ในหลายองค์กร ห้องประชุมเป็นหนึ่งในพื้นที่ที่ถูกใช้งานบ่อยที่สุด แต่ก็มักเป็นพื้นที่ที่เกิดปัญหาในการใช้งานอยู่ไม่น้อย บางครั้งพนักงานไม่แน่ใจว่าห้องประชุมว่างอยู่หรือไม่ บางห้องถูกจองไว้แต่ไม่มีคนใช้งานจริง หรือบางครั้งการประชุมใช้เวลานานกว่าที่กำหนด แต่ไม่มีวิธีจัดการต่อเวลาที่สะดวกพอ แม้ปัญหาเหล่านี้จะดูเป็นเรื่องเล็กในแต่ละวัน แต่เมื่อเกิดขึ้นซ้ำ ๆ ก็ส่งผลต่อทั้งเวลา การทำงานของทีม และประสบการณ์การใช้งานห้องประชุมภายในองค์กรโดยตรง นี่จึงเป็นเหตุผลที่หลายองค์กรเริ่มให้ความสำคัญกับ จอหน้าห้องประชุม หรือ Meeting Room Display มากขึ้น เพราะจอหน้าห้องประชุมไม่ได้มีไว้แค่บอกว่าห้องว่างหรือไม่ว่างเท่านั้น แต่ยังช่วยให้การจองและการจัดการห้องประชุมเป็นระบบมากขึ้นด้วย จอหน้าห้องประชุม คืออะไร? จอหน้าห้องประชุม คือหน้าจอ Meeting Room Display ที่ติดตั้งอยู่บริเวณหน้าห้องประชุม เพื่อแสดงสถานะการใช้งานของห้องนั้น ๆ ให้พนักงานเห็นได้ทันที ผู้ใช้งานสามารถดูได้ว่าห้องกำลังว่าง ถูกจองไว้ หรือกำลังมีการประชุมอยู่ภายในห้อง ช่วยลดความสับสนของพนักงานที่ต้องการใช้ห้องประชุมระหว่างวัน สำหรับระบบอย่าง Meet in...

เมื่อหลายองค์กรเริ่มปรับเข้าสู่การทำงานแบบ Hybrid Working “ห้องประชุม” ก็ไม่ได้เป็นเพียงพื้นที่สำหรับนั่งประชุมในออฟฟิศเหมือนเดิมอีกต่อไป แต่กลายเป็นพื้นที่สำคัญที่ช่วยเชื่อมการทำงานของทั้งทีม onsite และ remote เข้าด้วยกัน แต่แม้หลายองค์กรจะลงทุนกับอุปกรณ์ประชุมมากขึ้น ปัญหาที่หลายคนยังเจออยู่ทุกวันกลับเป็นเรื่องพื้นฐานอย่าง ห้องประชุมถูกจองค้างไว้ ไม่รู้ว่าห้องไหนว่าง หรือเสียเวลากับการจัดการก่อนเริ่มประชุม ปัญหาเหล่านี้อาจดูเป็นเรื่องเล็ก แต่เมื่อเกิดขึ้นซ้ำ ๆ ในทุกวัน ก็ส่งผลต่อ workflow การทำงานและประสบการณ์ของพนักงานในองค์กรโดยตรง นี่จึงเป็นเหตุผลที่หลายองค์กรเริ่มให้ความสำคัญกับ Smart Meeting Room มากขึ้น เพื่อช่วยให้การใช้งานห้องประชุมเป็นระบบ ใช้งานง่าย และรองรับการทำงานในยุค Hybrid Working ได้ดีกว่าเดิม ทำไมองค์กรยุค Hybrid Working ถึงเริ่มให้ความสำคัญกับ Smart Meeting Room...

หลายองค์กรเจอปัญหา “ห้องประชุมไม่ว่าง” จนคิดว่าต้องเพิ่มห้องใหม่ หรือขยายพื้นที่เพิ่มเติม ทั้งที่สาเหตุจริงอาจไม่ใช่เรื่องจำนวนห้องเสมอไป แต่เป็นปัญหาที่ซ่อนอยู่ และเกิดขึ้นซ้ำ ๆ อย่าง Ghost Meeting หรือการจองห้องประชุมไว้แล้วไม่ได้ใช้งานจริงเมื่อห้องถูกจองค้างไว้โดยไม่มีผู้เข้าใช้ ทำให้ทีมอื่นก็ไม่สามารถเข้าใช้งานต่อได้ และเกิดภาพจำว่าห้องประชุมไม่เพียงพอ ทั้งที่ในความเป็นจริงอาจยังมีห้องว่างอยู่ ซึ่งเป็นปัญหาเกี่ยวกับต้นทุนแฝงทั้งเรื่องเวลา พื้นที่ และ Productivity ของทีมโดยไม่รู้ตัวบทความนี้จะพาคุณรู้จัก Ghost Meeting พร้อม 7 วิธีแก้ที่องค์กรสามารถเริ่มใช้ได้ทันที เพื่อให้ห้องประชุมกลับมาถูกใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น Ghost Meeting คืออะไร? ทำไมหลายองค์กรเจอโดยไม่รู้ตัว Ghost Meeting คือการจองห้องประชุมล่วงหน้าในระบบ แต่ไม่มีการเข้าใช้งานจริง หรือมีการยกเลิกหน้างานโดยไม่ได้ยกเลิกจอง หรือแจ้งให้คนอื่น ๆ ทราบ ตัวอย่างที่พบได้บ่อย เช่น...

ในวันที่การทำงานไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในออฟฟิศ และการประชุมสามารถเกิดขึ้นได้ทั้งแบบ Online และ Onsite เลยปฏิเสธไม่ได้ว่า Hybrid Work กลายเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องปรับตัว และสิ่งที่ตามมาคือความต้องการ “บริหารพื้นที่ประชุมให้คุ้มค่าและมีประสิทธิภาพที่สุด” เพราะห้องประชุม คือทรัพยากรสำคัญที่ส่งผลต่อการตัดสินใจ ประสิทธิภาพทีม และประสบการณ์การทำงานของพนักงานทุกคน ระบบจองห้องประชุมจึงเริ่มมีบทบาทมากขึ้นเรื่อย ๆ ที่ช่วยลดความวุ่นวายในการแย่งห้อง แก้ปัญหาการจองซ้ำซ้อน และให้ข้อมูลที่ผู้บริหารนำไปใช้วางแผนพื้นที่ออฟฟิศได้อย่างแม่นยำ บทความนี้จะช่วยให้คุณเห็นชัดว่า ทำไมองค์กรจำนวนมากกำลังตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้ ระบบจองห้องประชุมแบบใหม่ และ “6 สัญญาณสำคัญ” ที่บ่งบอกว่าองค์กรของคุณอาจถึงเวลาต้องอัปเกรดระบบแล้ว ทำไม “ระบบจองห้องประชุม” ถึงสำคัญกว่าเดิม? ในยุคที่ Hybrid Work กลายเป็นรูปแบบการทำงานหลักขององค์กร การบริหารจัดการห้องประชุมให้ตอบโจทย์ ไม่ใช่แค่เรื่องความสะดวก แต่เป็นหนึ่งในปัจจัยที่ส่งผลโดยตรงต่อ Productivity ของทั้งทีมและองค์กร ภาพรวมจาก...

ในปี 2024–2025 องค์กรทั่วโลกลงทุนด้าน Collaboration & Meeting Technology เพิ่มขึ้นเฉลี่ย 15–22% ตามรายงานของ Gartner: Digital Workplace Trends 2024 ซึ่งชี้ชัดว่า “ห้องประชุม” ไม่ใช่เพียงพื้นที่ประชุมอีกต่อไป แต่เป็น จุดศูนย์กลางของการตัดสินใจ การทำงานแบบ Hybrid และการสร้าง Employee Experience แต่การมีห้องประชุม “แบบเดิม” ที่ยังจองผ่าน Excel, ใช้สาย HDMI ระโยงระยาง และเกิดปัญหา No-Show สูงกว่า 20–30% ทำให้หลายองค์กรสูญเสีย Productivity โดยไม่รู้ตัว นี่คือเหตุผลที่หลายองค์กรหันมาใช้...

ในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา การประชุมขององค์กรเปลี่ยนแปลงอย่างมาก จาก “ประชุมแบบออนไซต์เป็นหลัก” สู่ยุค Hybrid ที่ต้องบริหารคนจากหลายพื้นที่พร้อมกัน ทำให้เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับ Meeting & Collaboration เติบโตแบบก้าวกระโดด อ้างอิงจาก IWMSConnect Workplace Survey (2024)72% ของปัญหาห้องประชุมเกิดจาก “ปฏิทินไม่ตรงกัน” หรือ “ไม่รู้สถานะห้องจริง” ซึ่ง Meeting Room Display คืออุปกรณ์ที่แก้ปัญหานี้ได้โดยตรง ผ่านการแสดงสถานะ Real-Time + เชื่อมระบบจองห้องประชุมแบบอัตโนมัติ Exzy ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน Smart Office และ Smart Meeting Room...

‘การประชุม’ เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทีม การประชุมเพื่อการวางแผน การประชุมเพื่อรับฟีดแบค การประชุมแบบตัวต่อตัว การประชุมรีวิวย้อนหลังสำหรับกิจกรรมที่ผ่านมา การประชุมแบบ Stand Up หรือการประชุมใหญ่ๆอย่าง เช่น Town Hall เป็นต้น สำหรับหลายๆคน การประชุมเป็นส่วนใหญ่ของเวลาการทำงานเลยทีเดียว และในหลายๆครั้งก็อาจจะออกมาไม่ค่อยมีประสิทธิภาพซักเท่าไหร่ ซึ่งเราต่างเคยผ่านประสบการณ์ต่างๆเหล่านี้มาไม่มากก็น้อยเช่น ผู้เข้าร่วมประชุมจดจ่ออยู่กับมือถือมากกว่าการประชุม หรือผู้เข้าร่วมประชุมอธิบายรายละเอียดจนมากเกินไปจนไม่สามารถที่จะแทรกได้ หรือในบางครั้งคุณเองอาจจะถามคำถามไปยังผู้เข้าร่วมประชุมและเกิดความเงียบขึ้นมา สิ่งต่างเหล่านี้จะเป็นตัวบอกว่าเรากำลังใช้เวลาประชุมอย่างเปล่าประโยชน์ Table of Contents 1. เราจะทำอะไรเพื่อให้ทุกคนได้รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมนี้? พฤติกรรมแบบไหนทีคุณอยากเห็นเพิ่มขึ้น หรือ ลดลงในการประชุมครั้งนี้ คุณสามารถถามคำถามนี้ในที่ประชุมเพื่อเป็นการตีกรอบและถามความเห็นของทีมว่าตกลงหรือไม่อย่างไร ยกตัวอย่างเช่น ตรงประเด็น อยู่ในหัวข้อ ยกมือก่อนที่จะถาม รับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น พัก 5 นาทีหลังจากประชุม...

หนึ่งสิ่งที่เปลี่ยนแปลงอยากเห็นได้ชัดในช่วง COVID-19 คือ การประชุมที่เปลี่ยนจากเดิมแบบเห็นหน้าเปลี่ยนมาเป็นแบบออนไลน์แทน ประกอบกับช่วงที่มีนโยบายหลายๆบริษัทให้เริ่มมาตรการ Work From Home อีกด้วย ทำให้การประชุมไม่ว่าจะเป็นภายในบริษัท หรือ การประชุมภายนอกกับบริษัทอื่นๆ เปลี่ยนมาเป็นการ VDO Conference มากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ด้วยรูปแบบนี้ การประชุมออนไลน์หรือการจัด Workshop ออนไลน์จะเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตมากยิ่งขึ้น ซึ่งไม่ใช่แค่เพียงบริษัทเท่านั้น แต่การเรียนในมหาวิทยาลัย หรือโรงเรียนก็เช่นเดียวกัน ตรงนี้อาจจะส่งผลให้เป็นประโยชน์ไปยังหลายคนอีกด้วย เช่น ผู้พิการ หรือผู้ที่มีความจำเป็นต้องอยู่กับครอบครัว เป็นต้น สามารถเข้ามาร่วมการประชุมได้อย่างง่ายดาย อีกในแง่หนึ่งคือได้เป็นการทดลองรูปแบบการทำงานแบบใหม่และการประชุมออนไลน์ไปในตัวด้วย วันนี้ เรามี 7 คำแนะนำที่จะช่วยให้คุณประชุมออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเป็นคำแนะนำที่เหมาะกับการประชุมออนไลน์ขนาดเล็ก (2-25 คน) Table of Contents 1. กำหนดผู้ควบคุมการประชุม โดยปกติการประชุมแบบเห็นหน้าง่ายที่กำหนดว่าใครเป็นผู้ควบคุมการประชุม (Facilator) และบางครั้งถึงแม้ไม่มีผู้ควบคุมการประชุมก็สามารถดำเนินการประชุมได้ไม่ยาก แต่เมื่อเป็นการประชุมออนไลน์ ผู้ควบคุมการประชุมต้องมีทักษะและควบคุมการประชุมให้อยู่ในเนื้อหาหรือหัวข้อการประชุม เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างเต็มประสิทธิภาพในเวลาที่เหมาะสม 2. เสียงเป็นเรื่องที่สำคัญ ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเสียงในการประชุมออนไลน์เป็นเรื่องที่สำคัญมาก เราสามารถปรับปรุงเรื่องเหล่านี้ได้โดยการมีหูฟัง หรือไมโครโฟนแยก รวมไปถึงการปิดเสียงในช่องของตัวเองเมื่อไม่ได้พูดซึ่งตรงนี้จะช่วยให้ผู้อื่นได้ยินเสียงของผู้ที่กำลังพูดได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงการอยู่ในสถานที่ที่ไม่มีเสียงรบกวนมากนักระหว่างการประชุมออนไลน์ 3. การยกมือหรือมีลำดับในการพูด คำแนะนำนี้อาจจะดูเหมือนว่ากลับไปเป็นเด็กๆซักหน่อย แต่ก็ช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างมีระเบียบ โดยการยกมือเมื่อต้องการจะพูด  โดยบางโปรแกรมอาจจะมีการเตรียมปุ่มไว้สำหรับกรณีนี้ หรือมีอีกทริคทำให้ได้ง่ายๆ คือการส่ง Emoji เป็นรูปมือ เพื่อให้ผู้ควบคุมการประชุมรับทราบ 4. เทคโนโลยี VDO CONFERENCES ต่างๆใช้งานได้ดีในปัจจุบัน เราไม่จำเป็นต้องซีเรียสกับซอฟต์แวร์ เกี่ยวกับ VDO Conference มากนัก ถ้าเราเจอโปรแกรมที่ตอบโจทย์เรา แนะนำว่าให้ใช้ต่อไปได้เลยครับ แต่ถ้าคุณยังไม่เจออันที่ถูกใจ เราแนะนำ Google Hangouts หรือ Zoom โดยใช้งานง่าย สะดวก รองรับการใช้งาน Application บนมือถือ หรือ Tablets (คำแนะนำของเรา คือ Google Hangout จะเหมาะกับประชุมที่ไม่เกิน 8 คน ส่วน Zoom สามารถรองรับการประชุมจำนวนที่ใหญ่กว่า) Hangout – เป็นโปรแกรมประชุมออนไลน์ในรูปแบบองค์กรบนรูปแบบเว็บ สามารถสร้างการประชุมได้ง่ายๆจาก Calendar เพียงแค่สร้าง Calendar บน Google จากนั้นกด “Add Conferencing” จากนั้น Google จะสร้างลิ้งค์ Google Hangout โดยอัตโนมัติ (ตามรูปด้านล่าง) Zoom – มีทั้งแบบฟรี และแบบ จ่ายรายเดือนสำหรับการจัดการประชุมออนไลน์ที่นานกว่า 45 นาที โดยสามารถกำหนด URL เพื่อให้ง่ายต่อทุกคนในการใช้ลิ้งค์เดียวกันอีกด้วย 5. การแชร์โน้ตออนไลน์ อีกหนึ่งความสามารถที่ตอบโจทย์กับการประชุมออนไล์เป็นอย่างมาก โดยอาจจะเป็นการแชร์โน้ตผ่าน Google Docs เป็นต้น เพื่อให้ทุกคนในการประชุมสามารถเห็นร่วมกัน โดยผู้ควบคุมการประชุมอาจจะเป็นคนที่กำหนด Agenda และนำหัวข้อมาปรึกษากันในที่ประชุมได้อย่างครบถ้วน 6. เรื่องเล็กๆน้อยที่ไม่เล็กน้อย บางครั้งก็สร้างความแตกต่างได้เหมือนกันโดยเฉพาะคนที่ต้องมีการประชุมบ่อยๆ นี่คือคำแนะนำเล็กๆน้อยๆที่เราอยากให้คุณใส่ใจ...

ใครกำลังจะทำพรีเซนท์นำเสนอผลงานกับหัวหน้าหรือไปเสนองานลูกค้าไหมคะ เรามีหลักการดี ๆ สำหรับการทำพรีเซนท์ให้น่าสนใจและมีคุณภาพกันค่ะ Table of Contents จำนวนสไลด์ พยายามทำให้จำนวนหน้าของสไลด์น้อยที่สุด ยิ่งจำนวนหน้าเยอะ คนฟังก็ยิ่งสนใจน้อยลง น้อยแต่มีคุณภาพดีกว่าค่ะ ฟอนต์ตัวอักษร เลือกฟอนต์ที่อ่านง่าย สามารถอ่านได้จากไกล ๆ หลีกเลี่ยงฟอนต์ที่ตัวแคบ ๆ หรือฟอนต์ลูกเล่น สำหรับเนื้อหายาว ๆ เพราะอ่านยาก พยายามใช้ฟอนต์เดียวกันทั้งสไลด์ หรือถ้าอยากสร้างลูกเล่น ก็ไม่ควรเกิน 3 ฟอนต์ เยอะไป มันก็รกเหมือนกันนะ ฟอนต์ที่ไม่มีเชิง (Sans Serif Font) เหมาะกับการนำเสนอผลงาน มากกว่าฟอนต์ที่มีเชิง (Serif Font) แต่ก็ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมด้วยนะ ฟอนต์ไม่มีเชิง จะให้ความรู้สึกทันสมัย...

“การค้นหาไอเดีย” ถือเป็นเรื่องที่หลายๆองค์กรให้ความสำคัญเป็นอันดับต้นๆในการทำงาน เพราะไอเดียที่ได้มานั้นมักจะนำมาซึ่งประโยชน์มากมาย ไม่ว่าจะเป็น วิธีการทำงาน, วิธีแก้ปัญหา เป็นต้น ประโยชน์ที่ว่านี้สามารถเรียกรวมๆกันได้ว่า วิธีสร้างผลกำไรให้กับองค์กรนั่นเอง วันนี้ Meet in Touch จะขอพาทุกคนไปทำความรู้จักกับอีกหนึ่งวิธีค้นหาไอเดีย การระดมความคิด หรือที่หลายคนเรียกว่า Brainstorming นั่นเอง Brainstorming คืออะไร? มีประโยชน์อย่างไร? ทำไมถึงควรรู้จักและเข้าใจ? ไปร่วมหาคำตอบพร้อมๆกันเลย! Table of Contents BRAINSTORMING คืออะไร? การทำ Brainstorm คือ การระดมสมองร่วมกันเป็นกลุ่ม เพื่อให้เกิดชุดความคิดใหม่ๆ โดยการเปิดกว้างอย่างอิสระในการเสนอความคิดเห็นของผู้เข้าร่วม Brainstorm ไม่ว่าจะเป็นแนวคิดที่ดูเป็นไปไม่ได้ หรือดูแปลกไปจากความเป็นจริงก็ตาม หลังจากนั้นจึงนำชุดความคิดดังกล่าวมาวิเคราะห์เพื่อนำไปใช้เป็นแนวทางในการแก้ปัญหาต่อไป ซึ่งหลักการสำคัญที่ใช้ในการทำ Brainstorm ตามหลักการของ อเล็กซ์...