เทคนิค จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!

เชื่อว่าใครหลายคนคงเจอปัญหากับการ “แกะ” สิ่งที่ตัวเองจดบันทึกการประชุมกันมา ไม่ว่าจะ แกะลายมือ หรือ แกะความหมาย บางทีแกะไปแกะมาก็ได้ความหมายผิด ๆ มาซะอย่างนั้น ทำให้เสียงานและเสียเวลากันไปใหญ่ เรามีเทคนิคดี ๆ ในการจดบันทึกจากการประชุมมาฝากกัน จะได้ไม่ต้องมานั่ง “แกะ” กันให้วุ่นวาย

จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!

ประโยชน์ของการจดบันทึกหรือการเขียนโน้ตจากการประชุม

เริ่มแรกต้องบอกถึงประโยชน์กันก่อน หลายคนอาจสงสัยว่าทำไมเราต้องเขียนโน้ตการประชุม ในเมื่อเดี๋ยวก็มีรายงานการประชุมออกมาอยู่ดี แต่จริง ๆ แล้วการจดบันทึกหรือการเขียนโน้ตมีประโยชน์มากกว่าที่คิด

  • ช่วยให้จำสิ่งที่ประชุมได้ โดยเฉพาะเวลาที่มีงานเยอะ ๆ ไม่รู้ว่าต้องทำอะไรก่อนดี โน้ตช่วยจัดการและเตือนความจำได้ดีเลย
  • ช่วยให้เรามีสมาธิไปกับการประชุม และยังทำให้เราไม่หลงประเด็นการประชุมอีกด้วย
  • ช่วยให้ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ เช่น เวลามีข้อสงสัยว่า สรุปเรื่องนี้มันต้องเป็นยังไง ถ้าเราเขียนโน้ตไว้ เราก็สามารถหยิบมันขึ้นมาดูได้

ช่วยให้เราทราบถึงเรื่องที่อาจส่งผลกระทบกับงานของเรา แม้ว่าจะไม่ได้รับผิดชอบงานส่วนนั้นก็ตาม

จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!

เทคนิคการจดบันทึกหรือการเขียนโน้ตจากการประชุม

จดใส่กระดาษ ดีกว่าพิมพ์ในคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์มือถือ

การใช้คอมพิวเตอร์นอกจากจะทำให้ไม่มีสมาธิกับการประชุมแล้ว อาจยังทำให้คนอื่นเข้าใจเราผิดได้ว่าแอบเล่นอินเตอร์เน็ตหรือแอบแชทกับใครอยู่หรือเปล่า และมันยังเป็นการทำลายความสัมพันธ์กับคนอื่นในที่ประชุมด้วย

การจดบันทึกหรือการเขียนโน้ตจากการประชุมในกระดาษทำให้เราสนใจการประชุมมากกว่า และยังทำให้เราได้ทวนความจำตอนที่เราเอาโน้ตมาพิมพ์ซ้ำ

จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!

ใช้อักษรย่อ

ถ้าคนที่เข้าร่วมประชุมทุกคนเป็นคนพูดช้า อักษรย่อก็อาจเป็นสิ่งที่ไม่จำเป็นเท่าไหร่ แต่ถ้าเจอคนที่พูดเร็ว ๆ การใช้อักษรย่อจะกลายเป็นสิ่งที่ช่วยประหยัดเวลาและมีประโยชน์มากสำหรับการจดบันทึกการประชุม โดยอาจจะใช้อักษรตัวแรกของชื่อแทนการเขียนชื่อจริง ๆ หรือใช้ปากกาคนละสีแทนคนพูดแต่ละคน

แนะนำว่าให้ใช้ตัวอักษรย่อที่ตัวเองมาอ่านซ้ำแล้วเข้าใจนะ เพื่อไม่ให้มาสับสนทีหลังว่า เราหมายถึงอะไร

เขียนเป็นภาพ

ใช้สัญลักษณ์ที่ง่ายต่อการอ่านและทำความเข้าใจ อย่างการใช้สีที่ต่างกัน เส้นหนา ลูกศร และสัญลักษณ์ต่าง ๆ  เป็นการเน้นสิ่งที่สำคัญที่สุด หลีกเลี่ยงข้อความยาว ๆ และทำให้ไม่น่าเบื่อ

จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!

เน้นเฉพาะจุดสำคัญ

เราคงเคยเห็นสมุดหรือหนังสือที่มีไฮไลท์เต็มหน้ากระดาษ จนสับสนว่า ตรงไหนกันแน่ที่สำคัญ
ความจริงแล้วเน้นเฉพาะจุดที่สำคัญจริง ๆ ก็พอ อย่างงานที่ต้องทำ เดดไลน์ของงาน สรุปการประชุม เป็นต้น

สรุปและจัดการโน้ตทันทีหลังการประชุม

ที่บอกว่าให้ทำทันที เพราะหลังจากเราไปทำอย่างอื่น หรือผ่านไปหลายวัน เราอาจจะลืมก็ได้ว่าเขียนอะไรไว้ หรือเราใช้สัญลักษณ์นี้หมายความว่าอะไร โดยเริ่มจากแบ่งหัวข้อของโน้ตออกเป็น สิ่งที่ต้องทำ การตัดสินใจของที่ประชุม และข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ ที่จำเป็น จากนั้นสรุปสิ่งที่สำคัญตอนท้าย อาจจะใช้สีที่ต่างกันหรือวาดกรอบให้สักหน่อย เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น

ขั้นตอนนี้จะจดใส่กระดาษหรือพิมพ์ลงในคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์มือถือก็แล้วแต่ความถนัดเลย

จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!

จัดเก็บข้อมูลการประชุม ไว้สำหรับการใช้งานในอนาคต

จะจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือในกระดาษก็ได้ อาจจะตั้งชื่อว่า Meeting: ตามด้วยชื่อการประชุมและวันที่ เพื่อให้เราค้นหาง่าย ๆ

ใช้เทคโนโลยี

มีเทคโนโลยีหลายอย่างที่ช่วยให้เราจัดการกับโน้ตได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น อย่างโปรแกรมหรือแอปพลิเคชันที่ช่วยจัดเก็บข้อมูล ทำ To-do list เชื่อมต่อกับอีเมล์ เป็นต้น โดยสามารถใช้งานได้ผ่านทั้งคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือ และสามารถเชื่อมต่อข้อมูลถึงกันได้ทุกอุปกรณ์ ทำให้จัดการชีวิตได้ง่ายขึ้นเยอะเลย

ตัวอย่างเทคโนโลยีที่ช่วยให้การจดบันทึกการประชุมหรือเขียนโน้ตการประชุมเป็นเรื่องง่าย

จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!
จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!
จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!
จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!
จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!

 

จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!
จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!
จดบันทึกการประชุมยังไงให้ได้ใจความครบถ้วน!

เทคนิคง่าย ๆ ที่ทำให้การจดบันทึกการประชุมหรือการเขียนโน้ตของเรามีประสิทธิภาพและไม่น่าเบื่อ แค่นี้ก็ได้โน้ตดี ๆ ไม่ต้องมานั่ง “แกะ” ไว้สำหรับการทำงานแล้ว การประชุมครั้งหน้าหันมาพกสมุดและปากกาไปเขียนโน้ตกันค่ะ อ๋อ อย่าลืมปิดโทรศัพท์มือถือก่อนเข้าประชุม เพื่อไม่ให้รบกวนสมาธิระหว่างการประชุมนะคะ

ขอบคุณข้อมูลจาก

http://www.quickanddirtytips.com/productivity/meetings/how-to-take-notes-in-meetings?page=1

http://careers.financesonline.com/effective-note-taking-skills-4-techniques-to-use-at-meetings/

http://www.attendly.com/4-awesome-tips-on-how-to-write-meeting-minutes/