8 เทคนิคในการออกแบบห้องประชุมที่ทำให้ลูกค้าของคุณต้องร้อง ว้าว!

8 เทคนิคในการออกแบบห้องประชุมที่ทำให้ลูกค้าของคุณต้องร้อง ว้าว!

1. สำรวจความต้องการของลูกค้า

แน่นอน อยู่แล้วว่าเราต้องการให้ลูกค้าของเราสบายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณต้องการที่จะให้ลูกค้าของคุณมีพื้นที่ที่สามารถขยับตัวหรือเดินไปรอบๆได้ ในขณะเดียวกันคุณก็ต้องห้องประชุมที่เล็กพอที่จะที่ทำให้พวกเขารู้สึกว่าปลอดภัยเวลาที่พวกเขาอยู่ด้วยกันเป็นกลุ่ม

ดังนั้นเริ่มจากจดตัวเลขก่อนเลย โดยการประมาณจำนวนคนเข้าประชุมคร่าวๆ วัดขนาดของห้อง ขนาดของโต๊ะได้สัดส่วนกับขนาดของห้อง ตรวจสอบว่าเก้าอี้ที่ลูกค้านั่ง ว่าเป็น ergonomic และสามารถปรับระดับได้หรือไม่

2. เลือกรูปร่างของโต๊ะที่เหมาะสม

ในการจัดโต๊ะ มีรูปแบบการจัดมากมายให้คุณเลือก ยกตัวอย่างเช่น การจัดโต๊ะแบบรูปตัว U จะทำให้ทุกคนสามารถมีปฏิสัมพันธ์กับผู้พูด ในขณะเดียวกันผู้พูดก็มีปฏิสัมพันธ์ไปถึงผู้ฟังเช่นเดียวกัน ในขณะที่ รูปแบบของโรงหนังหรือห้องเรียนจะเหมาะกับการจุคนเยอะๆมากกว่า ฉะนั้น จงตรวจสอบ ข้อดีและข้อเสีย ของแต่ละแบบให้ดี ก่อนที่ทำการลงมือจัดห้อง


3. เลือกห้องที่ถูกต้อง

สิ่งที่ดีที่สุดคือ ห้องควรจะต้องอยู่ในที่ที่มีการรบกวนน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ยกตัวอย่างเช่น พื้นที่ที่ใกล้กับห้องของ CEO เป็นต้น ไม่ใช่พื้นที่ที่ใกล้กับ Lobby หรือหันหน้าไปทาง ส่วนที่กำลังก่อสร้าง เป็นต้น แต่ถ้าหลีกเลี่ยงไม่ได้ จำเป็นห้องประชุมจำเป็นที่จะต้องอยู่ในโซนที่มีสิ่งรบกวนเยอะ ให้จ้างมืออาชีพมาติดตั้งวัสดุกันเสียงให้กับห้องประชุมของคุณแทน

นอกจากนั้น การใช้สีของห้องประชุมก็มีผลกับประสิทธิผลของการประชุมเช่นเดียวกัน ยกตัวอย่างเช่น สีฟ้า จะทำให้ลูกค้ารู้สึกผ่อนคลายและเห็นด้วยได้ง่ายยิ่งขึ้น แต่ถ้าคุณใช้สีแดง จะทำให้ลูกค้ารู้สึกขัดแย้งมากยิ่งขึ้น เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นสีไหนก็ตาม ก็ควรจะเป็นสีที่กระตุ้นให้ตรงกับอารมณ์ของลูกค้า และสัมพันธ์ไปกับภาพลักษณ์ของบริษัทด้วยเช่นเดียวกัน


4. ปรับความสว่างให้พอดี

การที่ปล่อยให้แสงภายนอกเข้ามายังในห้องได้บ้างนิดหน่อยเป็นเรื่องที่โอเค แต่ต้องมั่นใจว่ากระจกนั้นถูกติดตั้งด้วยม่านบังแสงเพื่อลดแสงที่จ้าเกินไปซึ่งอาจจะทำให้เบี่ยงเบนความสนใจผู้เข้าประชุมได้ โดยเฉพาะเวลาบ่ายๆ เป็นต้นไป

คำแนะนำอื่นๆ
• หลีกเลี่ยงแสงไฟตำแหน่งที่อยู่บนหัว
• ใช้หลอดไฟที่ไม่คายความร้อนมาก
• เลือกสีผนังที่ส่งเสริมกับแสงไฟ
• สำหรับห้องประชุมใหญ่เป็น ควรใช้หลอดไฟ OLED เป็นต้น

5. ขนาดหน้าจอที่สัมพันธ์

หน้าจอถือว่าเป็นจุดสนใจหลักของห้องประชุมเลยก็ว่าได้ ดังนั้นจงเลือกขนาดอย่างระมัดระวัง เพราะมันควรใหญ่มากพอที่ทุกคนสามารถมองเห็นได้ เป็นต้น ดังนั้น หน้าจอควรถูกติดตั้งในตำแหน่งและระยะห่างที่เหมาะสมจากผู้ฟัง หรือถ้าไม่มั่นใจสามารถคำนวณได้จากแอพ AVDistanceCalc (ทั้ง iOS และ Android)

นอกจากเรื่องของขนาดและระยะห่างแล้ว เราควรคำนึงถึงชนิดของ Projector และวัสดุของสไลด์ Projector ด้วยเช่นเดียวกัน นอกจากยังควรคิดถึงการติดตั้ง สไลด์ projector ด้วยไม่ว่าจะเป็นติดบนผนัง ติดมาจากเพดาน หรือเป็นขาตั้งสามขา วัสดุหรือรูปแบบไหนที่เหมาะสมกับการนำเสนอของเรามากที่สุด และสิ่งหนึ่งที่สำคัญที่ควรคำนึงถึงคือ เรื่องของสายต่างๆ รีโมท หรือลำโพง เป็นต้น

6. สิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน

อย่างที่กล่าวไปในตอนแรกแล้วว่า ลูกค้าหรือผู้ที่เข้าร่วมประชุมควรจะได้สัมผัสความรู้สึกที่สบายที่สุดเมื่อเข้าห้องมา ฉะนั้น อาจจะมีการเตรียมตู้เย็นขนาดเล็กในระยะถึงเอื้อมมือถึง หรืออาจจะใช้โต๊ะที่มีช่องเล็กๆให้แขกสามารถใส่ของเล็กๆ เช่นกระเป๋าเป็นต้น และก็อย่าลืม ถังขยะเล็กวางไว้ตามมุมห้อง เพื่อทำให้ห้องสะอาดมากยิ่งขึ้น เป็นต้น

7. รักษาการออกแบบให้สม่ำเสมอ

ห้องประชุมที่ดีที่สุดคือหนึ่งสิ่งที่จะนำเสนอว่าบริษัทภาพลักษณ์ว่าเป็นอย่างไรได้ ยกตัวอย่างเช่น ถ้าองค์กรของคุณเป็นองค์กรที่สนุกสนาน ขี้เล่น คุณสามารถดูตัวอย่างการออกแบบได้จาก ที่นี่ ได้เลย แต่ถ้าองค์กรของคุณต้องการดูมีความน่าเชื่อถือ ห้องประชุมก็ควรจะต้องสะท้อนลักษณะแบบนี้เข้าไปด้วย

8. ลองทดสอบก่อนเริ่มประชุมจริง

เมื่อกิจกรรมสำคัญมาถึง อย่างเช่น การประชุม สิ่งสำคัญที่สุดคือการเตรียมตัว ไม่ใช่แค่เพียงจะทำให้เราไม่ประหม่าเมื่อถึงวันเริ่มงาน แต่ยังทำให้เราได้เจอปัญหาต่างๆก่อนถึงวันเริ่มงานจริงได้ด้วย ลองทดลองกำหนดตารางกิจกรรมคร่าวๆที่เกิดขึ้นก่อนจะเริ่มประชุมจริง หรือลองซ้อมนำเสนอต่อหน้าเพื่อนที่ทำงานแล้วสอบถามความเห็นที่จะให้คำแนะนำได้ว่าวิธีการนำเสนอเป็นอย่างไร ถึงแม้ว่าการนำเสนอจะไม่ยากในสายตาเราก็ตาม

สรุป
ไม่ว่าคุณจะออกแบบห้องประชุมแบบไหนก็ตาม จงจำไว้เสมอว่า สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ มันควรจะเป็นพื้นที่ที่ปลอดภัยและสะดวกสบาย ซึ่งเป็นที่ที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะมารวมตัว แลกเปลี่ยนไอเดีย หรือทำงานร่วมกัน เมื่อได้ลองนำไปปฏิบัติใช้ รวมถึงคำแนะนำบนด้วยแล้ว จะทำให้ลูกค้าประทับใจมากยิ่งขึ้นอย่างแน่นอน

ออกแบบห้องประชุมเสร็จแล้วอย่าลืมเลือกใช้ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch ระบบจองห้องประชุมพร้อมจอ Touch Screen ที่จะช่วยให้การบริหารจัดการห้องประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นและเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้องค์กรของคุณได้ในเวลาเดียวกัน