Workplace Transformation Case Study

HONDA TRADING ASIA

Company

  • ห้องประชุม 13 ห้อง
  • ชั้น 8 อาคาร AIA Sathorn Tower
  • พนักงานมากกว่า 200 คน

Key Challenges

  • ห้องประชุมไม่เพียงพอ
  • การจองห้องประชุมผ่านกระดาษ

Solutions

  • ระบบจองห้องประชุม
  • RFIID Smart Card Integration

CHALLENGE

ก่อนย้ายออฟฟิศใหม่ ทางบริษัท Honda Trading Asia ได้ส่งแบบสำรวจ เพื่อถามพนักงานว่า สิ่งที่อยากได้ในออฟฟิศใหม่ ซึ่งบางส่วนแจ้งมาว่า “ห้องประชุมไม่พอ” ซึ่งมาจากหลายสาเหตุ เช่น การจองห้องประชุมล่วงหน้าเป็นเวลานาน การจองห้องประชุมแล้วไม่ได้ใช้งานจริง เป็นต้น

นอกจากนี้วิธีการจองห้องประชุมแบบเดิมคือ การจองห้องประชุมผ่านกระดาษที่แปะไว้หน้าห้อง ที่ไม่เหมาะกับลักษณะของการจองห้องประชุมที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่บ่อยครั้ง เช่น การเปลี่ยนวัน หรือเปลี่ยนวันที่ เป็นต้น

จากนั้นทางบริษัท จึงได้ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องระบบจองห้องประชุม จนมาเจอ ระบบจองห้องประชุม “Meet in Touch” เลยได้มีโอกาสเรียกเข้ามานำเสนอผลิตภัณฑ์

“ เวลาที่อยากใช้ห้องประชุมไม่ว่าง เวลาว่างคือไม่ได้ใช้ เช่น ก่อน 7 โมงเช้า หรือหลังสามทุ่ม ”

คุณสมญา มยุระสกุณ

Director บริษัท Honda Trading Asia จำกัด

SOLUTIONS

ทางบริษัท Honda Trading Asia ต้องการระบบจองห้องประชุมที่สามารถปรับพฤติกรรมการจองห้องประชุมของพนักงานในองค์กรให้ดีขึ้นได้ พร้อมทั้งสามารถเรียกดูอัตราการใช้งานห้องประชุม ซึ่งระบบจองห้องประชุม Meet in Touch สามารถตอบโจทย์ในส่วนนี้ได้ทั้งหมด

ทางทีมงาน Meet in Touch ได้ติดตั้งระบบจองห้องประชุมให้กับทางบริษัท Honda Trading Asia จำนวนทั้งหมด 13 ห้องประชุม พร้อมเชื่อมต่อเข้ากับระบบอีเมลขององค์กร และเพิ่มความสะดวกสบายมากยิ่งขึ้นให้กับพนักงาน โดยให้พนักงานจองห้องประชุมผ่าน Web Application ได้ทุกที่ทุกเวลา

เนื่องจากเป็นองค์กรที่ทำธุรกิจยานยนต์ ทางบริษัท Honda Trading Asia จึงตั้งห้องประชุมตามชื่อรุ่นรถยนต์ของบริษัท โดยระบบจองห้องประชุม Meet in Touch สามารถปรับภาพพื้นหลังของหน้าจอติดหน้าห้องประชุมให้เป็นภาพพื้นหลังตรงกับชื่อของห้องประชุมได้ ตอกย้ำความเป็น Brand Identity ที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น

RESULTS

หลังจากติดตั้งระบบจองห้องประชุม ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch สามารถแก้ไขปัญหาเรื่องห้องประชุมไม่เพียงพอได้สำเร็จ ทำให้ในปัจจุบันสามารถรองรับจำนวนการประชุมภายในองค์กรได้

ในมุมมองของพนักงานรู้สึกว่า ระบบใช้งานง่าย สะดวก รวดเร็วรองรับการจองจากหลากหลายอุปกรณ์ รวมถึงการจองห้องประชุมแบบ Instant Booking ผ่านหน้าจอติดหน้าห้องประชุม ทำให้สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ ทางบริษัท Honda Trading Asia ได้มีจองห้องประชุมเพื่อใช้ต้อนรับแขกคนสำคัญ โดยจองห้องประชุมด้วยข้อความต้อนรับ ผ่านหน้าจอติดหน้าห้องประชุม

ด้วยความสามารของระบบจองห้องประชุม Meet in Touch ประกอบกับการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้เพื่อปรับพฤติกรรมการจองห้องประชุม ส่งผลทำให้บริษัท Honda Trading Asia ประสบความสำเร็จทั้งในเรื่องของอัตราการใช้ห้องประชุมที่ดียิ่งขึ้นและมีความ Mobility ภายในองค์กรมากยิ่งขึ้น

“ หลังจากเปลี่ยนมาใช้ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch ห้องประชุม ว่างมากขึ้นอีกเท่าตัว

คุณสมญา มยุระสกุณ, Director บริษัท Honda Trading Asia จำกัด

Meet in Touch

เปลี่ยนออฟฟิศของคุณให้ทันสมัยด้วย ระบบจองห้องประชุมสำหรับองค์กรอันดับ 1

ได้รับความเชื่อมั่นจากบริษัทชั้นนำมากกว่า 100 บริษัท