Smart Office

หลายๆคนคงคุ้นหูกับคำว่า Smart Office กันมานานแล้ว และในตอนนี้ก็เป็นยุคของการใช้เทคโนโลยี Smart Office อย่างเต็มตัวแล้ว แต่จริงๆแล้วคำนี้มีความหมายว่าอย่างไร และอะไรบ้างที่จะช่วยทำให้ออฟฟิศกลายมาเป็นออฟฟิศอัจฉริยะ รวมถึงมีประโยชน์อะไรบ้าง มาพบกับคำตอบได้ในบทความนี้ได้เลยครับ

Smart office benefits

Smart Office คืออะไร?

Smart Office คือ ออฟฟิศที่มีการนำเทคโนโลยีมาใช้พัฒนาหรือปรับปรุงพื้นที่โดยรวมช่วยแก้ปัญหาต่างๆในพื้นที่ทำงาน หรือลดขั้นตอนต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้ดีและเร็วมากยิ่งขึ้น โดยการจะทำ Smart Office ให้ประสบความสำเร็จนั้นจะต้องคำถึง 3 ปัจจัย ดังนี้

  1. People : พนักงานในองค์กรจะต้องมีความพร้อมในการเปลี่ยนแปลงต่อเทคโนโลยีและรูปแบบการทำงานใหม่ๆ เช่น Activity-based Working หรือ Agile Working เป็นต้น
  2. Place : พื้นที่ภายในออฟฟิศ ไม่ว่าจะเป็นการจัดผังภายในออฟฟิศให้สอดคล้องกับรูปแบบออฟฟิศที่เปลี่ยนไป อย่างเช่น Hybrid Office หรือ Satellite Office เป็นต้น
  3. Technology : เทคโนโลยีที่จะเข้ามาเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการพื้นที่ภายในออฟฟิศทั้งหมดได้อย่างเป็นระบบ

5 ประโยชน์ของ Smart Office

การเปลี่ยนแปลงออฟฟิศของคุณนั้นให้เป็น Smart Office มีประโยชน์ต่อองค์กรและพนักงานมากมายทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ดังนี้

1. การทำงานร่วมกันดียิ่งขึ้น

ปัจจุบันลักษณะงานจำเป็นที่จะต้องทำงานร่วมกันมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นภายในทีม หรือแต่ละแผนก เป็นต้น เพื่อต่อยอดไอเดียของกันและกันและพัฒนานวัตกรรม การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย อย่างเช่น ระบบจองห้องประชุม “Meet in Touch” ที่จะช่วยทำให้พนักงานสามารถหาและจองพื้นที่ห้องประชุมภายในออฟฟิศได้อย่างง่ายดายมากยิ่งขึ้น ลดเวลาในการหาห้องประชุมและทำให้การเริ่มต้นการประชุมหรือการทำงานร่วมกันเป็นไปได้อย่างราบรื่น

2. เพิ่ม Productivity ในการทำงาน

หนึ่งในเหตุผลทีได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในการนำระบบ Smart Office เข้ามาใช้ คือ การพัฒนา Productivity เพิ่มมากยิ่งขึ้น หมายถึงการลดขั้นตอนต่างๆที่ไม่เกี่ยวกับงานให้ได้มากสุด ยกตัวอย่างเช่น การหาห้องประชุม หลายคนคงเคยเจอกับปัญหาการหาห้องประชุมที่ต้องใช้เวลานาน หรือปัญหาการจองห้องประชุมแล้วไม่มีคนใช้ ทำให้ต้องเสียเวลาในการติดต่อไปยังเจ้าของห้อง หรือในบางกรณีอาจจะจำเป็นที่จะต้องเช่าห้องประชุมที่อื่นในตึกเดียวกัน เป็นต้น

หรือในกรณีที่ออฟฟิศเป็นรูปแบบ Flexible Workplace หากไม่มีระบบเข้ามาจัดการการหาตำแหน่งโต๊ะทำงานส่วนกลาง รวมถึงการหาตำแหน่งของเพื่อนร่วมงาน ก็สามารถทำได้ยาก ส่งผลทำให้สูญเสียเวลาไปอย่างมากในแต่ละสัปดาห์ หรือแต่ละเดือน

3. เพิ่มอัตราการใช้งานภายในออฟฟิศให้ดียิ่งขึ้น

โจทย์ใหญ่ของผู้ดูแลอาคาร หรือผู้บริหารคือการที่ต้องการจะทำให้พื้นที่ภายในออฟฟิศถูกใช้ได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด การนำระบบ Smart Office มาใช้จะช่วยเปลี่ยนพื้นที่บริเวณต่างๆที่ถูกใช้อย่างไม่ถูกต้อง หรือไม่เต็มประสิทธิภาพมาพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น ยกตัวอย่างเช่น กรณีห้องประชุมที่ถูกจองแล้วไม่ได้ใช้ หรือที่เรียกว่า No-Show การนำระบบจองห้องประชุมเข้ามาแก้ปัญหาในส่วนนี้จะช่วยทำให้มีห้องประชุมว่างมากยิ่งขึ้น

4. เข้าใจการใช้งานพื้นที่โดยละเอียด

การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้จะช่วยทำให้องค์กรสามารถเก็บข้อมูลการใช้งานจริงในพื้นที่บริเวณต่างๆของพนักงานได้อย่างแม่นยำ ช่วยทำให้รู้ว่าการปรับปรุงออฟฟิศในอนาคตจำเป็นที่จะต้องปรับปรุงไปในทิศทางใด เช่น องค์กรควรจะแบ่งห้องประชุมขนาดใหญ่ออกเป็นสองห้องย่อยหรือไม่ พื้นที่โต๊ะทำงานส่วนกลางมีอัตราการใช้มากน้อยเป็นอย่างไร เป็นต้น การมีข้อมูลต่างๆเหล่านี้เป็นเรื่องที่สำคัญที่จะช่วยทำให้องค์กรไม่ต้องคาดเดาอีกต่อไปในอนาคต

5. ดึงดูดพนักงานใหม่และรักษาพนักงานเดิม

การที่องค์กรให้ความสำคัญและใส่ใจในเรื่องของเทคโนโลยี รวมไปถึงการปรับปรุงพัฒนาพื้นที่ภายในบริเวณออฟฟิศให้ดียิ่งขึ้น หรือรองรับการทำงานรูปแบบใหม่ๆมากยิ่งขึ้น อย่างเช่น พื้นที่ทำงานส่วนกลาง พื้นที่ Common Area การติดตั้ง Phone Booth สำหรับพนักงานที่ต้องการความเป็นส่วนตัว เป็นต้น สิ่งต่างๆเหล่านี้จะช่วยส่งผลทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และเกิดไอเดียใหม่ๆในการทำงานมากยิ่งขึ้น รวมถึงยังเป็นการดึงดูดคนรุ่นใหม่หรือพนักงานใหม่ให้สนใจอยากเข้าร่วมงานกับองค์กรของคุณมากยิ่งขึ้น

6 ตัวอย่างเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์ Smart Office

1. ระบบจองห้องประชุมอัจฉริยะ (Smart Meeting Room Booking System)

ระบบจองห้องประชุม

การติดตั้งระบบจองห้องประชุมจะช่วยทำให้องค์กรสามารถจัดการปัญหาต่างๆในเรื่องของการจองห้องประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งเสริมทำให้อัตราการใช้ห้องประชุมดียิ่งขึ้น เพิ่ม Productivity ที่ดีให้กับพนักงาน สามารถจองห้องประชุมจากที่ไหนก็ได้ง่ายๆ ผ่านมือถือ

2. ระบบจดจำใบหน้า (Facial Recognition Access Control)

ความปลอดภัยและความสะอาดเป็นสิ่งที่สำคัญมากในยุคปัจจุบัน นอกจากจะช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับพื้นที่บริเวณต่างๆแล้ว ยังเป็นช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับพนักงาน ผ่านการเข้าออกอาคารแบบไร้สัมผัส ตอบโจทย์ Touchless Technology

รวมถึงคุณสามารถเชื่อมต่อเทคโนโลยีเข้ากับระบบจองห้องประชุม Meet in Touch ของเราได้อีกด้วย ช่วยให้การเช็คอินเพื่อเข้าใช้ห้องประชุม เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว สะดวก ปลอดภัย ในเวลาแค่ไม่กี่วินาที

3. ระบบควบคุมแสงสว่าง (Lighting Automation Control)

การนำเทคโนโลยีเซนเซอร์ IoT มาใช้ในการควบคุมแสงสว่างหรือเปิดปิดไฟอัตโนมัติจะช่วยทำให้องค์กรสามารถควบคุมแสงสว่างภายในอาคารได้จากระบบเดียว ช่วยลดค่าใช้จ่ายในกรณีที่ไม่มีผู้ใช้งาน รวมถึงสามารถนำมาเชื่อมต่อกับระบบจองห้องประชุม Meet in Touch ได้ง่ายๆ ในกรณีที่ไม่มีผู้ใช้งาน สามารถตั้งค่าระบบให้ปิดไฟอัตโนมัติได้ เป็นต้น

4. ตู้ล็อคเกอร์อัจฉริยะ (Smart Locker)

การนำระบบตู้ล็อคเกอร์อัจฉริยะเข้ามาใช้ช่วยทำให้พนักงานสามารถเก็บของใช้ได้อย่างปลอดภัยด้วยตนเอง ผู้ดูแลระบบสามารถปรับเปลี่ยนตู้ล็อคเกอร์แบบถาวรหรือแบบชั่วคราวได้ง่ายๆผ่านระบบหน้าจออัจฉริยะ รวมถึงการตั้งค่าอื่นๆในระบบจากที่ไหนก็ได้ผ่านระบบ Cloud รองรับการทำงานรูปแบบใหม่ในอนาคต รวมถึงตู้ล็อคเกอร์ควรที่จะรองรับขนาดที่หลากหลายเพื่อตอบโจทย์ทุกการใช้งานของพนักงาน

5. ระบบบันทึกผู้มาติดต่อ (Visitor Management System)

นอกจากเทคโนโลยีภายในออฟฟิศสำหรับพนักงานแล้ว อีกส่วนหนึ่งที่องค์กรให้ความสำคัญคือ บริเวณ Lobby ต้อนรับแขกผู้มาติดต่อ องค์กรสามารถนำระบบบันทึกผู้มาติดต่อเข้ามาบริหารจัดการแขกผู้มาติดต่อในการลงทะเบียนข้อมูล รวมถึงเป็นระบบที่ใช้ในการแจ้งเตือนพนักงานภายในเมื่อผู้มาติดต่อมาถึงแล้ว ช่วยองค์กรสามารถเพิ่มความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เพื่อป้องกันคนแปลกหน้าอีกด้วย

6. ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง (Workplace Managment System)

จากเทรนด์ Hybrid Office ที่ทำให้ ออฟฟิศไม่ได้เป็นสถานที่ทำงานเพียงแห่งเดียวอีกต่อไป พนักงานมีอิสระในการเลือกที่ทำงานมากยิ่งขึ้น เมื่อองค์กรปรับลดพื้นที่ทำงานโต๊ะทำงานประจำลง และเพิ่มพื้นที่โต๊ะทำงานส่วนกลางมากยิ่งขึ้น ประกอบกับมีระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง หรือที่เรียกว่า Hot Desk Booking System เข้ามาจัดการจะช่วยทำให้ พนักงานสามารถจองโต๊ะทำงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว สามารถวางแผนก่อนการเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศได้ รวมถึงองค์กรสามารถลดค่าเช่าพื้นที่ลงได้ จากข้อมูลวิเคราะห์เชิงลึกจากระบบ

สรุป

จากสถานการณ์ COVID-19 ได้พิสูจน์แล้วว่าการทำงานในออฟฟิศนั้นยังคงมีความจำเป็น ดังนั้นองค์กรต่างๆควรกลับมาให้ความสำคัญและลงทุนในเรื่องของเทคโนโลยี Smart Office เพื่อบริหารจัดการทุกพื้นที่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์รูปแบบออฟฟิศที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วในอนาคต

สำหรับบริษัทใดที่ต้องการจะติดต่อสอบถามเรื่องของเทคโนโลยี Smart Office ต่างๆ สามารถติดต่อได้ที่ 096-9595-193 หรือ contact@exzy.me เรามีทีมงานที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญในการติดตั้งระบบ Smart Office ให้กับองค์กรชั้นนำต่างๆมามากกว่า 200 บริษัท ที่พร้อมจะให้คำแนะนำและคำปรึกษาในเรื่องของเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์กับความต้องการของคุณมากที่สุด