คุณพงษ์ศักดิ์ สายยืด

” เนื่องด้วยบริษัท Honda เป็นบริษัทญี่ปุ่น จะเน้นเรื่องตรงเวลา เมื่อก่อนพนักงานชอบจองเวลาเผื่อกัน ซึ่งตอนนี้ทุกคนตรงเวลามากขึ้น ทำให้ห้องว่างมากขึ้น จะไม่จองเผื่อเหมือนแต่ก่อน “

คุณพงษ์ศักดิ์ สายยืดChief of Legal and Administration
  • Challenges

    • การจองห้องประชุม แล้วไม่ได้เข้าไปใช้งาน
    • พนักงานใช้ห้องโดยไม่ได้จองล่วงหน้า
  • Results

    • ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมพนักงานในการจองห้องประชุมไปในทางที่ดีขึ้น
    • ความง่ายและความสะดวกสบายของวิธีการใช้งานระบบจองห้องประชุม

จุดเริ่มต้นของการเปลี่ยน

เดิมทีเราใช้จองห้องประชุมผ่าน ระบบ Lotus Notes ปัญหาที่พบส่วนใหญ่คือ
1. คนจองห้องแล้วไม่ได้เข้าไปใช้ห้องประชุม
2. ไม่มีการแสดงชื่อผู้จองห้องประชุม
3. การใช้ห้องโดยไม่ได้จองล่วงหน้า

ถึงแม้ว่าจะจองเข้าห้องประชุมผ่าน Lotus Notes แล้ว แต่ก็ไม่ได้มีอีเมลล์แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่นซึ่งถ้าอยากรู้ก็ต้องเข้าไปดูในระบบอีกครั้ง

Insight ของพนักงาน คือหัวใจของการเปลี่ยนแปลง

เริ่มต้นมาจากการย้ายออฟฟิศใหม่ โดยทางญี่ปุ่น ต้องการให้ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้งานห้องประชุม ซึ่งปัญหาห้องประชุมมีไม่เพียงพอต่อความต้องการ ถึงแม้ว่าจะมีจำนวนหลายห้องก็ตามที จากนั้นเราก็ได้ทำการไปสำรวจบริษัทอื่นๆ ว่ามีห้องประชุมประมาณเท่าไหร่ ซึ่งเราได้ตัวเลขมาว่า ตัวเลขที่เหมาะสมคือ 20 คน / 1 ห้อง ทางเรามีประมาณ 200 กว่าคน ก็ประมาณสิบกว่าห้อง

ก่อนย้ายออฟฟิศใหม่ เราเคยส่งแบบสำรวจ เพื่อถามพนักงานว่า สิ่งที่อยากได้ในออฟฟิศใหม่ มีอะไรบ้าง ซึ่งก็จะมีบางส่วนแจ้งมาว่า “ห้องประชุมไม่พอ” ซึ่งเราก็ลอง Tracking ตัวเลขดู จาก Lotus Notes ซึ่งก็ Tracking ได้ไม่เยอะ จากนั้นก็เลยลองค้นหาดูเรื่อง ระบบจองห้องประชุม จนมาเจอ “Meet in Touch” ก็ได้มีโอกาสเรียกเข้ามาพรีเซนต์ผลิตภัณฑ์

ประสิทธิภาพดีขึ้น เมื่อแก้ปัญหาให้ตรงจุด

เนื่องด้วยบริษัท Honda Trading Asia เป็นบริษัทในเครือของประเทศญี่ปุ่น ซึ่งจะเน้นเรื่องตรงเวลา ซึ่งตอนนี้ทุกคนตรงเวลามากขึ้น มีการปรับพฤติกรรมการจองที่ดีขึ้น ทำให้ห้องว่างมากขึ้น

และจุดเด่นอีกข้อ คือ มีรายงานที่สามารถเรียกดูข้อมูลต่างๆได้สะดวกมากยิ่งขึ้น

จากผลการได้เริ่มใช้ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch พบว่า จากที่แต่ก่อนอัตราการใช้ห้อง (Room Usage) อยู่ที่ประมาณ 80-90% ปัจจุบันอัตราเฉลี่ยอยู่ที่ประมาณ 30-40% นับว่าเป็นการใช้ระบบจองห้องประชุมเข้ามาจัดการเป็นการแก้ปัญหาที่ตรงจุด

ปรับปรุงให้เข้ากับวัฒนธรรมขององค์กร

เวลามีการประชุม ทางบริษัทของเราจะค่อนข้างเข้มงวดเรื่องเวลามาก เช่น การประชุมในแต่ละครั้งไม่ควรใช้เวลาเกิน 2 ชั่วโมง เป็นต้น ซึ่งถ้าเกินกว่านี้ถือว่าเป็นการใช้เวลาการประชุมที่นานเกินไป การจำกัดเวลาได้ว่า พนักงานสามารถจองห้องประชุมได้แค่ 2 ชั่วโมง เป็นต้น จะสามารถทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น