workplace technology

ในปัจจุบัน หลายๆองค์กรหันมาให้ความสำคัญเรื่องของ Workplace Technology เป็นอย่างมาก รวมถึงการกำหนด Workplace Strategy การทดลองสิ่งๆใหม่ รวมถึงการนำเทคโนโลยีมาใช้มากยิ่งขึ้น เพื่อปรับตัวให้สอดคล้องกับ Next Normal ความปกติครั้งใหม่ จาก COVID-19

การนำเทคโนโลยีมาปรับปรุงให้ออฟฟิศมีความทันสมัยเป็น Smart Workplace นอกจากจะช่วยเพิ่ม Productivity ในการทำงานยังช่วยให้องค์กรสามารถใช้พื้นที่ออฟฟิศที่มีอยู่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพอีกด้วย

การมีเทคโนโลยีระบบบริหารพื้นที่ทำงานที่ครบวงจรจะช่วยทำให้คุณสามารถจัดการพื้นที่ทำงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพในทุกๆ Touchpoints ตั้งแต่บริเวณทางเข้า ห้องประชุม จนถึงโต๊ะทำงาน

บทความนี้ เราจึงอยากนำเสนอ 5 เหตุผลหรือมุมมองต่างๆที่ เราอยากแนะนำให้คุณเริ่มลงทุนในเรื่องของเทคโนโลยีในออฟฟิศในปี  2020 กันครับ

1. ความคุ้มค่าทั้งในระยะสั้นและระยะยาว

return on investment

การลงทุนในการนำเทคโนโลยี Smart Workplace ต่างๆเข้ามาใช้ ไม่เพียงแต่เห็นผลในระยะสั้นและระยะยาวในเชิงของตัวเลขเพียงอย่างเดียว ในส่วนของ Productivity หรือ Well-being ของพนักงานก็มีการเปลี่ยนแปลงในทิศทางที่ดีขึ้นเช่นเดียวกัน

ยกตัวอย่างเช่น การนำระบบจองห้องประชุมเข้ามาใช้ในองค์กร ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นที่ง่ายที่สุดในการ Workplace Transformation โดยเริ่มต้นแก้ไขปัญหาที่เห็นผลได้อย่างชัดเจนทันที เช่น การแก้ปัญหาการจองห้องประชุมกั๊ก จองห้องประชุมซ้อน ห้องประชุมไม่พอ เป็นต้น รวมถึงการนำข้อมูลสถิติการใช้งาน (Workplace Analytics) มากำหนดกลยุทธ์ต่างๆ

สิ่งต่างๆเหล่านี้ส่งผลในระยะยาวทำให้เกิดการปรับลดพื้นที่ทำงานเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่ เป็นต้น

2. ปรับพื้นที่ทำงานให้ใช้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพที่สุด

การลงทุนในเทคโนโลยีพื้นที่ทำงาน นอกจากความล้ำสมัยและความสะดวกแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญ คือการได้เห็นตัวเลขการใช้งานที่แท้จริง (Workplace Utilization)

ไม่ว่าจะเป็นอัตราการใช้งานการจองโต๊ะ Hot desk, อัตราการจองห้องประชุม, ตัวเลขการจองห้องประชุมแล้วไม่ได้ (No-Show) ในแต่ละเดือน, จำนวนชั่วโมงในการประชุม และตัวเลขอื่นๆอีกมากมาย

ตัวเลขการใช้งานเหล่านี้ส่งผลให้องค์กรสามารถวิเคราะห์ ปรับกลยุทธ์ และเปลี่ยนแปลงพื้นที่ออฟฟิศให้มีอัตราการใช้งานที่ดีและมีประสิทธิภาพสูงสุดเป็นจุดเริ่มต้นของการปรับพื้นที่เพื่อลดค่าใช้จ่ายในเรื่องของการเช่าพื้นที่ได้อย่างถูกต้อง โดยไม่ต้องคาดเดาอีกต่อไป

3. รองรับการทำงานในรูปแบบ Flexible Workplace

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา เทรนด์รูปแบบของการทำงานเริ่มเปลี่ยนไปจากเดิมที่เคยเป็นโต๊ะทำงานประจำ (Assigned Desk) กลายมาเป็น โต๊ะส่วนกลาง (Hot Desk)

จากเทรนด์ Flexible Workplace หรือการนำคอนเซปท์ Co-Working Space มาใช้ภายในออฟฟิศ ที่ได้รับความนิยมมากยิ่งขึ้น ทำให้พนักงานมีอิสระกับในการเลือกเวลาและตำแหน่งที่ตัวเองต้องการทำงาน เมื่อเข้ามารวมกับการใช้เทคโนโลยีอย่างเช่น “ระบบการจองโต๊ะทำงาน (Workplace Management System)” ที่ช่วยให้พนักงานสามารถจองโต๊ะได้อย่างง่ายดายผ่านจอทัชสกรีนหรือผ่านมือถือ เป็นต้น

เมื่อเทคโนโลยีการจองโต๊ะทำงาน ใช้ร่วมกับ การจัดแบบออฟฟิศแบบ Open Office ส่งเสริมทำให้  Productivity, การ Collaboration ระหว่างพนักงาน การประหยัดพื้นที่ในออฟฟิศในระยะยาว ส่งผลไปในทิศทางที่ดีขึ้นอย่างชัดเจน

4. ยกระดับความปลอดภัยใน Workplace

เทคโนโลยีในออฟฟิศ ไม่ใช่เพียงแต่เพิ่มความสะดวกสบายเพียงอย่างเดียว แต่ความปลอดภัยก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นเดียวกัน ยกตัวอย่างเช่น การนำ “ระบบลงทะเบียนผู้มาติดต่อ (Visitor Management System)” ผ่าน Kiosk เพื่อให้ผู้มาติดต่อลงทะเบียน และกรอกชื่อผู้ที่มาเข้าพบ เพื่อได้รับการยืนยัน ก่อนที่อนุญาตให้เข้าภายในออฟฟิศ

รวมถึงการสแกน และจดจำใบหน้า และการทำตอบคำถามประเมินต่างๆที่เกี่ยวข้องกับ COVID-19 ก่อนเข้าพื้นที่ เป็นต้น

ซึ่งทำให้ทุกการใช้งานทั้งผู้มาติดต่อและพนักงานภายในออฟฟิศเป็นระบบมากยิ่งขึ้น และง่ายต่อการตรวจสอบย้อนหลังอีกด้วย แถมยังช่วยเพิ่มประสบกาณ์ที่ดีให้กับผู้มาติดต่ออีกด้วย

5. ดึงดูดคนทำงานรุ่นใหม่

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า คนทำงานรุ่นใหม่ในยุค Gen-z หรือ Alpha เรียกได้ว่าเป็นคนทำงานในยุค Digital Native จะเข้ามามีบทบาทอย่างมากในออฟฟิศ ประกอบกับเทรนด์ออฟฟิศและการทำงานใหม่ๆ เช่น Agile Working, Remote Office, Open Office

การให้อิสระในการทำงานมากขึ้น การปรับออฟฟิศเป็นแบบ Hot Desk สิ่งต่างๆเหล่านี้ส่งผลทำให้คนรุ่นใหม่คาดหวังและมองหาในเรื่องของความยืดหยุ่นในการทำงานหรือเทคโนโลยีต่างๆ Smart Workplace ต่างๆ ภายในออฟฟิศที่จะเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานมากยิ่งขึ้น

สรุป

การลงทุนใน Workplace Technology เพื่อเปลี่ยนแปลงออฟฟิศให้มีความทันสมัยและอัจฉริยะมากยิ่งขึ้นไม่ได้เพียงแต่คุ้มค่าในระยะสั้น แต่ยังคุ้มค่าในระยะยาวอีกด้วย ช่วยให้องค์กรสามารถประหยัดค่าใช้จ่าย เพิ่ม Productivity ให้กับพนักงาน และเตรียมพร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่แน่นอนในอนาคต

โดยการลงทุนนั้น นอกจากการเลือกเทคโนโลยีที่ถูกต้องและเหมาะสมแล้วนั้น การบริหารการเปลี่ยนแปลงให้พนักงานตอบรับเทคโนโลยีหรือเทรนด์การทำงานในรูปแบบใหม่ๆ ที่นับวันจะมีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วมากยิ่งขึ้น เป็นสิ่งที่สำคัญเช่นเดียวกัน

เริ่มต้นอย่างไรดี?

หากคุณกำลังไม่มั่นใจว่าจะลงทุนหรือเริ่มต้น Workplace Transformation อย่างไรให้คุ้มค่าที่สุด ทางบริษัท เอ็กซ์ซี จำกัด ผู้พัฒนาระบบ Smart Workplace Solution อันดับ 1 ในประเทศไทย ยินดีให้คำปรึกษาและนำเสนอโซลูชันให้กับออฟฟิศของคุณ

สนใจติดต่อ คุณจอมทรัพย์ สิทธิพิทยา 096-9595-193 หรือ contact@exzy.me