ระบบจองห้องประชุมออนไลน์

การประชุม คือหนึ่งในกิจกรรมสำคัญที่ขาดไม่ได้ของทุกบริษัท แต่! ปัญหาก็คือวิธีการจองห้องประชุมแบบเดิมๆ ที่แต่ละฝ่ายต้องจองห้องประชุมผ่าน operator อาจมีความล่าช้า เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ไม่เป็นระเบียบ และยังไม่สามารถตรวจสอบล่วงหน้าได้ว่าวันและเวลาที่เราต้องการใช้ห้องประชุมนั้นมีห้องว่างหรือไม่

จะดีกว่าไหม…หากบริษัทของคุณเปลี่ยนจากการจองห้องประชุมแบบเดิมๆมาเป็น ระบบจองห้องประชุม ที่มีความทันสมัยมากกว่า ใช้งานง่ายกว่า มีประสิทธิภาพมากกว่า ถ้าใครยังไม่เห็นภาพลองมาดูกันว่า 4 เหตุผลที่บริษัทของคุณควรมีระบบจองห้องประชุม มีอะไรกันบ้าง

1. ระบบจองห้องประชุมลดปัญหาการจองกั๊ก จองซ้อน จองแล้วไม่ใช้งาน

จองห้องประชุม

การจองห้องประชุมแบบดั้งเดิมอย่างเช่นวิธีลงบันทึกการจองห้องประชุมในสมุด โดยผู้ใช้งานจะต้องจองผ่านโอเปอเรเตอร์ หรือการจองห้องประชุมที่กระดาษหน้าห้องประชุมทำให้หลายครั้งการเปลี่ยนแปลงวันและเวลาการประชุมเป็นไปได้อย่างยากลำบาก และอาจจะเกิดความผิดพลาดหรือเกิดเหตุการณ์จองห้องประชุมซ้ำซ้อนได้

และที่น่าเสียดายที่สุดคือ การจองห้องประชุมแล้วไม่ได้ใช้งาน(No-Show) ด้วยเหตุสุดวิสัยต่างๆ ทำให้สมาชิกในทีมคนอื่นๆเสียโอกาสในการใช้ห้องประชุมนั้นไป ซึ่งเป็นปัญหาใหญ่ที่หลายๆบริษัทพบเจอ

การใช้ระบบจองห้องประชุม เข้ามาช่วยทำให้ปัญหาต่างเหล่านี้หมดไป เป็นการลดข้อผิดพลาดที่ให้มีโอกาสเกิดขึ้นได้น้อยลง เพราะระบบจองห้องประชุมในปัจจุบันสามารถเชื่อมต่อข้อมูลห้องประชุมได้แบบ Real Time ผ่าน Google / Exchange หรือ E-mail Server ได้ ทำให้ทุกคนสามารถตรวจสอบห้องว่าง ตารางการใช้ห้องประชุม

รวมถึงวันและเวลาการใช้งานได้ด้วยตัวเอง ในกรณีที่มีการจองห้องประชุม แต่ไม่ได้ใช้งาน สมาชิกคนอื่นๆก็สามารถเข้ามาจองห้องประชุมแบบด่วนได้ทันที ช่วยลดปัญหาการจองกั๊ก จองซ้อน จองแล้วไม่ใช้งานได้

2. เพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับบริษัท

ประชุม

ในกรณีที่การประชุมนั้นเป็นการประชุมร่วมกับบุคคลภายนอก คงจะไม่ดีแน่หากเกิดเหตุการณ์จองห้องประชุมซ้ำซ้อนขึ้น และปัญหาจะทวีความรุนแรงเพิ่มขึ้นไปอีกเมื่อบริษัทของคุณไม่มีห้องประชุมเพียงพอที่จะรองรับบุคคลภายนอก ส่งผลกับภาพลักษณ์ของบริษัทเป็นอย่างมาก การมีระบบจองห้องประชุมจึงเป็นอีกหนึ่งทางที่จะช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับองค์กรของคุณ

ด้วยการออกแบบระบบและฟีเจอร์ต่างๆของระบบจองห้องประชุม ที่ถูกสร้างขึ้นมาเฉพาะเพื่อตอบโจทย์ในเรื่องของการจองห้องประชุมจะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถลดปัญหากการจองห้องประชุมต่างๆนานาลงได้ ส่งผลระบบจองห้องประชุมเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ห้องประชุมของคุณว่างมากยิ่งขึ้น

3. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วว่า โปรแกรมจองห้องประชุมมีการเชื่อมต่อข้อมูลแบบ Real Time ใครๆก็สามารถจองห้องประชุมได้ และสามารถจองได้ด้วยตัวเอง ทุกที่ ทุกเวลา

ทำให้ operator หรือ เจ้าหน้าที่ที่เคยทำหน้าที่จองห้องประชุมหรือดูแล slot มีเวลาในการทำงานอื่นๆเพิ่มมากขึ้น ส่งผลกับประสิทธิภาพการทำงานเพราะระบบจองห้องประชุมได้เข้ามาช่วยลดภาระงานออกไปได้

4. ลดการใช้กระดาษ ลดภาวะโลกร้อน

ตารางห้องประชุม

อีกหนึ่งเหตุผล สั้นๆ ง่ายๆ ที่ควรเปลี่ยนมาใช้ระบบจองห้องประชุม แต่หลายๆองค์กรอาจจะคิดไม่ถึง นั่นก็คือ การเปลี่ยนมาใช้ระบบจองห้องประชุมช่วยลดการใช้กระดาษ (จากการจองแบบเดิมๆ) ลดการตัดต้นไม้ ลดภาวะโลกร้อน เป็นการรับผิดชอบต่อสังคมที่ส่งผลกับภาพลักษณ์องค์กร ทำให้องค์กรณ์ของคุณมีภาพลักษณ์องค์กรสีเขียวได้แบบไม่รู้ตัว

สรุป

เรียกได้ว่า…การเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมจองห้องประชุมออนไลน์ เป็นการลงทุนครั้งเดียวที่ได้ประโยชน์ถึง 4 ต่อกันเลยทีเดียว สำหรับองค์กรไหนที่ยังไม่แน่ใจว่า ระบบจองห้องประชุม ควรค่าแก่การลงทุนหรือไม่? เชื่อได้เลยว่าถ้าได้อ่านบทความนี้คงจะเห็นภาพความคุ้มค่าที่จะได้จากการลงทุนกับระบบจองห้องประชุมเพิ่มมากขึ้น

และจะคุ้มยิ่งกว่าเมื่อคุณเลือกใช้โปรแกรมจองห้องประชุม Meet in Touch Solution ที่จะเปลี่ยนออฟฟิศคุณให้แตกต่างและเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น อ่านรายละเอียดความสามารถของระบบจองห้องประชุมเพิ่มเติมได้ที่โบรชัวร์ ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch