปกว่านี้ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนในออฟฟิศคุณก็สามารถจองห้องประชุม หรือยกเลิกการประชุมผ่านมือถือหรือแท๊บเลตได้ทุกที่ทุกเวลา หรือหากต้องการใช้ห้องประชุมด่วน คุณก็สามารถจองห้องประชุมด่วนที่หน้าจอติดหน้าห้องประชุมได้อีกด้วย

2. ปัญหาการจองห้องประชุมซ้อนกัน

จองห้องประชุมซ้อนกัน

ปัญหาที่พบได้ทั่วไปของการจองห้องประชุมเลยคือ เรื่องของการจองห้องประชุมซ้อนกัน เกิดขึ้นเมื่อทั้งสองฝ่ายต่างจองห้องประชุมในเวลาเดียวกัน โดยทั้งสองฝ่ายคิดว่าจองห้องประชุมได้แล้ว

ส่งผลให้เกิดปัญหาต่างๆตามมาอีกมายมาย ไม่ว่าจะเป็นการหาห้องประชุมในเวลาเร่งรีบ การแก้ไขปัญหาต่างๆ รวมไปถึง Producitivity ที่ควรจะถูกไปใช้กับงานที่มีคุณค่ามากกว่าอีกด้วย

ดังนั้น การมีระบบจองห้องประชุมสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ๆได้อย่างหมดจด โดยการเป็นระบบจองห้องประชุมออนไลน์ พร้อมแสดงสถานะห้องประชุม Realtime พร้อมแสดงชื่อของผู้จองการประชุมนั้นๆ ทำให้เราสามารถเห็นการประชุมของแต่ละวันในแต่ละห้องได้อย่างชัดเจน ภายใต้รูปแบบ First come, First-served

3. ปัญหาการจองแล้วไม่ใช้งาน (No-Show)

จองกั๊กห้องประชุม

คุณเคยมั้ยที่พยายามที่จะหาห้องประชุมที่ว่าง แต่กลับหาไม่ได้เลย ซึ่งคงไม่ใช่เรื่องดี หากห้องประชุมแล้วไม่พบห้องว่างเลยในเวลาที่เราต้องการมากๆ การ No-Shows หรือการจองห้องประชุมแล้วไม่ได้ใช้งานก็เป็นปัญหาที่พบเจอได้บ่อยๆสำหรับการจองห้องประชุม

ระบบจองห้องประชุมที่ดีสามารถทำได้มากกว่าแค่การบริหารจองห้องประชุมทั้งหมด แต่ควรที่จะมาพร้อมกับระบบเช็คอิน (Check-in) หมายถึงเมื่อผู้เข้าร่วมประชุมคนใดคนหนึ่งไม่ได้มาเช็คอินยืนยันการใช้ห้องประชุมภายใน 15 นาทีนับตั้งแต่เวลาเริ่มต้นการประชุม การประชุมที่เราได้จองไว้จะถูกยกเลิกโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คนอื่นสามารถจองและใช้งานได้

นอกจากนี้เรายังสามารถที่จะตรวจสอบรายงานของคนที่จองแล้วไม่ได้ใช้ได้อีกด้วย ซึ่งตรงนี้จะช่วยอย่างยิ่งที่จะปรับอัตราการใช้ห้องประชุม (Room Usage) ให้ใช้งานถูกต้องมากยิ่งขึ้น รวมถึงการทำให้พนักงานมาประชุมตรงต่อเวลามากยิ่งขึ้นอีกด้วย

4. ผู้เข้าร่วมประชุมไม่รู้ว่าห้องประชุมห้องไหน?

หาห้องประชุม

หลายๆคนที่ก่อนเริ่มประชุมจะเดินถามหาว่าห้องประชุมอยู่ที่ตึกไหนหรือห้องไหน ซึ่งตรงนี้ทำให้ค่อนข้างเสียเวลา แถมยังไม่ค่อย Productive  อีกด้วย

ระบบจองห้องประชุมจะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถจองห้องประชุมและเชิญผู้เข้าร่วมประชุมได้จากที่เดียว เนื่องจากระบบได้ทำการเชื่อมต่อมกับปฏิทินในระบบอีเมลทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถรับรู้ข้อมูลพื้นฐานของการประชุมได้อย่างชัดเจน เช่น ชื่อหัวข้อการประชุม สถานที่ห้องประชุม รวมถึงจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม เป็นต้น

ยิ่งไปกว่านั้นเมื่อออฟฟิศได้ติดตั้ง Flightboard – หน้าจอแสดงแผนผังและตารางห้องประชุมในองค์กรทั้งหมด ทำให้เราสามารถหาตำแหน่งของห้องประชุมในการประชุมที่เราต้องเข้าร่วมได้อย่างง่ายดาย แถมยังหน้าจอนี้ยังทำให้ออฟฟิศของคุณดูทันสมัยมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

5. อุปกรณ์ในห้องประชุมก็สำคัญไม่แพ้กัน

อุปกรณ์ห้องประชุม

เป็นปกติที่คนส่วนใหญ่จะรู้สึกตื่นเต้นก่อนที่จะต้องนำเสนอโปรเจคต่างๆ หรือผลงานที่ได้ทำ ซึ่งเราได้ทำการเตรียมการซ้อมพูดมาอย่างดี

พอมาถึงที่ห้องประชุมที่เราเตรียมนำเสนอ กลับพบว่าห้องประชุมไม่มี Projector ที่เตรียมไว้ ซึ่งแทนที่เราจะได้เตรียมการนำเสนอให้ดีกว่าเดิม หรือซ้อมอีกซักรอบ กลับกลายเป็นว่าเราต้องรีบประสานงานต่างๆหาอุปกรณ์ไปยังผู้ดูแล

ดังนั้น อุปกรณ์ต่างๆในห้องประชุม อย่างเช่น Projector, Flip Chart หรือ อุปกรณ์ต่างๆที่จำเป็นในการใช้งานในห้องประชุม ซึ่งสิ่งต่างๆเหล่านี้ควรที่จะถูกรวมไปอยู่ในระบบจองห้องประชุมด้วย

การจองห้องประชุมพร้อมการยืมอุปกรณ์ต่างๆ หรือการจองห้องประชุมแล้วสามารถตรวจสอบอุปกรณ์พื้นฐานของแต่ละห้องประชุมได้ ตั้งแต่ตอนจองห้องประชุม สิ่งต่างๆเหล่านี้จะช่วยให้คุณไม่เซอรไพรซ์ หรือวุ่นวายกับแก้ไขปัญหาอีกต่อไป

สรุป

โดยจากปัญหาทั้งหมดที่กล่าวมา เมื่อคุณเลือกระบบจองห้องประชุมที่ดีมาใช้งานในองค์กร จะส่งผลให้ Productivity ของพนักงานดียิ่งขึ้น และห้องประชุมของคุณก็จะถูกใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพอีกด้วย

ศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับ 4  ข้อดีของการใช้ระบบจองห้องประชุมในองค์กรของคุณ

สนใจสามารถติดต่อเพื่อให้ Meet in Touch นำเสนอโซลูชันได้ที่ 096-9595-193 หรือ contact@exzy.me

หรือสามารถ Add LINE : @meetintouch หรือคลิก https://lin.ee/9q8pm7Zพื่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้เลยครับ