ปัญหา No-Show ในการจองห้องประชุม หรือเรียกง่ายๆคือ “จองกั๊กห้องประชุม” ซึ่งเป็นปัญหาที่หลายคนคงพบบ่อยได้ทั่วไปในที่ทำงาน

บางครั้งเมื่อเราได้เวลาที่ต้องการจองห้องประชุมแล้ว แล้วนำไปหาในตารางจองห้องประชุม ไม่ว่าจะเป็น กระดาษหน้าห้องประชุม ตารางห้องประชุมในระบบอีเมล หรือวิธีอื่นๆ แล้วพบว่าไม่มีห้องประชุมห้องไหนว่างเลย เป็นต้น

ปัญหาของการจองห้องประชุมแล้วไม่มาใช้ คือ ห้องประชุมที่ถูกจองไว้ จะยังคงสถานะจองไว้ แม้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมไม่เข้ามาใช้งานนั่นเอง

เรื่องเหล่านี้ส่งผลเสียในหลายๆด้าน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของพื้นที่ที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ การที่คนต้องการจะใช้ห้องจริงๆไม่ได้ใช้ รวมไปถึง Productivity ของพนักงานที่ลดลงอีกด้วย

จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ออฟฟิศคุณควรมีวิธีการจัดการปัญหาการห้องประชุมที่ถูกต้องและคุ้มค่ากับการลงทุน

นอกจากนี้ผู้ที่ดูแลรับผิดชอบพื้นที่ห้องประชุมอย่างเช่น ฝ่ายอาคาร, ฝ่านส่วนกลางที่ดูแลเกี่ยวกับออฟฟิศอาจจะโดนรบกวนอยู่บ่อยๆ เพราะจะต้องเข้ามารับผิดชอบและแก้ปัญหาเรื่องนี้ เมื่อพนักงานต้องการจองห้องประชุมอย่างเร่งด่วน

ในบทความนี้มาพบว่าการจองกั๊ก คืออะไร และทำไมถึงเป็นเรื่องสำคัญที่ออฟฟิศต่างๆจะต้องเข้ามาแก้ปัญหา รวมถึง 3 วิธีที่จะช่วยให้คุณแก้ปัญหาเรื่องนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

No-Show คืออะไร?

meeting room display

No-Show คือ การจองห้องประชุมเอาไว้ แล้วไม่มีผู้มาใช้งานภายในระยะเวลาที่จองไว้ บางครั้งจะชอบเรียกเหตุการณ์แบบนี้ว่า “จองกั๊กห้องประชุม หรือ จองลืม” หรือที่ในต่างประเทศจะเรียกว่า Ghost Meeting”

ซึ่งป็นปัญหาใหญ่สำหรับในออฟฟิศหลายแห่งไม่ว่าจะมีห้องประชุมมากหรือน้อย ซึ่งเกิดได้ตลอดเวลา โดยมาจากหลากหลายสาเหตุด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น

  • ผู้จองอาจจะลืมยกเลิกการประชุมที่จองไว้ แม้บางทีอาจจะรู้ล่วงหน้าว่าการประชุมที่จองไว้ยกเลิกแล้วก็ตาม
  • ผู้เข้าร่วมประชุมลืมที่จะเข้าประชุม และปล่อยให้การจองห้องประชุมจองอยู่ตามเดิม
  • พนักงานจองห้องประชุมแบบต่อเนื่อง (Recurring) เพื่อจองห้องประชุมล่วงหน้า เผื่อในกรณีที่ห้องประชุมหายากในออฟฟิศ

ปัญหาของการ No-Show

ปัญหาการจองห้องประชุม

ในกรณีที่มีการจองห้องประชุมแล้วไม่ใช้ โดยปกติทั่วไปคนที่เหลือในออฟฟิศแทบจะไม่มีใครรู้เลยห้องประชุมนี้ว่าง

ในมุมมองคนทั่วไปจะคิดว่าห้องประชุมในปกติว่างน้อยมากในแต่ละวัน หลายๆคนเลยจบด้วยการจองห้องประชุมแบบต่อเนื่องหรือ Recurring แทนเผื่อในกรณีที่ต้องการใช้ในอนาคต

ซึ่งเมื่อมีการทำแบบนี้เป็นจำนวนมาก จะยิ่งทำให้ออฟฟิศมีห้องประชุมที่ว่างน้อยลงมากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ การจองห้องประชุมกั๊กยังส่งผลเสียให้กับบริษัททั้งในเรื่องของความพึงพอในพนักงานที่ไม่สามาถหาห้องประชุมได้ และอาจส่งผลกระทบในระยะยาวต่อวัฒนธรรมองค์กรอีกด้วย

อีกหนึ่งประเด็นที่สำคัญคือ พื้นที่ห้องประชุมต่อตารางเมตรที่เสียเปล่าในแต่ละเวลาที่ผ่านไป โดยหากเกิดปัญหานี้หลายๆห้อง ยิ่งส่งผลให้บริษัทสูญเสียเงินเป็นจำนวนมากจากการไม่สามารถใช้งานพื้นที่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

3 วิธีลดปัญหา No-Show จากการจองห้องประชุมในออฟฟิศของคุณ

รู้หรือไม่ว่าโดยเฉลี่ยพนักงานในออฟฟิศจะเสียเวลาในการหาห้องประชุม 30 นาทีต่อวัน

(ถ้านับเป็นสัปดาห์เท่ากับ 2.5 ชั่วโมงเลยทีเดียว)

และนี่คือ 3 วิธีที่ระบบจองห้องประชุมจะช่วยให้คุณสามารถลดปัญหาในเรื่องการจองกั๊กห้องประชุมได้

  1. ผู้จองห้องประชุมเช็คอิน (Check-in) ห้องประชุมก่อนถึงเวลาประชุม
  2. การยกเลิกห้องประชุมได้อัตโนมัติ ในกรณีที่ไม่มีผู้มาเช็คอิน
  3. เห็นภาพรวมรายงานการใช้งานห้องประชุมในทุกรูปแบบ

ระบบจองห้องประชุม เช่น ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch สามารถช่วยให้คุณสามารถจัดการเรื่องเหล่านี้ในทุกห้องประชุมที่คุณมีได้อย่างง่ายดาย

1. เช็คอิน (Check-in) ห้องประชุมก่อนถึงเวลาประชุม

Check-in

หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะลดการการจองกั๊กในห้องประชุมของออฟฟิศคุณ คือ ผู้จองห้องประชุมต้องเช็คอิน (Check-in) ห้องประชุมก่อนถึงเวลาประชุม ซึ่งทำให้ผู้ประชุมมาประชุมตรงต่อเวลามากขึ้นและจะทำให้มั่นใจได้ว่ามาจองห้องประชุมแล้วมาใช้จริงๆ

โดยระบบจองห้องประชุม Meet in Touch ผู้จองห้องประชุมสามารถเช็คอินผ่านหน้าจอหน้าห้องประชุม โดยผู้จองห้องประชุมสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนผ่านสีสถานะหน้าจอหน้าห้องประชุม เช่น สีเขียว หมายถึงห้องประชุมว่าง สีเหลือง หมายถึงอยู่ระหว่างการรอเช็คอิน และสีแดง หมายถึง มีผู้ใช้งานอยู่ ขณะนี้

2. ยกเลิกห้องประชุมได้อัตโนมัติ ในกรณีที่ไม่มีผู้มาเช็คอิน

No-Show

อีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยลดปัญหานี้ในการจองห้องประชุมในออฟฟิศของคุณคือ การที่คุณมีระบบที่สามารถยกเลิกห้องประชุมได้อัตโนมัติ ในกรณีที่ไม่มีผู้ Check-in ภายในระยะเวลาที่กำหนด

ประโยชน์คือ ทำให้ผู้อื่นสามารถมาใช้งานต่อได้และช่วยให้การประชุมที่จองแบบ Recurring แล้วไม่มาใช้ถูกยกเลิกไปเช่นเดียวกัน

ด้วยระบบจองห้องประชุม Meet in Touch มาพร้อมความสามารถในการยกเลิกห้องประชุมตามระยะเวลาที่กำหนด

สถานะระบบจองห้องประชุม

[av_textblock size=”