Webinar Smart Office

มาเกาะติดเทรนด์ Smart Workplace Technology ที่สามารถปรับใช้ได้จริงกับองค์กรหัวสมัยใหม่ ! มาดูกันว่าออฟฟิศยุค Next Normal จะมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง

เมื่อวันที่ 25 มีนาคมที่ผ่านมา Exzy โดย คุณลิ้งค์-จอมทรัพย์ สิทธิพิทยา CEO และ Co-Founder ได้ร่วมบรรยายในงาน Webinar “Tech Talk Thai Virtual Summit” Concept “Enterprise Tech & Innovation” ในหัวข้อ “The Smart Workplace Post COVID-19 : How Tech Can Help”

คุณลิ้งค์ – จอมทรัพย์ สิทธิพิทยา ได้อัปเดตเทรนด์ต่างๆเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของพื้นที่สำนักงานแบบใหม่ที่เกิดจากผลกระทบในเรื่องของ COVID-19 และวิธีการทำ Smart Workplace พร้อมกับยกตัวอย่างกรณีศึกษาจากบริษัทชั้นนำ ที่ประสบความสำเร็จในการทำ Workplace Transformation โดยใช้เทคโนโลยีต่างๆจากแบรนด์ “Exzy Workplace Plus”

วันนี้เราจึงอยากสรุปให้ทุกคนได้อ่านกันอีกครั้ง มาดูกันว่าเทคโนโลยีต่างๆนั้นมีอะไรกันบ้างและองค์กรต้องปรับตัวอย่างไร

เมื่อรูปแบบ ออฟฟิศ ไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป

จากสถานการณ์ COVID-19 ทำให้ออฟฟิศในยุคใหม่ต้องปรับตัว ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบการทำงานและสถานที่ทำงาน ทำให้เกิดวิถีการทำงานรูปแบบใหม่ที่เรียกว่า “Hybrid Workplace” การผสมผสานระหว่างการทำงานที่ออฟฟิศ และการทำงานได้จากที่ไหนก็ได้ (Remote Working) การมีพื้นที่ทำงานแบบนี้ทำให้องค์กรได้ใช้พื้นที่ได้อย่างเต็มที่และเกิดประโยชน์สูงที่สุด ปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงานนั้นมี ดังนี้

  • ต้องการลดค่าใช้จ่าย – ปัจจุบันหลังจากที่เริ่มมีการกลับเข้ามาทำงานในออฟฟิศแล้ว ทำให้มูลค่าราคาค่าเช่าพื้นที่นั้นกลับเริ่มมีราคาที่สูงขึ้น และด้วยผลกระทบทางเศรษฐกิจ ทำให้ในหลายๆ องค์กรนั้นมีความต้องการที่จะลดพื้นที่ทำงานลง
  • ต้องการดึงดูดคนเก่งเข้ามาทำงาน – Gen Z หรือเด็กรุ่นใหม่กำลังเข้าสู่วัยทำงาน ซึ่งเป็นกำลังหลักขององค์กรต่างๆ ดังนั้นองค์กรต้องปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำให้น่าทำงาน ทันสมัย เพื่อดึงดูดคนทำงานรุ่นใหม่ และเป็นการรักษาพนักงานที่อยู่ก่อนแล้วให้มี Engagement ที่ดียิ่งขึ้น
  • สร้างพื้นที่ทำงานร่วมกัน – การที่มีพื้นที่ทำงานร่วมกัน หรือพื้นที่ทำงานส่วนกลางทำให้องค์กรนั้นสามารถลดค่าใช้จ่ายได้โดยการลดพื้นที่โต๊ะทำงานประจำ และยังเป็นการทำให้พนักงานได้ทำงานร่วมกันกับแผนกอื่นๆ ได้เป็นการส่งเสริมสร้างไอเดียใหม่ๆ ร่วมกัน ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
  • ส่งเสริมภาพลักษณ์ให้กับบริษัท – การนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการจัดการพื้นที่นั้นจะช่วยให้เกิดประสิทธิภาพให้การทำงาน และยังส่งเสริมภาพลักษณ์ให้กับองค์กรดูทันสมัย น่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น

เทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการได้อย่างไร

smart office technology

จากปัจจัยที่กล่าวมาข้างต้น และสถานการณ์ปัจจุบันที่ทุกองค์กรจะต้องปรับตัวและคำนึงความปลอดภัยในออฟฟิศมากขึ้น ทำให้เทคโนโลยีต่างๆ นั้นเข้ามามีบทบาทที่สำคัญอย่างมาก อีกทั้งยังช่วยให้การกลับมาทำงานในออฟฟิศนั้นมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งในประเด็นนี้คุณลิ้งค์ได้ให้ความเห็นว่า


“ Exzy ได้มองเห็นถึงแนวโน้ม และปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น จึงคิดคิดค้นและพัฒนาเทคโนโลยีโซลูชัน ที่จะมาปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงานแบบ Traditional ให้กลายเป็น Smart Office อย่างครบวงจร ”

โดย Exzy ได้มองว่าในอนาคตนั้นพื้นที่ในออฟฟิศจะแบ่งแยกพื้นที่ ออกได้ประมาณ 3 โซนหลักๆ เช่น โซน Public (บริเวณทางเข้า), โซน Semi-Public (บริเวณส่วนกลาง) และโซน Private (บริเวณภายใน) โดยภายในแต่ละโซนนั้นควรที่จะต้องมี Solution Technology มาช่วยในการบริหารจัดการให้เป็นระบบ ดังนี้

Visitar – ระบบบันทึกข้อมูลผู้มาติดต่อภายในบริษัท ทำให้องค์กรสามารถทราบได้ทันทีว่ามีใครที่เข้ามาภายในอาคารบ้าง และสามารถเชื่อมต่อกับระบบ Access Control ของอาคารหรือระบบ Face Recognition ได้ เป็นระบบที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยในพื้นที่มากยิ่งขึ้น

Hot Desk Booking

Co Desk – ระบบจองโต๊ะทำงานส่วนกลาง เป็นระบบที่จะมาช่วยทำให้การจองโต๊ะ Hot Desk เป็นระบบมากยิ่งขึ้น ง่ายต่อการจัดการพื้นที่ทำงาน สามารถที่จะระบุตำแหน่งของพนักงานได้ว่าอยู่ตรงไหน ยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบอีเมลขององค์ที่มีอยู่ได้ เช่น Gmail, O365, หรือ Outlook เป็นต้น เพื่อให้พนักงานทราบข้อมูลและเวลาในการจองที่นั่ง ซึ่งสอดคล้อง New Normal ที่จะเป็นการกระจายพื้นที่การทำงานของพนักงานได้อีกด้วย

ระบบจองห้องประชุม

Meet in Touch – ระบบจองห้องประชุม ระบบที่จะเข้ามาช่วยบริหารจัดการห้องประชุมได้แบบทันสมัย ช่วยแก้ไขปัญหาการจองซ้ำ จองซ้อน หรือจองแล้วไม่มีคนมาใช้ห้องประชุม ระบบจองห้องประชุมของเรานั้นทำให้เกิดประสิทธิภาพในการประชุมมากยิ่งขึ้น โดยถ้าหากผู้ที่จองห้องประชุมไม่มา Check in ภายใน 15 นาที ห้องประชุมนั้นก็จะถูกตัดให้ว่างอัตโนมัติ

Lockerspace – ระบบ Smart Locker อัฉริยะที่มาพร้อม Face Recognition System ใช้ยืนยันตัวตนแทนการใช้กุญแจ และยังรองรับระบบ QR Code และบัตรพนักงานได้ในระบบเดียว ซึ่งระบบนี้จะช่วยรองรับการทำงานแบบ Agile และมีระบบบันทึกข้อมูลการใช้งานได้ เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัย

“การทำงานในยุค Next Normal นั้นจะเปลี่ยนไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ออฟฟิศจะ Transform เป็นรูปแบบของ Hybrid Workplace และ Technology จะกลายเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับออฟฟิศในยุคนี้”- คุณลิ้งค์ จอมทรัพย์ สิทธิพิทยา 

กรณีศึกษาจากบริษัทชั้นนำ

Empire Tower KPMG

คุณลิ้งค์ได้ยกตัวอย่างการปรับพื้นที่ทำงานจากบริษัทชั้นนำอย่าง KPMG บริษัท Auditor Top 4 ของโลก ทาง KPMG นั้นเริ่มจากการอยากลดขนาดของพื้นที่ทำงานลง บนตึก Empire Tower เพราะพนักงานในบางแผนกนั้นไม่จำเป็นต้องอยู่ออฟฟิศตลอดเวลา ทางบริษัทเลยทำการ Renovate ปรับเปลี่ยนพื้นที่ให้เป็น Hot Desk มากยิ่งขึ้น

เดิมทาง KPMG มีพนักงานอยู่ทั้งหมดราวๆ 1,200 คน และอยากจะรับพนักงานเพิ่มเป็น 1,600 คน ซึ่งทาง KPMG ได้เลือกใช้ระบบจองโต๊ะส่วนกลาง (Co Desk) จาก Exzy ที่มาทำให้การจองโต๊ะทำงานส่วนกลางอย่างเป็นระบบและยังช่วยให้ทราบถึง Usage Data ในพื้นที่ ทำให้ KPMG นั้นสามารถประหยัดค่าเช่าพื้นที่ไปได้หลายสิบล้าน และยังสามารถรองรับพนักงานเพิ่มได้อีกในอนาคต
จากกรณีนี้จะเห็นได้ว่าพื้นที่ที่มีอยู่นั้นอาจจะเพียงพออยู่แล้วหรือมีมากกว่าที่ต้องการ แต่เพราะองค์กรไม่มีข้อมูลอย่างแม่นยำ เพื่อวัดและประเมิน

ดังนั้นการนำระบบ Smart Workplace เข้ามาใช้ช่วยก็จะสามารถช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนปรับเปลี่ยนพื้นที่ได้อย่างตรงจุด และยังคุ้มค่าต่อการลงทุนเป็นอย่างมาก เพราะนอกจากจะช่วยในเรื่องของการลดค่าเช่าพื้นที่ที่มีแนวโน้มสูงขึ้นเรื่อยๆในแต่ละปีแล้วนั้น ยังช่วยให้พนักงานหรือคนในองค์กรมีประสบการณ์ทำงานที่ดีขึ้น ส่งเสริมภาพลักษณ์ของธุรกิจให้ดูทันสมัยมากยิ่งขึ้น

สรุป

จะเห็นได้ชัดว่าการที่มี Smart Workplace Technology เข้ามาบริหารจัดการในออฟฟิศนั้นมีประโยชน์และคุ้มค่าในหลากหลายมิติ ไม่ว่าจะเป็น การสร้างสิ่งแวดล้อมการทำงานที่ดีให้กับองค์กร เกิดประสิทธิภาพมากขึ้นในการทำงาน หรือลดค่าใช้จ่ายในระยะยาว เป็นต้น 

ดังนั้นเทคโนโลยีนั้นไม่ใช่เป็นเรื่องไกลตัวอีกต่อไป เพราะในยุค Next Normal นั้นจะทำให้รูปแบบการทำงานนั้นเปลี่ยนแปลงไป ซึ่งถ้าองค์กรหรือธุรกิจนั้นไม่ปรับตัวก็อาจจะก่อให้เกิดผลเสีย หรืออาจจะใช้พื้นที่ออฟฟิศที่มีอยู่ได้อย่างไม่คุ้มค่า