หลายๆคนคงคุ้นหูกับคำว่า Smart Office กันมานานแล้ว และในตอนนี้ก็เป็นยุคของการใช้เทคโนโลยี Smart Office อย่างเต็มตัวแล้ว แต่จริงๆแล้วคำนี้มีความหมายว่าอย่างไร และอะไรบ้างที่จะช่วยทำให้ออฟฟิศกลายมาเป็นออฟฟิศอัจฉริยะ รวมถึงมีประโยชน์อะไรบ้าง มาพบกับคำตอบได้ในบทความนี้ได้เลยครับ
Table of Contents
SMART OFFICE คืออะไร?
Smart Office คือ ออฟฟิศที่มีการนำเทคโนโลยีมาใช้พัฒนาหรือปรับปรุงพื้นที่โดยรวมช่วยแก้ปัญหาต่างๆในพื้นที่ทำงาน หรือลดขั้นตอนต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้ดีและเร็วมากยิ่งขึ้น โดยการจะทำ Smart Office ให้ประสบความสำเร็จนั้นจะต้องคำถึง 3 ปัจจัย ดังนี้
- People : พนักงานในองค์กรจะต้องมีความพร้อมในการเปลี่ยนแปลงต่อเทคโนโลยีและรูปแบบการทำงานใหม่ๆ เช่น Activity-based Working หรือ Agile Working เป็นต้น
- Place : พื้นที่ภายในออฟฟิศ ไม่ว่าจะเป็นการจัดผังภายในออฟฟิศให้สอดคล้องกับรูปแบบออฟฟิศที่เปลี่ยนไป อย่างเช่น Hybrid Office หรือ Satellite Office เป็นต้น
- Technology : เทคโนโลยีที่จะเข้ามาเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการพื้นที่ภายในออฟฟิศทั้งหมดได้อย่างเป็นระบบ
5 ประโยชน์ของ SMART OFFICE
การเปลี่ยนแปลงออฟฟิศของคุณนั้นให้เป็น Smart Office มีประโยชน์ต่อองค์กรและพนักงานมากมายทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ดังนี้
1. การทำงานร่วมกันดียิ่งขึ้น
ปัจจุบันลักษณะงานจำเป็นที่จะต้องทำงานร่วมกันมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นภายในทีม หรือแต่ละแผนก เป็นต้น เพื่อต่อยอดไอเดียของกันและกันและพัฒนานวัตกรรม การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย อย่างเช่น ระบบจองห้องประชุม “Meet in Touch” ที่จะช่วยทำให้พนักงานสามารถหาและจองพื้นที่ห้องประชุมภายในออฟฟิศได้อย่างง่ายดายมากยิ่งขึ้น ลดเวลาในการหาห้องประชุมและทำให้การเริ่มต้นการประชุมหรือการทำงานร่วมกันเป็นไปได้อย่างราบรื่น
2. เพิ่ม Productivity ในการทำงาน
หนึ่งในเหตุผลทีได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในการนำระบบ Smart Office เข้ามาใช้ คือ การพัฒนา Productivity เพิ่มมากยิ่งขึ้น หมายถึงการลดขั้นตอนต่างๆที่ไม่เกี่ยวกับงานให้ได้มากสุด ยกตัวอย่างเช่น การหาห้องประชุม หลายคนคงเคยเจอกับปัญหาการหาห้องประชุมที่ต้องใช้เวลานาน หรือปัญหาการจองห้องประชุมแล้วไม่มีคนใช้ ทำให้ต้องเสียเวลาในการติดต่อไปยังเจ้าของห้อง หรือในบางกรณีอาจจะจำเป็นที่จะต้องเช่าห้องประชุมที่อื่นในตึกเดียวกัน เป็นต้น หรือในกรณีที่ออฟฟิศเป็นรูปแบบ Flexible Workplace หากไม่มีระบบเข้ามาจัดการการหาตำแหน่งโต๊ะทำงานส่วนกลาง รวมถึงการหาตำแหน่งของเพื่อนร่วมงาน ก็สามารถทำได้ยาก ส่งผลทำให้สูญเสียเวลาไปอย่างมากในแต่ละสัปดาห์ หรือแต่ละเดือน
3. เพิ่มอัตราการใช้งานภายในออฟฟิศให้ดียิ่งขึ้น
โจทย์ใหญ่ของผู้ดูแลอาคาร หรือผู้บริหารคือการที่ต้องการจะทำให้พื้นที่ภายในออฟฟิศถูกใช้ได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด การนำระบบ Smart Office มาใช้จะช่วยเปลี่ยนพื้นที่บริเวณต่างๆที่ถูกใช้อย่างไม่ถูกต้อง หรือไม่เต็มประสิทธิภาพมาพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น ยกตัวอย่างเช่น กรณีห้องประชุมที่ถูกจองแล้วไม่ได้ใช้ หรือที่เรียกว่า No-Show การนำระบบจองห้องประชุมเข้ามาแก้ปัญหาในส่วนนี้จะช่วยทำให้มีห้องประชุมว่างมากยิ่งขึ้น
4. เข้าใจการใช้งานพื้นที่โดยละเอียด
การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้จะช่วยทำให้องค์กรสามารถเก็บข้อมูลการใช้งานจริงในพื้นที่บริเวณต่างๆของพนักงานได้อย่างแม่นยำ ช่วยทำให้รู้ว่าการปรับปรุงออฟฟิศในอนาคตจำเป็นที่จะต้องปรับปรุงไปในทิศทางใด เช่น องค์กรควรจะแบ่งห้องประชุมขนาดใหญ่ออกเป็นสองห้องย่อยหรือไม่ พื้นที่โต๊ะทำงานส่วนกลางมีอัตราการใช้มากน้อยเป็นอย่างไร เป็นต้น การมีข้อมูลต่างๆเหล่านี้เป็นเรื่องที่สำคัญที่จะช่วยทำให้องค์กรไม่ต้องคาดเดาอีกต่อไปในอนาคต
5. ดึงดูดพนักงานใหม่และรักษาพนักงานเดิม
การที่องค์กรให้ความสำคัญและใส่ใจในเรื่องของเทคโนโลยี รวมไปถึงการปรับปรุงพัฒนาพื้นที่ภายในบริเวณออฟฟิศให้ดียิ่งขึ้น หรือรองรับการทำงานรูปแบบใหม่ๆมากยิ่งขึ้น อย่างเช่น พื้นที่ทำงานส่วนกลาง พื้นที่ Common Area การติดตั้ง Phone Booth สำหรับพนักงานที่ต้องการความเป็นส่วนตัว เป็นต้น สิ่งต่างๆเหล่านี้จะช่วยส่งผลทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และเกิดไอเดียใหม่ๆในการทำงานมากยิ่งขึ้น รวมถึงยังเป็นการดึงดูดคนรุ่นใหม่หรือพนักงานใหม่ให้สนใจอยากเข้าร่วมงานกับองค์กรของคุณมากยิ่งขึ้น
6 ตัวอย่างเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์ SMART OFFICE
1. ระบบจองห้องประชุมอัจฉริยะ (Smart Meeting Room Booking System)
การติดตั้งระบบจองห้องประชุมจะช่วยทำให้องค์กรสามารถจัดการปัญหาต่างๆในเรื่องของการจองห้องประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งเสริมทำให้อัตราการใช้ห้องประชุมดียิ่งขึ้น เพิ่ม Productivity ที่ดีให้กับพนักงาน สามารถจองห้องประชุมจากที่ไหนก็ได้ง่ายๆ ผ่านมือถือ
2. ระบบเข้าออกอาคารแบบจดจำใบหน้า (Facial Recognition Access Control)
ความปลอดภัยและความสะอาดเป็นสิ่งที่สำคัญมากในยุคปัจจุบัน นอกจากจะช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับพื้นที่บริเวณต่างๆแล้ว ยังเป็นช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับพนักงาน ผ่านการเข้าออกอาคารแบบไร้สัมผัส ตอบโจทย์ Touchless Technology
รวมถึงคุณสามารถเชื่อมต่อเทคโนโลยีเข้ากับระบบจองห้องประชุม Meet in Touch ของเราได้อีกด้วย ช่วยให้การเช็คอินเพื่อเข้าใช้ห้องประชุม เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว สะดวก ปลอดภัย ในเวลาแค่ไม่กี่วินาที
3. ระบบประชุมทางไกลอัจฉริยะ (Smart Video Conference)
ระบบประชุมทางไกลผ่านวิดีโอเป็นส่วนสำคัญของสำนักงานอัจฉริยะยุคใหม่ ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้จากทุกที่ เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร ลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง และสร้างสมดุลระหว่างชีวิตกับงาน ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรที่ยืดหยุ่นและทันสมัย
4. ตู้ล็อคเกอร์อัจฉริยะ (Smart Locker)
การนำระบบตู้ล็อคเกอร์อัจฉริยะเข้ามาใช้ช่วยทำให้พนักงานสามารถเก็บของใช้ได้อย่างปลอดภัยด้วยตนเอง ผู้ดูแลระบบสามารถปรับเปลี่ยนตู้ล็อคเกอร์แบบถาวรหรือแบบชั่วคราวได้ง่ายๆผ่านระบบหน้าจออัจฉริยะ รวมถึงการตั้งค่าอื่นๆในระบบจากที่ไหนก็ได้ผ่านระบบ Cloud รองรับการทำงานรูปแบบใหม่ในอนาคต รวมถึงตู้ล็อคเกอร์ควรที่จะรองรับขนาดที่หลากหลายเพื่อตอบโจทย์ทุกการใช้งานของพนักงาน
5. ระบบบันทึกผู้มาติดต่อ (Visitor Management System)
นอกจากเทคโนโลยีภายในออฟฟิศสำหรับพนักงานแล้ว อีกส่วนหนึ่งที่องค์กรให้ความสำคัญคือ บริเวณ Lobby ต้อนรับแขกผู้มาติดต่อ องค์กรสามารถนำระบบบันทึกผู้มาติดต่อเข้ามาบริหารจัดการแขกผู้มาติดต่อในการลงทะเบียนข้อมูล รวมถึงเป็นระบบที่ใช้ในการแจ้งเตือนพนักงานภายในเมื่อผู้มาติดต่อมาถึงแล้ว ช่วยองค์กรสามารถเพิ่มความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เพื่อป้องกันคนแปลกหน้าอีกด้วย
6. ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง (Workplace Managment System)
จากเทรนด์ Hybrid Office ที่ทำให้ออฟฟิศไม่ได้เป็นสถานที่ทำงานเพียงแห่งเดียวอีกต่อไป พนักงานมีอิสระในการเลือกที่ทำงานมากยิ่งขึ้น เมื่อองค์กรปรับลดพื้นที่ทำงานโต๊ะทำงานประจำลง และเพิ่มพื้นที่โต๊ะทำงานส่วนกลางมากยิ่งขึ้น ประกอบกับมีระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง หรือที่เรียกว่า Hot Desk Booking System เข้ามาจัดการจะช่วยทำให้พนักงานสามารถจองโต๊ะทำงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว สามารถวางแผนก่อนการเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศได้ รวมถึงองค์กรสามารถลดค่าเช่าพื้นที่ลงได้ จากข้อมูลวิเคราะห์เชิงลึกจากระบบ
สรุป
จากสถานการณ์ COVID-19 ได้พิสูจน์แล้วว่าการทำงานในออฟฟิศนั้นยังคงมีความจำเป็น ดังนั้นองค์กรต่างๆควรกลับมาให้ความสำคัญและลงทุนในเรื่องของเทคโนโลยี Smart Office เพื่อบริหารจัดการทุกพื้นที่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์รูปแบบออฟฟิศที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วในอนาคต
สำหรับบริษัทใดที่ต้องการจะติดต่อสอบถามเรื่องของเทคโนโลยี Smart Office ต่างๆ สามารถติดต่อได้ที่ 096-9595-193 หรือ contact@exzy.me เรามีทีมงานที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญในการติดตั้งระบบ Smart Office ให้กับองค์กรชั้นนำต่างๆมามากกว่า 350 บริษัท ที่พร้อมจะให้คำแนะนำและคำปรึกษาในเรื่องของเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์กับความต้องการของคุณมากที่สุด