กฤษนัย ขาวเรือง

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Donec sollicitudin urna ac gravida molestie. Nullam aliquam, ex sed dignissim consequat, augue tellus blandit augue, ut aliquam dui est a risus.

กฤษนัย ขาวเรืองEfficiency Office Development Team
  • Challenges

    • ระบบการจัดการห้องประชุมไม่มีประสิทธิภาพ
    • ข้อจำกัดของวิธีการจองห้องประชุม
  • Results

    • ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมพนักงานในการจองห้องประชุมไปในทางที่ดีขึ้น
    • ความง่ายและความสะดวกสบายของระบบ

จุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลง

เดิมทีบางจากใช้ระบบจองห้องประชุมแบบ Intranet ซึ่งระบบจะมีข้อมูลแค่ว่าห้องประชุมแต่ละห้องสามารถจุได้กี่คน โดยขั้นตอนการจองห้องประชุมก็แค่เลือกวันและเวลาที่ต้องการใช้ บางครั้งผู้ใช้งานอาจจะมีการจองห้องประชุมล่วงหน้าระยะเวลานาน จนทำให้เกิดการไม่ได้ใช้งาน ทำให้ผู้จองท่านอื่นไม่สามารถใช้งานได้ เป็นต้น

หรือในอีกกรณี คือการเข้าถึงระบบการจองห้องประชุม เดิมถ้าเราต้องการจะจองห้องประชุม เราจำเป็นต้องอยู่ที่บริษัท เนื่องจากระบบที่เรามีอยู่มันเป็นระบบที่ใช้เฉพาะภายใน ไม่สามารถทำการจองมาจากที่บ้านมาได้ เป็นต้น

ตัดสินใจสู่การเปลี่ยนแปลง

เรามีไอเดียขึ้นมาว่า ควรจะทำระบบจองห้องประชุม ซึ่งตอนนั้นก็มีให้เลือกอยู่หลายค่าย แต่ว่าไม่ตอบโจทย์กับทางเรา เนื่องจากแต่ละค่ายก็มีระบบจองห้องประชุมที่แตกต่างกันไป ซึ่งไม่สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมให้เข้ากับพฤติกรรมขององค์กรเราได้

จากนั้นก็เลยค้นหาเพิ่มเติม จนมาเจอ “Meet in Touch” ซึ่งก็เป็นตัวเลือกที่ดี และยินดีที่จะพัฒนาและปรับปรุงระบบตามความต้องการของลูกค้าได้อีกด้วย มันก็เลยเป็นอะไรที่ลงตัว

ดีที่สุดคือง่ายที่สุด

หลังจากได้เริ่มใช้ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch พบว่าตอบโจทย์ในหลายข้อ ไม่ว่าจะเป็นความสะดวกสบาย และความง่ายของการใช้ระบบ ตอนแรกที่เริ่มใช้งาน หลายคนอาจจะมองว่ามันยุ่งยาก แต่ผมก็พยายามอธิบายถึงข้อดีในหลายๆข้อ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ง่ายที่สะดวกสบาย และความคล่องตัวที่ผู้จองสามารถจองห้องประชุมจากที่ไหนก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นการจองผ่านคอมพิวเตอร์ ผ่านมือถือ หรือผ่าน Tablet ก็ได้หมดเช่นเดียวกัน แต่ก่อนถ้าคุณกลับบ้าน คุณก็ไม่สามารถจองห้องประชุมได้แล้ว

นอกจากนั้น ผู้ใช้สะดวกสบายในการเรียกดูข้อมูลต่างๆ หรือรายงานในหมวดหมู่ไหนก็ได้

สุดท้ายการติดตั้งหน้าจอหน้าห้องประชุม ก็เป็นนวัตกรรมที่ช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์ขององค์กรที่ดีในอีกทางหนึ่งอีกด้วย

การเปลี่ยนแปลงไม่ได้น่ากลัวเสมอไป

ระหว่างที่ใช้ระบบจองห้องประชุมมาซักระยะ ก็มีการปรับแต่งระบบเล็กๆน้อยๆ จนตอนนี้ก็เกือบจะสมบูรณ์แบบแล้ว ในเรื่องของการใช้งานไม่มีปัญหาใดๆ แรกๆห้องก็จะยังเต็มอยู่เนื่องจากทุกคนกังวลว่าจะไม่มีห้องประชุมให้ใช้ ซึ่งพอใกล้ๆถึงเวลา ถ้ารู้แล้วว่าไม่ได้ใช้ พนักงานก็จะไปยกเลิก แต่บางทีมันก็ค่อนข้างกระชั้น

แต่ ณ วันนี้ ผมเข้าไปดูห้องประชุมทุกวัน ปัจจุบันห้องประชุมว่างทุกวัน ไม่ว่าจะห้องขนาดไหนก็แล้วแต่ เพราะว่าพนักงานที่นี่ใช้งานระบบจองห้องประชุมจนคล่องแล้ว พวกเขาพฤติกรรมปรับเข้ากับระบบ แรกๆผมก็จะโดนโจมตีว่า ห้องประชุมไม่เคยว่างเลย ถึงแม้ว่าในช่วงแรกจะมีการต่อต้าน เนื่องจาก ทุกอย่างเป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น แต่ผ่านมาสักระยะ ก็สะดวกสบายมากยิ่งขึ้น