smart office

ปัจจุบันหลายองค์กรให้ความสำคัญมากยิ่งขึ้นเกี่ยวกับเทคโนโลยีออฟฟิศอัจฉริยะ (Smart Office) มากยิ่งขึ้นเพื่อตอบรับกระแสในยุคดิจิตอล ประกอบกับการแพร่ระบาดของ COVID-19 ที่ทำให้เรื่องของ Workplace เป็นเรื่องที่สำคัญควรให้ความสำคัญและวางแผนรับมือไว้เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้

โดยแนวทางที่หลายองค์กรปรับใช้คือการนำเทคโนโลยีต่างๆเพื่อเข้ามาบริหารจัดการในพื้นที่บริเวณต่างๆ อย่างเช่น ห้องประชุม พื้นที่ทำงานส่วนกลาง (Hot Desk Booking) รวมไปถึงการนำเซนเซอร์ต่างๆเข้ามาใช้ เป็นต้น

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การเลือกระบบที่เข้ามาใช้ที่ตอบโจทย์ตั้งแต่ระดับพนักงานที่ต้องสามารถทำการจองได้ด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องรวมศูนย์ไปที่คนหรือแผนกใดแผนกหนึ่งอีกต่อไป ไปถึงระดับผู้บริหารที่ต้องการข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับเชิงลึกในเรื่องของ Workplace เพื่อมาใช้ประกอบการตัดสินใจ

วันนี้เราจึงอยากชวนทุกคนมาพบกับ 4 เทคโนโลยี Smart Office ที่เราแนะนำว่าทุกออฟฟิศควรมีเพื่อตอบโจทย์กับสถานการณ์ในปัจจุบันและในอนาคต

1. ระบบบริหารจัดการพื้นที่ทำงานส่วนกลาง (Workplace Management System)

ระบบบริหารจัดการพื้นที่ทำงานส่วนกลางถูกนำมาใช้มากยิ่งขึ้นเพื่อตอบโจทย์แนวโน้มการทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างเช่น Agile Workplace, Flexible Workplace หรือ Activitivity-based Working

ผู้บริหารสามาถตรวจสอบการใช้งานในแต่ละวันหรือแต่ละเดือนได้อย่างทันที และสามารถช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจแนวทางต่างๆที่เกี่ยวข้องกับ Workplace ได้อย่างถูกต้องและแม่นยำมากยิ่งขึ้น โดยไม่ต้องคาดเดาอีกต่อไป

ยกตัวอย่างเช่น บริษัทของคุณมีการเติบโตไปข้างหน้าอย่างรวดเร็ว คุณต้องมั่นใจได้ว่าพื้นที่ในออฟฟิศนั้นรองรับเพียงพอต่อพนักงานทุกคน และคุณต้องการจ้างที่ปรึกษาหรือพนักงานสัญญาจ้าง (Contractor) ที่อาจจะมาออฟฟิศสัปดาห์ละหนึ่งครั้งถึงสองครั้ง

ซึ่งหากไม่มีระบบเข้ามาบริหารจัดการพื้นที่ทำงานส่วนกลาง คุณอาจจะสรุปได้ว่าคุณต้องการพื้นที่สำนักงานเพิ่มมากขึ้น โดยคุณอาจจะไปเช่าพื้นที่ Co-working Space อีก 20 ที่นั่งเพื่อรองรับพนักงานกลุ่มนี้ แต่จริงๆแล้ว พื้นที่เดิมในออฟฟิศของคุณก็อาจจะเพียงพออยู่แล้วเพียงแค่คุณนำระบบมาบริหารจัดการ จะทำให้คุณรู้ได้ทันทีว่าพื้นที่ตรงไหนว่างหรือไม่ว่าง มีอัตราการใช้งานอย่างไรเป็นต้น

ข้อดีของการใช้ระบบบริหารพื้นที่ทำงานส่วนกลาง คุณสามารถเห็นได้อย่างทันทีว่าพื้นที่ทำงานส่วนกลางถูกใช้อย่างไรบ้าง เพื่อให้คุณสามารถปรับกลยุทธ์ได้อย่างตรงจุดและแม่นยำมากยิ่งขึ้น

2. เซนเซอร์อัจฉริยะ (IoT Sensors)

iot sensors

ระบบบริหารพื้นที่สำนักงานสวนกลาง (Workplace Management System) เป็นระบบที่มีประโยชน์อย่างมากในการใช้บริหารจัดการพื้นที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นห้องประชุม หรือโต๊ะทำงานส่วนกลาง อย่างเช่น Hot Desk เป็นต้น

ซึ่งการต่อยอดที่จะทำให้ระบบทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น คือ การนำ “IoT Sensors” เข้ามาใช้ร่วมด้วย ตัวอย่างเช่น

การจองห้องประชุม เราทุกคนเคยอาจจะประสบปัญหาการพยายามหาห้องประชุมที่ว่างแต่ไม่มีห้องไหนที่ว่าง แต่เมื่อเราเดินไปตามห้องประชุมต่างๆ ก็พบว่าบางห้องประชุมนั้น ไม่มีผู้ใช้งานเลย เป็นต้น

เมื่อเรานำเทคโนโลยี IoT Sensors เข้ามาทำงานร่วมเพื่อให้เป็น Smart Office มากยิ่งขึ้น เช่นการตรวจจับความเคลื่อนไหว หากเซนเซอร์ระบุว่าห้องนี้ไม่มีการใช้งานภายในระยะเวลาที่กำหนด ระบบจะตัดการจองห้องประชุมห้องนี้ให้ว่างโดยอัตโนมัติ

เรื่องนี้ไม่ได้ส่งผลให้พนักงานของคุณสามารถหาห้องประชุมได้เพิ่มมากขึ้นอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังส่งผลให้ Space Utilization หรืออัตราการใช้งานห้องประชุมของคุณนั้นเพิ่มมากยิ่งขึ้นอีกด้วย ซึ่งหมายถึงอาจจะทำให้ออฟฟิศของคุณไม่ต้องสร้างห้องประชุมเพิ่มเติม เป็นต้น

3. ระบบจองห้องประชุม (Meeting Room Booking)

ระบบจองห้องประชุมในปัจจุบันจะมาพร้อมกับหน้าจอหน้าห้องประชุม (Meeting Room Display) ที่ช่วยอำนวยความสะดวกกับพนักงานสามารถค้นหาห้องประชุมที่ตรงกับความต้องการได้อย่างรวดเร็ว เช่น ความจุ หรืออุปกรณ์ต่างๆที่มีอยู่ในห้อง

และในขณะเดียวกัน ผู้ใช้งานก็สามารถจองห้องประชุมได้ทันที (Instant Booking) , Check-in ยืนยันการใช้ห้องประชุม หรือ Check-out ในกรณีที่ใช้ห้องเสร็จแล้วผ่านที่หน้าจอหน้าห้องประชุมได้อย่างทันที

ที่สำคัญ ระบบยังสามารถบันทึกการใช้งาน (Workplace Analytics) ห้องประชุมในออฟฟิศของคุณได้อย่างละเอียด ทำให้คุณสามารถมีข้อมูลจากพฤติกรรมจริงในออฟฟิศของคุณ และนำมาสู่การปรับปรุง หรือเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้

4. แอปพลิเคชันบนมือถือ (Mobile Application)

mobile app

ในยุคการทำงานแบบ Flexible Working การที่พนักงานสามารถเข้าถึงระบบการจองพื้นที่ทำงานในบริเวณต่างๆผ่านมือถือได้อย่างทันที จะช่วยให้พนักงานเห็นว่าพื้นที่ในแต่ละบริเวณนั้นมีการใช้อย่างไรบ้าง เช่น พื้นที่ทำงานส่วนกลางหรือ (Hot Desk) หรือห้องประชุม เป็นต้น

ปัจจุบัน พนักงานส่วนใหญ่ไม่ได้อยู่แค่เพียงแค่โต๊ะทำงานของตัวเองเท่านั้น บางเวลาอาจจะอยู่ในห้องประชุม บางเวลาอาจจะอยู่ในส่วนของพื้นที่ Brainstroming หรือบางเวลาอาจจะอยู่ในพื้นที่ Quiet Area เพื่อทำงานที่ต้องการใช้สมาธิสูง ลักษณะการทำงานในรูปแบบนี้ เป็นการทำงานในรูปแบบ Activity-based Working เป็นการใช้พื้นที่ที่สำนักงานที่ได้จัดเตรียมไว้ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของการทำงานนั้นๆ

การที่พนักงานสามารถเข้าถึงระบบบริหารจัดการพื้นที่ทำงานส่วนกลาง หรือระบบจองห้องประชุมผ่านมือถือได้นั้น ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานสามารถจองพื้นที่ต่างๆได้ก่อนที่จะถึงออฟฟิศ ส่งเสริม Productivity ของพนักงานให้เต็มประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

ใช้เทคโนโลยี Smart Office ให้คุ้มค่ากับ Workplace มากที่สุด

ในแต่ละเทคโนโลยีที่ได้กล่าวมานั้นต่างก็สามารถสร้างคุณค่าให้กับออฟฟิศคุณได้ทั้งนั้น แต่เมื่อเทคโนโลยีได้มารวมกันยิ่งส่งผลดีกับพื้นที่ในสำนักงานของคุณมากยิ่งขึ้น มาดูกันว่าเป็นอย่างไร

  1. Sensor และหน้าจอสัมผัสต่างๆ รวมไปถึง แอปพลิเคชันบนมือถือ เมื่อทำงานร่วมกัน จะคอยเก็บบันทึกข้อมูลการใช้งาน Workplace ของพนักงานได้อย่างแม่นยำ

  2. ผู้บริหารหรือผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถดูรายงานการใช้งาน (Workplace Report Analytics) ผ่านระบบได้อย่างทันที

  3. ผู้บริหารสามารถตอบสนองต่อแนวโน้ม เทรนด์ต่างๆเกี่ยวกับ Workplace ที่ครบวงจรมากยิ่งขึ้น เช่น การปรับอัตราการใช้งานออฟฟิศให้ดียิ่งขึ้น การจองห้องประชุม การสั่งอาหาร หรือยืมอุปกรณ์ผ่านในระบบเดียว เป็นต้น

  4. พนักงานสามารถใช้ระบบหรือ Kiosk เพื่อเป็นตัวช่วยในการตัดสินใจในการใช้งานพื้นสำนักงาน

ความสัมพันธ์ระหว่างผู้คน เทคโนโลยี และข้อมูลต่างๆมากมาย ช่วยให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนออฟฟิศของคุณไปตามความต้องการของพนักงานของคุณได้ รวมไปถึงกลยุทธ์ต่างๆเพื่อให้คุณสามารถปรับขนาดพื้นที่ออฟฟิศให้กับเหมาะสมกับการใช้งานมากที่สุดได้

และนี่คือ 4 เทคโนโลยี Smart Office ที่จะช่วยให้ออฟฟิศของคุณล้ำสมัยและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์ทั้งในส่วนของผู้บริหารและตอบโจทย์ในส่วนของพนักงานที่ต้องการเข้าใช้พื้นที่อีกด้วย

สำหรับใครที่กำลังมองหาระบบจองห้องประชุมออนไลน์ อย่าลืมเลือกใช้งาน ระบบจองห้องประชุม Meet in Touch ระบบจองห้องประชุมออนไลน์ที่จะทำให้องค์กรของคุณมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น (คลิกเพื่อติดตามข้อดีของระบบจองห้องประชุม Meet in Touch)