Your privacy is important to us. We need your data just for the important process of services. Please allow if you accept the term of privacy comply with PDPA. Read term and privacy policy
Meet in Touch Logo Meet in Touch – Interactive Meeting Room Solution
  • Highlight
  • Portfolios
  • Blogs
  • Contact Us
Demo Request
Meet in Touch Logo Meet in Touch – Interactive Meeting Room Solution
  • Highlight
  • Portfolios
  • Blogs
  • Contact Us
ส่อง 4 เทคโนโลยี Smart Office ที่มาแรงที่สุดในปี 2021

ส่อง 4 เทคโนโลยี Smart Office ที่มาแรงที่สุดในปี 2021

Thanachai
Workplace Trends
28/10/2020
  • October 28, 2020
  • Workplace Trends

ส่อง 4 เทคโนโลยี Smart Office ที่มาแรงที่สุดในปี 2021

ปัจจุบันหลายองค์กรให้ความสำคัญมากยิ่งขึ้นเกี่ยวกับเทคโนโลยีออฟฟิศอัจฉริยะ (Smart Office) มากยิ่งขึ้นเพื่อตอบรับกระแสในยุคดิจิตอล ประกอบกับการแพร่ระบาดของ COVID-19 ที่ทำให้เรื่องของ Workplace เป็นเรื่องที่สำคัญควรให้ความสำคัญและวางแผนรับมือไว้เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้

โดยแนวทางที่หลายองค์กรปรับใช้คือการนำเทคโนโลยีต่างๆเพื่อเข้ามาบริหารจัดการในพื้นที่บริเวณต่างๆ อย่างเช่น ห้องประชุม พื้นที่ทำงานส่วนกลาง (Hot Desk Booking) รวมไปถึงการนำเซนเซอร์ต่างๆเข้ามาใช้ เป็นต้น

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การเลือกระบบที่เข้ามาใช้ที่ตอบโจทย์ตั้งแต่ระดับพนักงานที่ต้องสามารถทำการจองได้ด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องรวมศูนย์ไปที่คนหรือแผนกใดแผนกหนึ่งอีกต่อไป ไปถึงระดับผู้บริหารที่ต้องการข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับเชิงลึกในเรื่องของ Workplace เพื่อมาใช้ประกอบการตัดสินใจ

วันนี้เราจึงอยากชวนทุกคนมาพบกับ 4 เทคโนโลยี Smart Office ที่เราแนะนำว่าทุกออฟฟิศควรมีเพื่อตอบโจทย์กับสถานการณ์ในปัจจุบันและในอนาคต

Table of Contents

1. ระบบบริหารจัดการพื้นที่ทำงานส่วนกลาง (WORKPLACE MANAGEMENT SYSTEM)

Image link

ระบบบริหารจัดการพื้นที่ทำงานส่วนกลางถูกนำมาใช้มากยิ่งขึ้นเพื่อตอบโจทย์แนวโน้มการทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างเช่น Agile Workplace, Flexible Workplace หรือ Activitivity-based Working

ผู้บริหารสามาถตรวจสอบการใช้งานในแต่ละวันหรือแต่ละเดือนได้อย่างทันที และสามารถช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจแนวทางต่างๆที่เกี่ยวข้องกับ Workplace ได้อย่างถูกต้องและแม่นยำมากยิ่งขึ้น โดยไม่ต้องคาดเดาอีกต่อไป

ยกตัวอย่างเช่น บริษัทของคุณมีการเติบโตไปข้างหน้าอย่างรวดเร็ว คุณต้องมั่นใจได้ว่าพื้นที่ในออฟฟิศนั้นรองรับเพียงพอต่อพนักงานทุกคน และคุณต้องการจ้างที่ปรึกษาหรือพนักงานสัญญาจ้าง (Contractor) ที่อาจจะมาออฟฟิศสัปดาห์ละหนึ่งครั้งถึงสองครั้ง

ซึ่งหากไม่มีระบบเข้ามาบริหารจัดการพื้นที่ทำงานส่วนกลาง คุณอาจจะสรุปได้ว่าคุณต้องการพื้นที่สำนักงานเพิ่มมากขึ้น โดยคุณอาจจะไปเช่าพื้นที่ Co-working Space อีก 20 ที่นั่งเพื่อรองรับพนักงานกลุ่มนี้ แต่จริงๆแล้ว พื้นที่เดิมในออฟฟิศของคุณก็อาจจะเพียงพออยู่แล้วเพียงแค่คุณนำระบบมาบริหารจัดการ จะทำให้คุณรู้ได้ทันทีว่าพื้นที่ตรงไหนว่างหรือไม่ว่าง มีอัตราการใช้งานอย่างไรเป็นต้น

ข้อดีของการใช้ระบบบริหารพื้นที่ทำงานส่วนกลาง คุณสามารถเห็นได้อย่างทันทีว่าพื้นที่ทำงานส่วนกลางถูกใช้อย่างไรบ้าง เพื่อให้คุณสามารถปรับกลยุทธ์ได้อย่างตรงจุดและแม่นยำมากยิ่งขึ้น

2. เซนเซอร์อัจฉริยะ (IOT SENSORS)

Image link

ระบบบริหารพื้นที่สำนักงานสวนกลาง (Workplace Management System) เป็นระบบที่มีประโยชน์อย่างมากในการใช้บริหารจัดการพื้นที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นห้องประชุม หรือโต๊ะทำงานส่วนกลาง อย่างเช่น Hot Desk เป็นต้น

ซึ่งการต่อยอดที่จะทำให้ระบบทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น คือ การนำ “IoT Sensors” เข้ามาใช้ร่วมด้วย ตัวอย่างเช่น

การจองห้องประชุม เราทุกคนเคยอาจจะประสบปัญหาการพยายามหาห้องประชุมที่ว่างแต่ไม่มีห้องไหนที่ว่าง แต่เมื่อเราเดินไปตามห้องประชุมต่างๆ ก็พบว่าบางห้องประชุมนั้น ไม่มีผู้ใช้งานเลย เป็นต้น

เมื่อเรานำเทคโนโลยี IoT Sensors เข้ามาทำงานร่วมเพื่อให้เป็น Smart Office มากยิ่งขึ้น เช่นการตรวจจับความเคลื่อนไหว หากเซนเซอร์ระบุว่าห้องนี้ไม่มีการใช้งานภายในระยะเวลาที่กำหนด ระบบจะตัดการจองห้องประชุมห้องนี้ให้ว่างโดยอัตโนมัติ

เรื่องนี้ไม่ได้ส่งผลให้พนักงานของคุณสามารถหาห้องประชุมได้เพิ่มมากขึ้นอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังส่งผลให้ Space Utilization หรืออัตราการใช้งานห้องประชุมของคุณนั้นเพิ่มมากยิ่งขึ้นอีกด้วย ซึ่งหมายถึงอาจจะทำให้ออฟฟิศของคุณไม่ต้องสร้างห้องประชุมเพิ่มเติม เป็นต้น

3. ระบบจองห้องประชุม (MEETING ROOM BOOKING)

Image link

ระบบจองห้องประชุมในปัจจุบันจะมาพร้อมกับหน้าจอหน้าห้องประชุม (Meeting Room Display) ที่ช่วยอำนวยความสะดวกกับพนักงานสามารถค้นหาห้องประชุมที่ตรงกับความต้องการได้อย่างรวดเร็ว เช่น ความจุ หรืออุปกรณ์ต่างๆที่มีอยู่ในห้อง

และในขณะเดียวกัน ผู้ใช้งานก็สามารถจองห้องประชุมได้ทันที (Instant Booking) , Check-in ยืนยันการใช้ห้องประชุม หรือ Check-out ในกรณีที่ใช้ห้องเสร็จแล้วผ่านที่หน้าจอหน้าห้องประชุมได้อย่างทันที

ที่สำคัญ ระบบยังสามารถบันทึกการใช้งาน (Workplace Analytics) ห้องประชุมในออฟฟิศของคุณได้อย่างละเอียด ทำให้คุณสามารถมีข้อมูลจากพฤติกรรมจริงในออฟฟิศของคุณ และนำมาสู่การปรับปรุง หรือเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้

4. แอปพลิเคชันบนมือถือ (MOBILE APPLICATION)

Image link

ในยุคการทำงานแบบ Flexible Working การที่พนักงานสามารถเข้าถึงระบบการจองพื้นที่ทำงานในบริเวณต่างๆผ่านมือถือได้อย่างทันที จะช่วยให้พนักงานเห็นว่าพื้นที่ในแต่ละบริเวณนั้นมีการใช้อย่างไรบ้าง เช่น พื้นที่ทำงานส่วนกลางหรือ (Hot Desk) หรือห้องประชุม เป็นต้น

ปัจจุบัน พนักงานส่วนใหญ่ไม่ได้อยู่แค่เพียงแค่โต๊ะทำงานของตัวเองเท่านั้น บางเวลาอาจจะอยู่ในห้องประชุม บางเวลาอาจจะอยู่ในส่วนของพื้นที่ Brainstroming หรือบางเวลาอาจจะอยู่ในพื้นที่ Quiet Area เพื่อทำงานที่ต้องการใช้สมาธิสูง ลักษณะการทำงานในรูปแบบนี้ เป็นการทำงานในรูปแบบ Activity-based Working เป็นการใช้พื้นที่ที่สำนักงานที่ได้จัดเตรียมไว้ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของการทำงานนั้นๆ

การที่พนักงานสามารถเข้าถึงระบบบริหารจัดการพื้นที่ทำงานส่วนกลาง หรือระบบจองห้องประชุมผ่านมือถือได้นั้น ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานสามารถจองพื้นที่ต่างๆได้ก่อนที่จะถึงออฟฟิศ ส่งเสริม Productivity ของพนักงานให้เต็มประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

ใช้เทคโนโลยี SMART OFFICE ให้คุ้มค่ากับ WORKPLACE มากที่สุด

Image link

ในแต่ละเทคโนโลยีที่ได้กล่าวมานั้นต่างก็สามารถสร้างคุณค่าให้กับออฟฟิศคุณได้ทั้งนั้น แต่เมื่อเทคโนโลยีได้มารวมกันยิ่งส่งผลดีกับพื้นที่ในสำนักงานของคุณมากยิ่งขึ้น มาดูกันว่าเป็นอย่างไร

  1. Sensor และหน้าจอสัมผัสต่างๆ รวมไปถึง แอปพลิเคชันบนมือถือ เมื่อทำงานร่วมกัน จะคอยเก็บบันทึกข้อมูลการใช้งาน Workplace ของพนักงานได้อย่างแม่นยำ
  2. ผู้บริหารหรือผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถดูรายงานการใช้งาน (Workplace Report Analytics) ผ่านระบบได้อย่างทันที
  3. ผู้บริหารสามารถตอบสนองต่อแนวโน้ม เทรนด์ต่างๆเกี่ยวกับ Workplace ที่ครบวงจรมากยิ่งขึ้น เช่น การปรับอัตราการใช้งานออฟฟิศให้ดียิ่งขึ้น การจองห้องประชุม การสั่งอาหาร หรือยืมอุปกรณ์ผ่านในระบบเดียว เป็นต้น
  4. พนักงานสามารถใช้ระบบหรือ Kiosk เพื่อเป็นตัวช่วยในการตัดสินใจในการใช้งานพื้นสำนักงาน

ความสัมพันธ์ระหว่างผู้คน เทคโนโลยี และข้อมูลต่างๆมากมาย ช่วยให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนออฟฟิศของคุณไปตามความต้องการของพนักงานของคุณได้ รวมไปถึงกลยุทธ์ต่างๆเพื่อให้คุณสามารถปรับขนาดพื้นที่ออฟฟิศให้กับเหมาะสมกับการใช้งานมากที่สุดได้

และนี่คือ 4 เทคโนโลยี Smart Office ที่จะช่วยให้ออฟฟิศของคุณล้ำสมัยและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์ทั้งในส่วนของผู้บริหารและตอบโจทย์ในส่วนของพนักงานที่ต้องการเข้าใช้พื้นที่อีกด้วย

สำหรับใครที่กำลังมองหาระบบจองห้องประชุมออนไลน์ อย่าลืมเลือกใช้งาน ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch ระบบจองห้องประชุมออนไลน์ที่จะทำให้องค์กรของคุณมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น (คลิกเพื่อติดตามข้อดีของระบบจองห้องประชุม Meet in Touch)

-
Share on Facebook Share on X

Continue Reading

Previous post

มาทำความรู้จักกับ Satellite Office รูปแบบออฟฟิศที่น่าจับตามองในปี 2020

Next post

Exzy จัดเต็มเทคโนโลยี Smart Workplace ในงาน Thaioil Learning and Innovation Day 2020

Resources

Portfolios
Blogs

Company

บริษัท เอ็กซ์ซี จำกัด
55 ซอยไพศาล แขวงห้วยขวาง
เขตห้วยขวาง กรุงเทพมหานคร 10310

Email : contact@exzy.me
Tel : 095-919-1963

Facebook Youtube Envelope Instagram

Exzy Co., Ltd. © All rights reserved