ปัญหา No-Show ในการจองห้องประชุม หรือเรียกง่ายๆคือ “จองกั๊กห้องประชุม” ซึ่งเป็นปัญหาที่หลายคนคงพบบ่อยได้ทั่วไปในที่ทำงาน บางครั้งเมื่อเราได้เวลาที่ต้องการจองห้องประชุมแล้ว แล้วนำไปหาในตารางจองห้องประชุม ไม่ว่าจะเป็น กระดาษหน้าห้องประชุม ตารางห้องประชุมในระบบอีเมล หรือวิธีอื่นๆ แล้วพบว่าไม่มีห้องประชุมห้องไหนว่างเลย เป็นต้น ปัญหาของการจองห้องประชุมแล้วไม่มาใช้ คือ ห้องประชุมที่ถูกจองไว้ จะยังคงสถานะจองไว้ แม้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมไม่เข้ามาใช้งานนั่นเอง เรื่องเหล่านี้ส่งผลเสียในหลายๆด้าน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของพื้นที่ที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ การที่คนต้องการจะใช้ห้องจริงๆไม่ได้ใช้ รวมไปถึง Productivity ของพนักงานที่ลดลงอีกด้วย จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ออฟฟิศคุณควรมีวิธีการจัดการปัญหาการห้องประชุมที่ถูกต้องและคุ้มค่ากับการลงทุน Table of Contents นอกจากนี้ผู้ที่ดูแลรับผิดชอบพื้นที่ห้องประชุมอย่างเช่น ฝ่ายอาคาร, ฝ่านส่วนกลางที่ดูแลเกี่ยวกับออฟฟิศอาจจะโดนรบกวนอยู่บ่อยๆ เพราะจะต้องเข้ามารับผิดชอบและแก้ปัญหาเรื่องนี้ เมื่อพนักงานต้องการจองห้องประชุมอย่างเร่งด่วน ในบทความนี้มาพบว่าการจองกั๊ก คืออะไร และทำไมถึงเป็นเรื่องสำคัญที่ออฟฟิศต่างๆจะต้องเข้ามาแก้ปัญหา รวมถึง 3 วิธีที่จะช่วยให้คุณแก้ปัญหาเรื่องนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ NO-SHOW คืออะไร? No-Show คือ การจองห้องประชุมเอาไว้ แล้วไม่มีผู้มาใช้งานภายในระยะเวลาที่จองไว้ บางครั้งจะชอบเรียกเหตุการณ์แบบนี้ว่า “จองกั๊กห้องประชุม หรือ จองลืม” หรือที่ในต่างประเทศจะเรียกว่า “Ghost Meeting” ซึ่งป็นปัญหาใหญ่สำหรับในออฟฟิศหลายแห่งไม่ว่าจะมีห้องประชุมมากหรือน้อย ซึ่งเกิดได้ตลอดเวลา โดยมาจากหลากหลายสาเหตุด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น ผู้จองอาจจะลืมยกเลิกการประชุมที่จองไว้ แม้บางทีอาจจะรู้ล่วงหน้าว่าการประชุมที่จองไว้ยกเลิกแล้วก็ตาม ผู้เข้าร่วมประชุมลืมที่จะเข้าประชุม และปล่อยให้การจองห้องประชุมจองอยู่ตามเดิม พนักงานจองห้องประชุมแบบต่อเนื่อง (Recurring) เพื่อจองห้องประชุมล่วงหน้า เผื่อในกรณีที่ห้องประชุมหายากในออฟฟิศ ปัญหาของการ NO-SHOW ในกรณีที่มีการจองห้องประชุมแล้วไม่ใช้ โดยปกติทั่วไปคนที่เหลือในออฟฟิศแทบจะไม่มีใครรู้เลยห้องประชุมนี้ว่าง ในมุมมองคนทั่วไปจะคิดว่าห้องประชุมในปกติว่างน้อยมากในแต่ละวัน หลายๆคนเลยจบด้วยการจองห้องประชุมแบบต่อเนื่องหรือ Recurring แทนเผื่อในกรณีที่ต้องการใช้ในอนาคต ซึ่งเมื่อมีการทำแบบนี้เป็นจำนวนมาก จะยิ่งทำให้ออฟฟิศมีห้องประชุมที่ว่างน้อยลงมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ การจองห้องประชุมกั๊กยังส่งผลเสียให้กับบริษัททั้งในเรื่องของความพึงพอในพนักงานที่ไม่สามาถหาห้องประชุมได้ และอาจส่งผลกระทบในระยะยาวต่อวัฒนธรรมองค์กรอีกด้วย อีกหนึ่งประเด็นที่สำคัญคือ พื้นที่ห้องประชุมต่อตารางเมตรที่เสียเปล่าในแต่ละเวลาที่ผ่านไป โดยหากเกิดปัญหานี้หลายๆห้อง ยิ่งส่งผลให้บริษัทสูญเสียเงินเป็นจำนวนมากจากการไม่สามารถใช้งานพื้นที่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ 3 วิธีลดปัญหา NO-SHOW จากการจองห้องประชุมในออฟฟิศของคุณ รู้หรือไม่ว่าโดยเฉลี่ยพนักงานในออฟฟิศจะเสียเวลาในการหาห้องประชุม 30 นาทีต่อวัน (ถ้านับเป็นสัปดาห์เท่ากับ...

จากจำนวนการประชุมที่หนาแน่นในแต่ละเดือน ทั้งในส่วนที่เราเป็นผู้จองเอง และเป็นผู้เข้าร่วมประชุม ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเราต่างเคยเจอกับปัญหาการจองห้องประชุมต่างๆมากมายในแต่ละวัน  ซึ่งจากจำนวนการประชุมที่มากมายในแต่ละเดือน ส่งผลให้เราควรที่จะมีวิธีหรือระบบที่ดีในการบริหารจัดการการจองห้องประชุมเช่นเดียวกัน ปัญหาการจองห้องประชุมต่างๆ ไม่เพียงแต่ส่งผลให้พนักงานมีความสุขที่น้อยลง แต่ยังส่งผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายของออฟฟิศ ขณะเดียวกันก็ รวมถึง Productivity ที่น้อยลงเช่นเดียวกันด้วย ฉะนั้นการนำระบบจองห้องประชุมมาใช้ในออฟฟิศ ไม่เพียงแต่จะส่งผลให้ทุกอย่างเป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น แต่ยังช่วยแก้ปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นอีกด้วย และนี่คือ 5 ปัญหาที่ระบบจองห้องประชุมสามารถช่วยแก้ปัญหาให้กับออฟฟิศของคุณได้ Table of Contents 1. ปัญหาการขาดระบบจองห้องประชุมที่ดี การจองห้องประชุมในแต่ละครั้งที่เป็นเรื่องที่น่าปวดหัวไม่น้อย การหาห้องประชุมที่ว่าง หรือการจองห้องประชุมในแต่ละครั้งเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาพอสมควร หากไม่มีระบบเข้ามาบริหารจัดการ การนำระบบจองห้องประชุมเข้ามาใช้ ทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเกี่ยวกับห้องประชุมและอุปกรณ์ทุกอย่างในห้องประชุมภายในของออฟฟิศรวมศูนย์กลางอยู่ภายในระบบเดียว ซึ่งระบบจองห้องประชุมที่ดีควรที่จะลดขั้นตอนต่างๆมากมายในอดีต เพื่อให้ทุกคนสามารถจัดการหาห้อง จองห้องประชุม จองอุปกรณ์ รวมไปถึงการเชื่อมต่อเข้ากับระบบอีเมลทำให้เราไม่พลาดทุกการประชุม ยิ่งไปกว่านี้ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนในออฟฟิศคุณก็สามารถจองห้องประชุม หรือยกเลิกการประชุมผ่านมือถือหรือแท๊บเลตได้ทุกที่ทุกเวลา หรือหากต้องการใช้ห้องประชุมด่วน คุณก็สามารถจองห้องประชุมด่วนที่หน้าจอติดหน้าห้องประชุมได้อีกด้วย...

เราทุกคนต่างก็เคยเผชิญกับเหตุการณ์ปัญหาการจองห้องประชุมต่างๆมากมาย อย่างเช่น การใช้ห้องประชุมโดยไม่ได้มีการจองล่วงหน้า หรือการจองห้องประชุมซ้อนกัน เป็นต้น ซึ่งแค่งานหลักที่คุณต้องทำในแต่ละวันนั้นก็หนักหนาเพียงพอแล้ว ฉะนั้นการพยายามหาห้องประชุมในแต่ละวัน ไม่ควรจะเพิ่มความเครียดและเวลาให้กับชีวิตของคุณมากไปกว่านี้ ปัจจุบัน ระบบจองห้องประชุม (Meeting Room Software) ถูกสร้างขึ้นมาตอบโจทย์ปัญหานี้โดยเฉพาะ เพราะสามารถช่วยทำให้ชีวิตของคุณง่ายยิ่งขึ้นโดยไม่ต้องมายุ่งยากในการหาห้องประชุม การจองห้องประชุม รวมถึงการเข้าใช้ห้องประชุม เป็ฯต้น แต่เทคโนโลยีระบบจองห้องประชุมในปัจจุบันถูกมีหลากหลายและตอบโจทย์ที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นเพื่อประสิทธิภาพและความคุ้มค่าที่ดีที่สุดให้กับห้องประชุมของคุณ รวมไปถึงเพิ่มความเป็นอยู่ และ Productivity ที่ดีขึ้นของพนักงาน เราจึงอยากแนะนำ 4 วิธีเลือกระบบจองห้องประชุมที่เหมาะสมสำหรับออฟฟิศของคุณครับ Table of Contents 1. เลือกระบบจองห้องประชุมที่เชื่อมต่อเข้ากับระบบอีเมล์ ระบบจองห้องประชุมที่สามารถเชื่อมต่ออย่างสมบูรณ์แบบ (Seamless) กับระบบอีเมล์ชั้นนำขององค์กร เช่น Office 365 , Exchange...

ในยุคนี้ ดูเหมือนว่าอะไรๆ ก็เปลี่ยนเป็นดิจิตอลกันมากขึ้น แม้แต่ในองค์กรของคุณเอง รวมถึงการจองห้องประชุมก็สามารถใช้ประโยชน์จากยุคดิจิตอลได้เช่นเดียวกัน เพราะว่าการจองห้องประชุมแบบเดิมๆเป็นวิธีที่เสียทั้งเวลาและพลังงานเราสามารถเปลี่ยนมาเป็นระบบจองห้องประชุมแบบใหม่ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้ แลนี่คือ 4 ข้อดีระบบการจองห้องประชุม ที่เราแนะนำว่าทุกออฟฟิศควรมี Table of Contents 1. ห้องประชุมถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบจองห้องประชุมที่ดีจะช่วยให้พนักงานในองค์กรของคุณสามารถใช้พื้นที่ห้องประชุมได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และด้วยฟีเจอร์ต่างๆของ ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch สามารถช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มอัตราห้องประชุมว่างมากยิ่งขึ้นได้ หลีกเลี่ยงปัญหาการจองห้องประชุม เช่น การจองห้องประชุมแล้วไม่ได้ใช้งาน หรือการจองห้องประชุมหลายๆห้องในเวลาเดียวกัน เป็นต้น นอกจากนี้แล้วระบบยังมาพร้อม Report ต่างๆที่จะให้คุณวิเคราะห์การใช้งานห้องประชุมได้ละเอียดมากยิ่งขึ้นอีกด้วย 2. เชื่อมกับระบบอีเมล์ในองค์กร ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch เชื่อมกับระบบ E-mail Calendar แบบ Real-Time ช่วยให้พนักงานได้ทราบการเปลี่ยนแปลงต่าง...

การประชุม คือหนึ่งในกิจกรรมสำคัญที่ขาดไม่ได้ของทุกบริษัท แต่! ปัญหาก็คือวิธีการจองห้องประชุมแบบเดิมๆ ที่แต่ละฝ่ายต้องจองห้องประชุมผ่าน operator อาจมีความล่าช้า เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ไม่เป็นระเบียบ และยังไม่สามารถตรวจสอบล่วงหน้าได้ว่าวันและเวลาที่เราต้องการใช้ห้องประชุมนั้นมีห้องว่างหรือไม่ จะดีกว่าไหม…หากบริษัทของคุณเปลี่ยนจากการจองห้องประชุมแบบเดิมๆมาเป็น ระบบจองห้องประชุม ที่มีความทันสมัยมากกว่า ใช้งานง่ายกว่า มีประสิทธิภาพมากกว่า ถ้าใครยังไม่เห็นภาพลองมาดูกันว่า 4 เหตุผลที่บริษัทของคุณควรมีระบบจองห้องประชุม มีอะไรกันบ้าง Table of Contents 1. ระบบจองห้องประชุมลดปัญหาการจองกั๊ก จองซ้อน จองแล้วไม่ใช้งาน การจองห้องประชุมแบบดั้งเดิมอย่างเช่นวิธีลงบันทึกการจองห้องประชุมในสมุด โดยผู้ใช้งานจะต้องจองผ่านโอเปอเรเตอร์ หรือการจองห้องประชุมที่กระดาษหน้าห้องประชุมทำให้หลายครั้งการเปลี่ยนแปลงวันและเวลาการประชุมเป็นไปได้อย่างยากลำบาก และอาจจะเกิดความผิดพลาดหรือเกิดเหตุการณ์จองห้องประชุมซ้ำซ้อนได้และที่น่าเสียดายที่สุดคือ การจองห้องประชุมแล้วไม่ได้ใช้งาน(No-Show) ด้วยเหตุสุดวิสัยต่างๆ ทำให้สมาชิกในทีมคนอื่นๆเสียโอกาสในการใช้ห้องประชุมนั้นไป ซึ่งเป็นปัญหาใหญ่ที่หลายๆบริษัทพบเจอการใช้ระบบจองห้องประชุม เข้ามาช่วยทำให้ปัญหาต่างเหล่านี้หมดไป เป็นการลดข้อผิดพลาดที่ให้มีโอกาสเกิดขึ้นได้น้อยลง เพราะระบบจองห้องประชุมในปัจจุบันสามารถเชื่อมต่อข้อมูลห้องประชุมได้แบบ Real Time ผ่าน Google / Exchange หรือ...