How to Manage Your Email

สำหรับการทำงานในยุคนี้ อีเมล์คงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลย ไม่ว่าจะคุยงานกับเจ้านาย ติดต่องานกับลูกค้า หรือแม้แต่การเชิญหรือนัดหมายผู้ร่วมงานเข้าประชุม ก็ผ่านอีเมล์ทั้งนั้น ทำให้ในหนึ่งวันเราอาจจะได้รับอีเมล์เยอะมาก อินบ็อกซ์เต็มไปด้วยอีเมล์ที่ยังไม่ได้อ่าน จนไม่รู้จะเปิดอันไหนก่อนดี และอาจจะพลาดอีเมล์สำคัญก็ได้ มาดูเทคนิคในการจัดการอีเมล์ให้มีประสิทธิภาพและช่วยให้ทำงานง่ายขึ้นกันดีกว่าค่ะ

1. กำหนดเวลาในการอ่านอีเมล์

กำหนดเวลาไว้สำหรับการอ่านและตอบอีเมล์ในแต่ละวัน เช่น เมื่อมาถึงออฟฟิศในตอนเช้า เราอาจจะกำหนดเวลาเช็คเมล์ประมาณ 30 นาที ก่อนเริ่มงาน แล้วเช็คเมล์ซ้ำหลังอาหารเที่ยงและก่อนกลับบ้านก็ได้ เพื่อตอบเมล์ที่ได้ระหว่างวัน

2. ลบเมล์ที่ไม่จำเป็น

เมื่อเปิดอินบ็อกซ์ให้ไปดูเมล์ที่ยังไม่ได้อ่านก่อนเป็นอย่างแรก ลบเมล์ที่เป็นสแปม โฆษณาหรือโปรโมชั่นจากที่ต่าง ๆ โดยไม่จำเป็นต้องเปิดเมล์ดูก็ได้

 

 

3. จัดการด้วยโฟลเดอร์

สร้างโฟลเดอร์แยกแต่ละงาน หรือ ตั้ง Label ตามประเภทของงานหรือเดดไลน์ จะทำให้เราตามอ่านได้ง่ายขึ้น หรือจะตั้งตัวกรองให้ส่งเมล์ไปยังโฟลเดอร์ที่
เหมาะสมทันทีที่ส่งมาก็ได้

4. พยายามส่งเมล์ให้น้อยที่สุด

ถ้าอยากได้รับเมล์น้อยลง ก็ต้องส่งเมล์น้อยลงด้วย เลือกส่งเมล์หาคนที่ต้องการคุยด้วยก็พอ ไม่ต้องส่งถึงทุกคนที่ทำงานด้วยหรอก หรือถ้าจำเป็นต้องส่งถึงทุกคน
ก็ให้ใส่ใน “CC” (สำเนา) แทน

5. “BCC” ตัวเอง

“BCC” หรือ สำเนาลับ คือคนอื่นที่เราส่งเมล์ถึงจะไม่เห็นว่า เราส่งให้คนใน BCC นั่นเอง ให้เรา BCC ตัวเอง แล้วแยกเมล์ไว้ในโฟลเดอร์ที่ต้องตามงาน และเช็คเมล์เฉพาะในโฟลเดอร์นี้ จะได้ไม่ต้องดูในอินบ็อกซ์บ่อย ๆ ให้เสียสมาธิ

 

 

6. ส่งข้อความหรือคุยโทรศัพท์แทน

ถ้าดูแล้วว่ายังไงก็ไม่น่าจะคุยงานผ่านอีเมล์เสร็จภายใน 2 ครั้ง ควรโทรศัพท์ ส่งข้อความ หรือแชทหากันดีกว่า และควรให้เบอร์โทรศัพท์ตัวเองไว้กับคนที่ไว้ใจได้ โดยเฉพาะเมื่อเราไม่อยู่ที่ออฟฟิศ

7. เขียน Subject อีเมล์ที่ดี

พยายามใส่กริยาเข้าไปใน Subject เช่น confirm, discuss, review เพื่อให้คนที่รับเมล์เข้าใจง่ายขึ้นว่าเขาต้องทำอะไร และมันยังช่วยให้เราเขียนเมล์ตรงประเด็นมากขึ้นด้วย

ที่สำคัญต้องแน่ใจว่าเป็น Subject ที่ง่ายต่อการค้นหาทีหลังด้วยนะ

 

 

นอกจากเทคนิคเหล่านี้แล้ว ยังมีตัวช่วยอย่าง Application ที่สามารถช่วยให้เราใช้งานอีเมล์ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น

MyMail

ไม่ว่าจะมีอีเมล์กี่ account ก็สามารถรวมอยู่ในแอปพลิเคชันเดียวกันได้ และยังสามารถตั้งค่า Notification สำหรับแต่ละเมล์ได้ด้วย

 

 Boxer

นอกจากอีเมล์แล้ว ยังเชื่อมต่อกับ Calendar และ Contact ด้วย ทำให้จัดการสิ่งต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น

 

มาจัดการอีเมล์ของเราให้มีประสิทธิภาพและสามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่ด้วยเทคนิคง่าย ๆ เหล่านี้ รับรองว่าชีวิตการทำงานของเราจะสะดวกสบายขึ้นเยอะ ไม่ต้องมานั่งปวดหัวกับอินบ็อกซ์ที่เต็มไปด้วยเมล์มากมายเลยค่ะ

 

ขอบคุณข้อมูลจาก

http://www.entrepreneur.com/article/246239

http://www.entrepreneur.com/article/245057

 

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *