10 อุปกรณ์ที่ต้องมีในห้องประชุม

10 อุปกรณ์ที่ต้องมีสำหรับห้องประชุม เพิ่มเป็นความมืออาชีพให้กับบริษัทของคุณ

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการทำงานในทุกวันนี้ จะต้องมีเรื่องของการประชุมเข้ามาเกี่ยวข้องในแต่ละวัน ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ตาม ห้องประชุมจึงเป็นส่วนสำคัญของบริษัทที่จะต้องให้ความใส่ใจตั้งแต่ขั้นตอนการออกแบบจนถึงการเลือกสรรเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์เพื่อนำมาใช้สำหรับห้องประชุม นอกจากการประชุมในทีมหรือผู้บริหารระดับสูงแล้ว ยังมีการประชุมร่วมกับบุคคลภายนอกอยู่เป็นประจำ ห้องประชุมจึงถือเป็นหน้าเป็นตา บ่งบอกบุคลิกของบริษัทคุณ ดังนั้นหากคุณต้องการให้บริษัทดูมีความเป็น Professional มากขึ้น วันนี้ เราจึงได้รวบรวม 10 อุปกรณ์ที่ต้องมีสำหรับห้องประชุม เพิ่มเป็นความมืออาชีพให้กับบริษัทของคุณมาฝากกัน หวังว่าบทความเรื่องนี้จะช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับห้องประชุมและองค์กรของคุณได้ไม่มากก็น้อย 10 อุปกรณ์ที่ว่าจะมีอะไรบ้างไปติดตามกันเลย

1. โปรเจคเตอร์สำหรับห้องประชุมProjector

การประชุมส่วนใหญ่แล้วจะใช้สื่อในการนำเสนอ เพื่อพรีเซนต์แนวคิดหรือผลงานในแต่ละโครงการ ทั้งภาพนิ่ง วีดีโอภาพเคลื่อนไหว หรือ PowerPoint ซึ่งเป็นสื่อที่พบเห็นได้บ่อยที่สุด เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าร่วมประชุม ห้องประชุมที่ดูมืออาชีพจะขาดโปรเจคเตอร์ไปไม่ได้เด็ดขาด ไม่ว่าจะเป็นแบบติดตั้งถาวรกับเพดานห้อง หรือแบบเคลื่อนย้ายได้

2. จอโปรเจคเตอร์

เมื่อมีโปรเจคเตอร์แล้ว ก็จำเป็นต้องมีจอโปรเจคเตอร์รองรับภาพจากเครื่องโปรเจคเตอร์เพื่อให้มองเห็นภาพ ตัวอักษรและสื่อต่างๆ ได้ชัดเจน จอโปรเจคเตอร์สำหรับห้องประชุมจะมีด้วยกันหลายรูปแบบ ทั้งแบบที่ติดตั้งถาวรกับผนังห้องประชุม และแบบมีขาตั้งเพื่อให้สามารถเคลื่อนที่ได้ ขนาดไม่ใหญ่มาก เหมาะกับห้องประชุมที่มีขนาดเล็ก เพราะหากไม่ต้องใช้สามารถเก็บได้ รวมถึงยังมีให้เลือกทั้งจอโปรเจคเตอร์แบบใช้มือดึงขึ้น-ลง และแบบกดปุ่มเลื่อนขึ้นลงอัตโนมัติ ทำให้ห้องประชุมดูทันสมัยมากยิ่งขึ้น

3. เลเซอร์พอยเตอร์

อีกหนึ่งส่วนสำคัญที่ห้องประชุมมืออาชีพต้องมีคือ เลเซอร์พอยเตอร์ เป็นอุปกรณ์เสริมสำหรับการนำเสนอ ทำให้สามารถระบุจุดที่ต้องการให้ผู้ฟังสนใจเป็นพิเศษ หรือชี้บอกว่าผู้พูดพูดถึงจุดใด โดยเลเซอร์พอยเตอร์ที่นิยมใช้กันในห้องประชุมมีด้วยกัน 2 สี คือสีแดง และสีเขียว แนะนำให้เลือกเป็นสีแดง เพราะค่าพลังงานของสีแดงเสี่ยงอันตรายน้อยกว่าพลังงานที่แสงสีเขียวปล่อยออกมา นอกจากนี้ยังต้องเลือกระยะให้พอดีกับระยะ ความกว้างของห้องประชุมอีกด้วย ควรมีสำรองไว้เสมอ เพราะผู้เข้าประชุมอาจไม่ได้นำติดตัวมาทุกครั้ง

4. อินเตอร์เน็ตความเร็วสูงอินเตอร์เน็ตความเร็วสูง

เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่ดูง่ายดายแต่ห้องประชุมหลายที่มักตกม้าตายในเรื่องอินเตอร์เน็ต ตามความเป็นจริงแล้วการประชุม สัมมนา หรืออบรมต่างๆ มีการใช้อินเตอร์เน็ตอยู่บ่อยครั้ง ทั้งการประชุมแบบ Conference Call การหาข้อมูลเพิ่มเติมในขณะประชุม นอกจากนี้ติดตั้งแล้วก็ควรคำนึงถึงความง่ายที่ผู้ประชุมทั้งพนักงานเองและบุคคลภายนอกจะต่อการเชื่อมต่อและใช้งานอีกด้วย

5. กระดานไวท์บอร์ด และเครื่องเขียนกระดานไวท์บอร์ดและเครื่องเขียน

อุปกรณ์สำหรับห้องประชุมจำเป็นต้องมีกระดานไวท์บอร์ด เพื่อใช้ในการเขียนข้อมูลเพิ่มเติม ใช้ในการระดมความคิด และอธิบายข้อมูลที่นำเสนอได้มากขึ้น เราสามารถเลือกกระดานไวท์บอร์ดให้เหมาะกับห้องประชุมได้ ทั้งแบบติดกับผนังห้องประชุม เป็นแผ่นบอร์ดสีขาว หรือหากต้องการให้ดูเป็นมืออาชีพและทันสมัยมากขึ้น สามารถเลือกแบบเป็นแผ่นกระจกได้เช่นกัน หรือเป็น Flip Chart มีขาตั้ง เคลื่อนที่ได้และอย่าลืมอุปกรณ์เครื่องเขียน อย่างปากกาไวท์บอร์ด และแปรงลบกระดาน

6. ไมโครโฟนไมโครโฟน

ห้องประชุมบาง แห่งมีขนาดค่อนข้างใหญ่ หากไม่มีไมโครโฟนอาจทำให้การสื่อสารภายในห้องประชุมไม่สะดวกเท่าที่ควร ยิ่งเป็นการสัมมนาระดับสูง ยิ่งจำเป็นที่จะต้องมีไมโครโฟนภายในห้องประชุม หากเป็นห้องประชุมโดยทั่วไป ก็ควรเลือกเป็นไมโครโฟนแบบไร้สาย หากห้องประชุมใหญ่ ก็ควรมีไมโครโฟนแบบตั้งโต๊ะสำรองไว้เช่นกัน

7. ลำโพงและระบบเสียงลำโพงและเครื่องเสียง.

มีไมโครโฟนแล้ว แต่ถ้าระบบเสียงไม่ดี เกิดการขัดข้องระหว่างใช้งานบ่อย หรือไม่ดังพอสำหรับขนาดห้องประชุมก็เป็นเรื่องน่าผิดหวังได้เลยทีเดียว ดังนั้นผู้ดูแลในส่วนของห้องประชุมต้องคำนึงถึงระบบเสียงที่รองรับการใช้งานของผู้ใช้ ทั้งเสียงจากไมโครโฟน เสียงจากวีดีโอที่ใช้เป็นสื่อระหว่างการประชุม รวมถึงผนังห้องประชุมต้องเก็บเสียงได้ด้วย

8. โทรศัพท์สำหรับประชุมทางไกลโทรศัพท์สำหรับประชุมทางไกล

การประชุมบางครั้ง จำเป็นต้องมีการประชุมพร้อมกันของผู้ประชุมจากที่อื่นๆ เพื่อให้สะดวกต่อผู้ใช้งาน จึงควรมีโทรศัพท์สำหรับประชุมทางผ่านทางเสียง เนื่องจากสะดวกสำหรับการต่อสายประชุมหลายๆ สาย ใช้ง่ายกว่าการใช้โทรศัพท์ทั่วไปและมีลำโพงในตัว ห้องประชุมไหนมีโทรศัพท์เพื่อประชุมเสียงผ่านทางไกล เป็นการเพิ่มฟังก์ชั่นการใช้งานที่หลากหลายละแน่นอนว่า บริษัทคุณจะดูเป็นมืออาชีพอย่างแน่นอน

9. ปลั๊กไฟบนโต๊ะประชุมและ Adapterปลั๊กไฟ

ปลั๊กไฟในห้องประชุม จำเป็นต้องอยู่ในจุดที่ใช้งานง่าย หรือหลายที่นิยมฝังปลั๊กไว้บนโต๊ะประชุมเพื่อง่ายต่อการใช้งาน และจำนวนปลั๊กต้องมากเพียงพอ เพราะผู้ประชุมหลายท่านมีอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์มากกว่า 1 ชิ้น รวมถึงชนิดของเต้ารับต้องมีทั้งแบบทั่วไปและแบบ USB ก็จะยิ่งทำให้ห้องประชุมดูทันสมัยมากขึ้น อีกสิ่งที่ขาดไม่ได้คือ Adapter ที่ใช้ต่อกับโน้ตบุ๊กเข้ากับโปรเจคเตอร์ ควรมีทั้งแบบที่ใช้กับโน้ตบุ๊กทั่วไป และเครื่อง Mac เพื่อให้ครอบคลุมอุปกรณ์ของผู้ใช้ห้องประชุม

10. ระบบจองห้องประชุมระบบจองห้องประชุม Meet in Touch

ไม่ว่าอุปกรณ์ที่กล่าวมาด้านบนของคุณจะพร้อมและทันสมัยมากแค่ไหน แต่หากการจองห้องประชุมยุ่งยากก็ทำให้ภาพลักษณ์ส่วนอื่นขององค์กรคุณด้อยลงทันที สำหรับบริษัทใหญ่ที่มีห้องประชุมจำนวนมาก  การเลือกใช้ระบบจองห้องประชุมจะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบจองห้องประชุม  Meet in Touch เป็นการเปลี่ยนโฉมภาพลักษณ์ห้องประชุมและองค์กรให้ดูทันสมัย และเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น ผู้ใช้งานสามารถจองห้องประชุมผ่านสมาร์ทโฟน, จองผ่านหน้าจอ Touch Screen ที่ติดตั้งไว้หน้าห้องประชุม หรือจองผ่านคอมพิวเตอร์ด้วยโปรแกรม Outlook, Google Calendar ซึ่งผู้ใช้มีความคุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว และการจองห้องประชุมรวมถึงตารางการประชุมยังมีการเชื่อมต่อแบบ Real time ทำให้ไม่เกิดความสับสนในเรื่อง Slot เวลาการใช้ห้องประชุม และยังสามารถปรับเปลี่ยนข้อจำกัดของระบบให้สอดคล้องกับแต่ละองค์กรได้อีกด้วย ซึ่งระบบจองห้องประชุม Meet in Touch นอกจากจะมีความทันสมัย สอดคล้องกับพฤติกรรมของพนักงานแล้ว ยังช่วยให้องค์กรของคุณลดต้นทุนในการจ้างผู้พัฒนาระบบ หรือ ลดต้นทุนการใช้ทรัพยากรบุคคลในการดูแลระบบจองห้องประชุมแบบเดิมๆได้อีกด้วย

อย่างที่ได้บอกไปว่าห้องประชุมถือเป็นส่วนสำคัญของบริษัท และเป็นจุดสร้าง first impression ให้เกิดขึ้นระหว่างความเป็นตัวตนของบริษัทกับบุคคลภายนอก หรือแม้แต่พนักงานภายในบริษัทเองก็ตาม ดังนั้นการเตรียมพร้อมในเรื่องของอุปกรณ์ที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งานห้องประชุม ทำให้เกิดความประทับใจและเกิดมุมมองที่ดีต่อบริษัท สามารถสร้างภาพลักษณ์และความเป็นมืออาชีพรวมถึงทำให้บรรลุจุดประสงค์ของการประชุมในแต่ละครั้งได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

บริษัทหรือองค์กรที่สนใจระบบจองห้องประชุม Meet in Touch สามารถอ่านรายละเอียดหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Meet In Touch

ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch

Solution ที่จะเปลี่ยนออฟฟิศคุณให้แตกต่างและเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น