ในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา การประชุมขององค์กรเปลี่ยนแปลงอย่างมาก จาก “ประชุมแบบออนไซต์เป็นหลัก” สู่ยุค Hybrid ที่ต้องบริหารคนจากหลายพื้นที่พร้อมกัน ทำให้เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับ Meeting & Collaboration เติบโตแบบก้าวกระโดด
อ้างอิงจาก IWMSConnect Workplace Survey (2024)
72% ของปัญหาห้องประชุมเกิดจาก “ปฏิทินไม่ตรงกัน” หรือ “ไม่รู้สถานะห้องจริง”
ซึ่ง Meeting Room Display คืออุปกรณ์ที่แก้ปัญหานี้ได้โดยตรง ผ่านการแสดงสถานะ Real-Time + เชื่อมระบบจองห้องประชุมแบบอัตโนมัติ
Exzy ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน Smart Office และ Smart Meeting Room ในประเทศไทย พบว่าทุกองค์กรที่ติดตั้ง Meeting Room Display มี Productivity เพิ่มขึ้นทันทีตั้งแต่ 15–35% ภายใน 90 วัน เพราะการประชุมเริ่มไวขึ้น และลดความวุ่นวายหน้าห้องประชุมได้มาก
บทความนี้จะพาไปเจาะลึกว่า ทำไม Meeting Room Display จึงเป็นมากกว่าจอหน้าห้อง แต่เป็นหัวใจสำคัญของ Smart Meeting Room ยุคใหม่
Meeting Room Display คืออะไร? และทำงานอย่างไร
Meeting Room Display คือ จอสัมผัสหน้าห้องประชุม ที่แสดงสถานะการใช้งาน เช่น
- ห้องกำลังใช้งานอยู่ (Busy / In use)
- ว่างพร้อมใช้งาน (Available)
- การจองล่วงหน้า
- ตารางประชุมประจำวัน
- รายละเอียดผู้จอง
- เชื่อมต่อระบบ Calendar เช่น Microsoft 365 / Google Workspace
จอประเภทนี้นิยมใช้ได้ในทุกองค์กร เนื่องจากช่วยประหยัดเวลา ลดความวุ่นวาย และเพิ่ม Productivity ของทั้งองค์กร
3 ประโยชน์ Meeting Room Display ที่องค์กรได้จริง
1. ลดการจองซ้ำซ้อน (Double Booking) อย่างเห็นผล
หนึ่งในปัญหาใหญ่ที่สุดของห้องประชุมคือ “มีคนจองแล้ว แต่เปิดประตูเข้าไปเจอว่าห้องมีคนใช้งานอยู่”
ซึ่งทำให้ต้องหาห้องประชุมว่างใหม่ และทำให้การประชุมดีเลย์เฉลี่ย 3–10 นาที/ครั้ง
จากผลสำรวจของ Wisk Analytics 2024 พบว่า
องค์กรที่ติดตั้ง Meeting Room Display สามารถลดปัญหาจองซ้ำซ้อนได้ 42–65%
เพราะจอช่วยแสดงว่า…
- ห้องว่างหรือไม่
- มีประชุมอีกกี่นาที
- ใครเป็นผู้จอง
- สามารถยกเลิก หรือจองหน้าห้องได้ทันที
องค์กรขนาดใหญ่ที่มีประชุมเฉลี่ย 40 ครั้ง/วัน สามารถลดเวลาสูญเสียได้มากกว่า 80–120 นาที/วันสิ่งที่เกิดขึ้น ผลลัพธ์ที่วัดได้ การจองซ้ำลดลง 42–65% ตามสถิติ Wisk Analytics การประชุมเริ่มตรงเวลา เพิ่มขึ้นเฉลี่ย 25–30% พนักงานหาห้องประชุมง่ายขึ้น ลดเวลาเดินหาห้อง 3–5 นาทีต่อครั้ง
2. เพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่ (Space Utilization)
การเพิ่มจำนวนห้องประชุมโดยไม่มีข้อมูลมักทำให้องค์กรมีปัญหา เช่น
- ห้องใหญ่ถูกจอง แต่ใช้เพียง 2–3 คน
- ห้องเล็กไม่พอใช้
- ห้องบางห้องถูกทิ้งร้างทั้งวัน
จากรายงานของ JLL Workplace 2023
ห้องประชุมถูกใช้จริง “ไม่ถึง 40%” แม้องค์กรคิดว่าน่าจะ 60–70%
Meeting Room Display เมื่อเชื่อมกับระบบจอง จะเก็บข้อมูลแบบ Real-Time เช่น
- มีประชุมเกิดขึ้นจริงหรือไม่
- การจองที่ไม่มีผู้เข้าร่วม (No-show)
ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ดีขึ้น เช่น
- ห้องใหญ่ควรถูกแบ่งเป็น 2 ห้องหรือไม่?
- ห้องเล็กต้องเพิ่มอีกกี่ห้อง?
- ช่วงเวลาใดที่มีการใช้งานมากที่สุด?
องค์กรที่ใช้งานระบบของ Exzy พบว่า…
- ลด No-show ได้ 35% จากการกด Check-in หน้าห้อง
- ใช้พื้นที่ประชุมได้คุ้มค่าขึ้น 28% ใน 3 เดือน
- ลดต้นทุนก่อสร้างห้องเพิ่ม เพราะรู้ว่าห้องเดิมใช้ได้เพียงพอแล้ว
3. สร้าง Smart Meeting Experience ที่ครบวงจร
Meeting Room Display ไม่ใช่แค่ “จอ” แต่เป็น ส่วนหนึ่งของระบบ Meet in Touch ที่ช่วยให้การประชุมไหลลื่นแบบอัตโนมัติ เช่น
- การจองใช้งานง่ายผ่านหน้าจอ
- ขยายเวลาการประชุมเพิ่มเติม
- ยกเลิกการจองผ่านหน้าจอ
- ปรับหน้าจอได้ตาม CI องค์กร
ตัวอย่างจริงจากลูกค้าองค์กร
เมื่อใช้ Solution Meet in Touch ของบริษัท Exzy
- เวลาเริ่มประชุมเร็วขึ้นเฉลี่ย 4–7 นาที
- ลดปัญหา IT Support หน้าห้องประชุมลง 50%
เปรียบเทียบห้องประชุมแบบเดิม vs มี Meeting Room Display
| รายการ | ห้องประชุมแบบเดิม | ห้องประชุมที่มี Meeting Room Display |
|---|---|---|
| การจองห้อง | จองผ่าน Excel, Line, แอดมิน, หรือเดินไปถาม ทำให้ผิดพลาดง่าย | จองผ่านระบบ Real-Time เชื่อมกับ Microsoft/Google หรือกดจองหน้าห้องได้ทันที |
| สถานะห้องประชุม | ไม่รู้ว่าห้องว่างหรือไม่ ต้องเดินไปดูหน้าห้อง | มองเห็นสถานะชัดเจนจากระยะไกลด้วย ไฟรอบจอ (LED Status Bar) |
| เริ่มประชุม | ต้องผ่านหลายขั้นตอนที่ยุ่งยาก | One-Touch Join เริ่มใช้ประชุมได้ทันที |
| การใช้พื้นที่ประชุม | ใช้จริงไม่ถึง 40% เพราะไม่มีระบบจองที่แม่นยำ | ใช้สม่ำเสมอขึ้น 25–30% จากข้อมูลการจองแบบ Real-Time |
Meeting Room Display ช่วยแก้ปัญหาอะไรได้บ้าง?
แม้ Meeting Room Display จะถูกมองว่าเป็นเพียงอุปกรณ์เสริมหน้าห้องประชุม แต่ในความเป็นจริง มันคือ “เครื่องมือแก้ปัญหาองค์กร” ที่จับต้องได้มากที่สุดในยุค Hybrid Work โดยเฉพาะองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก, ห้องประชุมหลายขนาด หรือใช้พื้นที่ร่วมกัน (Shared Space)
✔ ควบคุมการเข้าถึงพื้นที่ประชุมได้ดีขึ้น ด้วยระบบอ่านบัตร
Meeting Room Display ของระบบ Meet in Touch ของ Exzy รองรับการ แตะบัตร / Employee Badge ทำให้สามารถ
- ยืนยันตัวตนของผู้จอง
- จำกัดสิทธิ์การเข้าห้องประชุมบางประเภท (Boardroom / Executive Room)
- เก็บข้อมูลได้เต็มรูปแบบเพื่อนำไปทำ Workplace Analytics
ความสามารถนี้ช่วยองค์กรลดภาระงานแอดมินได้อย่างมาก
✔ มีไฟสถานะรอบจอ (Status Bar) มองเห็นจากระยะไกล
ประโยชน์ของไฟสถานะรอบจอ เช่น สีเขียว/แดง/เหลือง คือ
- มองเห็นได้ไกลถึง 10–15 เมตร
- พนักงานรู้ว่าห้องว่างหรือไม่ โดยไม่ต้องเดินมาดูใกล้ ๆ
- ช่วยให้การบริหารพื้นที่ในโซนที่มีหลายห้องง่ายขึ้นมาก
✔ ใช้งานได้ทั้งวัน เปิดนานสูงสุดถึง 16 ชั่วโมง โดยไม่ต้องชาร์จ
Meeting Room Display รุ่นใหม่ถูกออกแบบให้ “ใช้พลังงานต่ำมาก” (Ultra-Low Power) ทำให้เปิดหน้าจอได้ยาวถึง 16 ชั่วโมงต่อวัน
ข้อดี
- ประหยัดพลังงาน
- ไม่มีปัญหาแบตเสื่อม/แบตบวม
- ติดตั้งง่ายด้วยสาย PoE+ เพียงเส้นเดียว
- ลดค่า Maintenance ระยะยาวได้มากกว่า 25–40%
เหมาะสำหรับบริษัทที่มีหลายห้องประชุม หรืออาคารหลายชั้น ซึ่งต้องการอุปกรณ์ที่เสถียรและดูแลน้อยที่สุด
✔ ไม่ใช้แบตเตอรี่ภายใน (Battery-free) ปลอดภัยและคุ้มค่ากว่า
การที่ Meeting Room Display ไม่มีแบตเตอรี่ในตัวคือข้อดีสำคัญที่หลายองค์กรยังไม่รู้ เช่น
- ลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย (แบตลัดวงจร / เสื่อม / ร้อนเกินไป)
- อายุการใช้งานยาวกว่า 3-5 ปี
- ต้นทุนดูแลรักษาต่ำกว่าจอทั่วไปถึง 60%
- ลดปัญหาอุปกรณ์เสียแบบไม่คาดคิด
เหมาะกับองค์กรที่ต้องการลด OPEX (ค่าใช้จ่ายรายปี) และเพิ่มความเสถียรของระบบ
Q1: Meeting Room Display ต่างจากจอ Tablet ทั่วไปไหม?
A: ต่างอย่างมาก เพราะ Display ถูกออกแบบให้รองรับ
- การเชื่อมต่อ Calendar
- ระบบจองห้อง
- Real-Time Occupancy
- ระบบ Check-in
- การควบคุมห้องประชุม
Tablet ทั่วไปไม่มีฟังก์ชันเหล่านี้ และที่สำคัญที่สุดคือการไม่ใช้แบตเตอรี่ภายใน
Q2: ต้องใช้ร่วมกับ Room Booking System ไหม?
A: จำเป็น เพราะหากไม่มีระบบหลังบ้าน Meeting Room Display จะไม่สามารถดึงข้อมูลตารางประชุมแบบ Real-Time ได้
Q3: ข้อมูลปลอดภัยไหม?
A: ปลอดภัย ระบบ Meet in Touch ที่ติดตั้งโดยบริษัท Exzy มีมาตรฐานความปลอดภัยระดับ Enterprise รองรับการติดตั้งทั้ง On Premise และ On Cloud และยังผ่านการตรวจสอบ การทำ Penetration Test อีกด้วย
ทำไมต้องเลือก Meet in Touch จาก Exzy
Exzy คือผู้เชี่ยวชาญที่ให้บริการแบบ End-to-End หรือ Turnkey Smart Meeting Room Solution และได้รับความไว้วางใจมากกว่า 350+ องค์กรชั้นนำ พร้อมกับติดตั้งระบบจองห้องประชุมไปมากกว่า 20,000 ห้อง เพื่อตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์การทำงานของคนยุคใหม่ได้อย่างครอบคลุม ตั้งแต่…
- วิเคราะห์พื้นที่หน้างานจริง
- ออกแบบและวิเคราะห์การติดตั้งหน้าจอ
- ออกแบบหน้าจอตาม CI ของบริษัทลูกค้า
- Software Integration เข้ากับ O365 / Google Calendar
- ติดตั้ง Meeting Room Display
- เดินสายระบบจองห้องต่าง ๆ
- ซัพพอร์ตหลังใช้งาน
สรุป
Meeting Room Display อาจดูเหมือนเป็นเพียงอุปกรณ์ชิ้นเล็ก ๆ แต่ในความเป็นจริง มันคือ “แกนกลางของการจัดการพื้นที่และการประชุมทั้งหมดในองค์กร” เพราะช่วยทั้ง
- ลดเวลาสูญเสียก่อนเริ่มประชุม
- ป้องกัน No-show
- ใช้ห้องประชุมอย่างคุ้มค่า
- ให้ข้อมูลเพื่อทำ Workplace Analytics
- ลดภาระงานของ IT และ Facility
Exzy เราสามารถอัปเกรดห้องประชุมแบบเดิมเป็น Smart Meeting Room ได้อย่างลงตัว
นี่คือเหตุผลที่องค์กรในไทยส่วนใหญ่ เปลี่ยนมาใช้ระบบ Meet in Touch เป็นมาตรฐานประจำออฟฟิศใหม่
สำหรับองค์กรที่กำลังปรับเปลี่ยนห้องประชุมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เราพร้อมช่วยออกแบบระบบที่ “เหมาะกับองค์กรของคุณจริง ๆ” ไม่ใช่แค่ติดตั้งอุปกรณ์ แต่สร้าง Smart Meeting Experience ที่ยั่งยืนในระยะยาว