คุณเคยมั้ยที่พยายามที่จะหาห้องประชุมที่ว่าง แต่กลับหาไม่ได้เลย ซึ่งคงไม่ใช่เรื่องดี หากห้องประชุมแล้วไม่พบห้องว่างเลยในเวลาที่เราต้องการมากๆ การ No-Shows หรือการจองห้องประชุมแล้วไม่ได้ใช้งานก็เป็นปัญหาที่พบเจอได้บ่อยๆสำหรับการจองห้องประชุม

ระบบจองห้องประชุมที่ดีสามารถทำได้มากกว่าแค่การบริหารจองห้องประชุมทั้งหมด แต่ควรที่จะมาพร้อมกับระบบเช็คอิน (Check-in) หมายถึงเมื่อผู้เข้าร่วมประชุมคนใดคนหนึ่งไม่ได้มาเช็คอินยืนยันการใช้ห้องประชุมภายใน 15 นาทีนับตั้งแต่เวลาเริ่มต้นการประชุม การประชุมที่เราได้จองไว้จะถูกยกเลิกโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คนอื่นสามารถจองและใช้งานได้

นอกจากนี้เรายังสามารถที่จะตรวจสอบรายงานของคนที่จองแล้วไม่ได้ใช้ได้อีกด้วย ซึ่งตรงนี้จะช่วยอย่างยิ่งที่จะปรับอัตราการใช้ห้องประชุม (Room Usage) ให้ใช้งานถูกต้องมากยิ่งขึ้น รวมถึงการทำให้พนักงานมาประชุมตรงต่อเวลามากยิ่งขึ้นอีกด้วย